Définition d'une pièce de dossier
Le dossier numérique est l'endroit où vous définissez toute la communication et vos activités avec vos relations. Vous pouvez ainsi vérifier à tout moment ce qui a été discuté et effectué par telle ou telle personne. Le dossier occupe une position importante dans votre organisation, surtout dans le cas de plusieurs utilisateurs.
Description
Dans Profit, vous pouvez tenir à jour des dossiers dans lesquels vous enregistrez toutes sortes de choses. En fait, vous gérez avec des articles de dossiers des archives numérisées, que vous pouvez consulter de tout temps, aussi par le biais de InSite.
Si vous définissez une pièce de dossier sur une organisation, cette pièce s'affiche pour tous les types de relation qui relèvent de cette organisation. Si vous définissez une pièce de dossier pour une personne, cette pièce apparaît pour tous les types de relation de cette personne. Si vous enregistrez une pièce de dossier sur un contact, cette pièce apparaît au niveau de l'organisation et pas au niveau de la personne. Si vous envoyez une pièce de dossier à plusieurs contacts d'un projet, tous les contacts apparaissent dans l'affichage Dossier des projets.
Attention:
Une exception : les pièces de dossier uniquement envoyées pour Employé (lors de l'envoi de la pièce de dossier sous En rapport avec, seule la case à cocher Employé a été sélectionnée). Elles apparaissent uniquement au niveau de l'employé, à condition qu'aucun autre champ n'ait été sélectionné. Si vous avez également sélectionné En rapport avec dans Personne, la pièce de dossier apparaît partout.
Il existe plusieurs façons de définir des pièces de dossier :
- Affichage central des dossiers
- Dans les destinations sur l'onglet Dossier
- Via (Mon) InSite
- A partir de Microsoft Office, via le Profit Office Connector
Méthode
- Note (procédure standard)
La pièce de dossier du type Note représente la forme la plus simple de pièce de dossier.
- Action
Dans Profit, vous pouvez définir et suivre des actions dans un dossier. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le type de pièce de dossier fourni par défaut Action.
- Courrier entrant
Vous pouvez ajouter des pièces reçues (telles que des documents pdf et des lettres scannées) au dossier pour les organisations et les personnes. Cela vous permet d'afficher ces pièces de dossier ultérieurement.
- Courrier sortant
Vous pouvez enregistrer dans le dossier des lettres, des mailings et des e-mails que vous avez envoyés.
- Définir la pièce de dossier via la Sélection multiple.
Vous pouvez définir une pièce de dossier simultanément pour plusieurs organisations, personnes, personnes de contact ou employés. Vous pouvez également générer un mailing et enregistrer le courrier de fusion par destinataire dans le dossier.
- Ajout d'un document Word au dossier
En un seul clic, la fonction Profit Office Connector vous permet d'ajouter un document Microsoft Word, Outlook, Excel ou PowerPoint dans un dossier.
- Rendez-vous
- Vous pouvez ajouter un rendez-vous unique ou répétitif dans l'Agenda Profit. Lorsque vous invitez un autre utilisateur Profit, celui-ci reçoit automatiquement une invitation. L'invité peut accepter ou refuser l'invitation.
Lorsque vous créez un rendez-vous avec un contact, une pièce de dossier du type Rendez-vous est directement ajoutée au dossier de ce contact. (Lorsqu'un rendez-vous apparaît uniquement dans l'agenda de l'utilisateur, le rendez-vous ne s'affiche pas comme une pièce de dossier dans son dossier.)
- Planification d'une pièce de dossier comme rendez-vous
Vous pouvez placer des pièces de dossier dans l'Agenda Profit si vous souhaitez par exemple prévoir le traitement d'une pièce de dossier à une date spécifique.
- Pièce de sous-dossier
Un sous-dossier est un dossier dans une pièce de dossier envoyée.