Définition d'une note (procédure standard)

La pièce de dossier du type Note représente la forme la plus simple de pièce de dossier.

Vous pouvez ajouter une note via l'affichage central des dossiers ou directement au niveau de l'organisation/la personne.

Définition d'une note dans l'affichage central des dossiers :

Exemple :

Vous définissez une pièce de dossier du type Note dans le dossier de la relation de vente Jansen. Vous voulez également afficher cette pièce de dossier dans le dossier Organisat./personne et dans le projet Systeembeheer.

1. Allez vers : CRM / Dossier / Dossier.

   Vous voyez à présent l'affichage des dossiers avec toutes les pièces de dossier définies.

2. Cliquez sur : Nouveau. 
3. Sélectionnez sous Type de pièce de dossier le type de pièce de dossier que vous voulez définir. Par exemple Note ou Document.
4. Sélectionnez la case à cocher Sauvegarder dans un dossier si vous souhaitez que la nouvelle pièce de dossier soit réellement intégrée dans un dossier. Ensuite, les champs suivants peuvent être modifiés.
5. Saisissez une valeur dans Type. Demandez-vous d'abord pour quelle organisation ou personne (ou type de personne) vous voulez réellement enregistrer la pièce de dossier. Relation de vente  Jansen : Puis choisissez Type dans Relation vente.
6. Dans Destination, recherchez et sélectionnez la personne ou organisation finale. Dans cet exemple, il s'agit donc de Jansen.
7. Dans En rapport avec, sélectionnez le champ d'application de la pièce de dossier.

   Vous ne pouvez choisir que parmi les possibilités qui correspondent à ce type de pièce de dossier. En outre, le type de destination que vous avez choisi dans Choisir dossier / Type ne peut plus être sélectionné ici. Ce champ vous permet de filtrer le contenu des onglets/de l'affichage des dossiers.

8. Cliquez sur : Suivant. 

   L'écran suivant Destination Extra (optionnel) apparaît uniquement pour les destinations qui ne sont pas du type Organisation, Personne ou de l'un de leurs sous-types. Par exemple Projets.

9. Sous Projet, sélectionnez le projet. Dans l'exemple, il s'agit de Systeembeheer.
10. Cliquez sur : Suivant. 

    Dans l'écran suivant, vous créez la pièce de dossier. Dans cet exemple, il s'agit d'une note.

11. Dans Sujet, saisissez un libellé précis de la pièce de dossier afin de pouvoir la retrouver facilement dans un affichage.
12. Dans Explication, saisissez le contenu de la note.
13. Cliquez sur : Suivant.   

    Dans l'écran suivant, vous pouvez lier une pièce jointe, comme un PDF, un fichier Microsoft Word ou un fichier Microsoft Excel.

14. Ajoutez éventuellement un fichier dans Pièce jointe.
15. Cliquez sur : Terminer. 

Vous avez défini une note dans le dossier.

Définition d'une note pour une relation de vente/un client :

1. Allez vers : Comptabilité / Client / Client.
2. Sélectionnez le client..
3. Cliquez sur l'action : Article(s) de dossier.

   Vous pouvez obtenir le même résultat de deux autres manières :

   • Ouvrez l'écran des propriétés, accédez à l'onglet Destination et cliquez sur Nouveau.
   • Ouvrez l'écran des propriétés et cliquez sur Actions (F8) / Pièce de dossier.
4. Sélectionnez Notitie  dans Type de pièce de dossier.
5. Cliquez sur : Suivant.
6. Sélectionnez la facture de vente dans Facture vente lorsque la note se rapporte à une facture de vente spécifique de ce client.
7. Cliquez plusieurs fois sur  Suivant jusqu'à atteindre l'écran ci-dessous :
8. Saisissez le sujet et le contenu de la note (explication).
9. Cliquez plusieurs fois sur Suivant puis sur Terminer pour fermer l'assistant.

Profit place automatiquement la note dans le dossier du client.