Dépôt numérique à 'Arbo Unie'

Avant de pouvoir fournir des fichiers numériques à 'Arbo Unie', vous devez vous connecter à 'Arbo Unie'. Vous recevez de l'Arbo Unie un nom d'utilisateur, un mot de passe et une clé. Vous les ajoutez dans le profil de communication.

Passage à une autre suite logicielle

Si vous passez à une autre suite logicielle de Profit, vous devez d'abord créer un nouveau fichier initial. Cette étape ne doit être faite qu'une seule fois. Le fichier initial ne doit pas être envoyé. La création du fichier initial permet de tirer un trait tous les données de l'ancien package.

Pour toutes les envois suivants, vous utilisez les procédures décrites ci-dessous.

Date de début de l'absence antérieure à la date de début du dépôt

Si vous commencez le dépôt alors que vous aviez déjà défini des avis d'absence dans Profit, mettez fin aux avis d'absence existants et ajoutez-les à nouveau avec une date de début égale à la date de début du dépôt des données à 'Arbo Unie'.

Exemple :

Un employé a un avis d'absence dont la date de début est le 1er décembre de l'année précédente. Vous voulez commencer le dépôt à 'Arbo Unie' au 1er janvier de l'année en cours.

Dans ce cas, mettez fin à l'avis d'absence au 31 décembre de l'année précédente et ajoutez un nouvel avis d'absence dont la date de début correspond au 1er janvier de l'année en cours.

Pour tous les dépôts suivants, utilisez les procédures décrites ci-dessous.

Envoi de fichiers de messages

Pour envoyer des messages à 'Arbo Unie', installez le programme 'AUCSmeld'. Celui-ci vous permet de livrer en toute sécurité des messages à l'un des serveurs 'AUCS' de 'Arbo Unie', sans intermédiaire. Vous savez toujours si vos fichiers ont été reçus par 'Arbo Unie' ou non. Seuls les flux de et vers 'Arbo Unie' sont autorisés et ce, uniquement sur l'initiative de la partie affiliée.

Pour les clients AFAS Online, AFAS Online assure le lien pour l'envoi numérique à 'Arbo Unie'. Dans ce cas de figure, vous n'avez pas besoin d'installer le programme 'AUCSmeld'.

Pour envoyer des fichiers, 'AUCSmeld' se connecte à l'un des serveurs 'AUCS'. Pour ce faire, une autorisation est requise. Cette autorisation est entièrement traitée par 'AUCSmeld' sur la base des données figurant dans un certificat personnalisé fourni par 'Arbo Unie'. L'autorisation identifie l'expéditeur et l'autorise à envoyer un ou plusieurs types de fichiers spécifiques.

'AUCSmeld' a été développé par 'Arbo Unie'. Pour des informations relatives aux coûts liés à l'utilisation de 'AUCSmeld', adressez-vous à 'Arbo Unie'.

'Arbo Unie' communique avec votre entreprise par e-mail. Pour chaque fichier envoyé, 'AUCS' peut transmettre un rapport de traitement à une ou deux adresse(s) e-mail.

Vous trouvez de plus amples informations sur la connexion avec 'Arbo Unie' et la configuration de 'AUCSmeld' dans le mode d'emploi que vous recevez lorsque votre entreprise s'inscrit auprès de 'Arbo Unie' et que vous pouvez installer 'AUCSmeld'. Vous pouvez également demander ces informations vous-même auprès de 'Arbo Unie'.

Types de message

Plusieurs types de messages sont livrés de manière numérique à 'Arbo Unie'. Utilisez pour ce faire la fonction RH / Présence et absence / 'Arbo' numérique.

Les divers messages d'avis de maladie et de reprise ainsi que les corrections sont automatique générés par Profit au vu des enregistrements effectués dans Profit. Lors de l'envoi, Profit vérifie qu'aucun fichier précédemment créé n'est présent dans l'emplacement de fichier indiqué. Si tel est le cas, vous devez d'abord envoyer ce fichier.

Profit génère automatiquement les types de message suivants :

• Malade

  Avec ce type de message, les coordonnées de l'employé sont également actualisées, si besoin est.

• Modification et Rétabli

  L'organisme 'Arbo Unie' présente les types de message Modification et Rétabli pour l'avis de rétablissement partiel et total.

• Absence

  Avec ce type de message, les messages incorrects (Malade, Rétabli et Modification) sont supprimés dans 'Arbo Unie'. Si les messages incorrects n'ont pas encore été envoyés, vous pouvez tout simplement supprimer les lignes créées dans 'Arbo Numérique' sans notifier 'Arbo Unie'.

• Données de l'employé

  L'organisme 'Arbo Unie' entretient son propre fichier d'employés. Les données modifiées des employés existants et nouveaux sont transmises automatiquement à 'Arbo Unie' via 'Arbo Numérique'. Si vous liez un employé à 'Arbo Unie' et si vous sélectionnez la case à cocher 'Arbo' numérique lors de son entrée en service dans Profit, cet employé est automatiquement inscrit dans le bureau régional de 'Arbo Unie' que vous avez sélectionné.

  Ce type de message est automatiquement utilisé quand un événement provoque la saisie d'une date de fin au niveau de 'Arbo Unie', lors de la sortie de service de l'employé, par exemple.

  Les modifications d'adresse et de fonction sont incluses dans l'envoi, au moment où un nouvel avis d'absence pour l'employé concerné est transmis à 'Arbo Unie'. Un changement d'adresse ne donne donc pas lieu à un message.

• Optimisation des données d'un employé

  Si vous modifiez les données d'un employé et si vous sélectionnez la case à cocher 'Arbo' numérique, Profit envoie automatiquement les données de l'employeur via 'Arbo Numérique' au bureau régional de 'Arbo Unie'.

L'envoi, numérique à 'Arbo Unie'

Vous effectuez un envoi numérique à 'Arbo Unie' en trois étapes :

1. Traitement des avis d'absence et de rétablissement
2. Création d'un fichier numérique
3. Envoi d'un fichier numérique

Etape 1. Traitement des avis d'absence et de rétablissement

Vous traitez vos déclarations de maladie et messages de rétablissement dans Profit via l'enregistrement des maladies. Des messages sont également générés si vous avez modifié ou supprimé des déclarations de maladie et messages de rétablissement partiels. Les différents messages pour avis d'absence et de rétablissement et les corrections sont générés automatiquement par Profit sur la base de ces enregistrements.

Etape 2. Création d'un fichier numérique

1. Allez vers :RH / Présence et absence / 'Arbo' numérique.
2. Cliquez sur l'action :Créer mention ARBO.

   Avec cette action, vous sauvegardez dans un fichier du type FormHost les lignes préparées dans 'Arbo Numérique' à l'emplacement indiqué (par exemple, le répertoire d'attente). En fonction des paramètres, ces fichiers doivent avoir un nom ou une extension spécifique.

Etape 3. Envoi d'un fichier numérique

Vous envoyez les messages via le service de communication.

Dans le service de communication, vous recevez également un retour de l'Arbo Unie.

Automatiser le dépôt des messages

Utilisez les possibilités suivantes pour automatiser le dépôt :

• Fichier initial

  Utilisez la commandline ARBOMW.

• Livraison régulière

  Planifiez une tâche dans le Planificateur de Tâches Profit.