Configuration des profils pour les types de pièce de dossier propres

Vous utilisez les profils pour créer une ou plusieurs pages de création pour un type de pièce de dossier. Chaque page de création possède ses propres paramètres de champ et contrôles, ce qui facilite « l’envoi » d'un utilisateur lors de la création d'une pièce de dossier dans InSite ou OutSite. Par profil de création, vous pouvez lier un profil d’évaluation avec des paramètres de champ.

Description

Vous pouvez ajouter des profils pour créer et évaluer (via le workflow) des pièces de dossier, et non pour modifier ou consulter des pièces de dossier. Vous ne pouvez pas utiliser les profils d’envoi pour les pièces de dossier créées à partir d'un workflow.

Vous utilisez des profils si vous devez toujours remplir les mêmes informations dans InSite, par exemple lorsque vous signalez l’entrée en fonction d’un employé. Le profil contient autant de paramètres standard et de préférences que possible pour certains champs. Ces paramètres et préférences sont automatiquement appliqués dans InSite.

Exemple : profils pour actions de vente

Pour toutes les actions de vente ci-dessous, vous utilisez une seule pièce de dossier, à savoir Action de vente. Afin de gérer correctement les actions possibles, vous utilisez trois profils d’envoi pour les nouvelles opportunités de vente et un pour les extensions pour les clients existants. Une nouvelle action de ventes commence par le choix d'un certain profil. Les champs préférés corrects sont alors affichés et certaines données sont requises. Vous pouvez déterminer quel profil d'évaluation sera lancé pour chaque profil d’envoi.

Chaque profil de création est une page InSite séparée. Vous pouvez créer par exemple une bannière avec des boutons liés aux pages de création. Si vous n'êtes pas autorisé pour une certaine page, le choix correspondant ne sera pas affiché dans la bannière.

Création et établissement de profil

Vous créez d’abord le profil. Dans le cas d'un profil d'envoi, vous pouvez ensuite lier une combinaison de caractéristiques et un profil d'évaluation. Vous établissez les contextes du profil.

Création de profil :

Lisez d'abord l’explication dans profils.

1. Allez vers : Généralités / In & OutSite / Profil.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Saisissez le libellé . C'est la base du nom de la page dans InSite ou OutSite.
4. Sélectionnez Dossier dans le champ Type.
5. Déterminez si vous souhaitez créer un profil pour envoyer de nouvelles pièces de dossier ou pour examiner des pièces de dossier via le workflow.
6. Sélectionnez le type de portail pour lequel vous souhaitez créer un profil.
7. Cliquez sur : Suivant.
8. Sélectionnez le type de pièce de dossier. Un profil s'applique toujours à un type de pièce de dossier spécifique.
9. Cliquez sur : Terminer.

Déterminer les propriétés du profil d’envoi :

1. Ouvrez les propriétés du profil de création.
2. Pour un profil d’envoi, vous déterminez d’abord le suivant :
   • Combinaison de caractéristiques permettant de lancer automatiquement le bon workflow.
   • Profil d'évaluation. Vous pouvez utiliser un ou plusieurs profils d'évaluation pour les profils d’envoi d'un type de pièce de dossier. Décidez vous-même de la combinaison la plus pratique.

Traiter et ajouter des contextes :

1. Ouvrez les propriétés du profil.
2. Sélectionnez une combinaison de caractéristiques si vous souhaitez l'attribuer par défaut à une nouvelle pièce de dossier. Si elle est liée à un workflow, la nouvelle pièce de dossier aboutira dans un workflow.
3. Cliquez sur Créer dans Pièce de dossier pour ajouter ou traiter un contexte. Vous ne pouvez pas traiter le contexte fourni.

   

   Vous déterminez dans les propriétés d'un type de pièce de dossier quels champs peuvent être utilisés. Ce n'est que dans ces champs qu'il est logique de définir un contexte. D'autres champs sont bien affichés dans le contexte, mais tous les paramètres des champs sont ignorés.

   Exemple :

   Vous avez coché le champ Date début pour ce type de pièce de dossier, ce champ peut donc être rempli avec une nouvelle pièce de dossier. Dans le contexte, vous pouvez remplir ce champ avec une date préférée, par exemple avec le tag [demain].

   Vous n’avez pas coché le champ Type action pour ce type de pièce de dossier, ce champ ne peut donc pas être rempli avec une nouvelle pièce de dossier. C'est pourquoi il n’est pas non plus judicieux de définir les paramètres de ce champ dans le contexte.

   Pour certains champs, vous ne pouvez pas définir de préférence, par exemple pour le numéro d'une pièce de dossier. La numérotation des pièces de dossier est déterminée par les paramètres du type de pièce de dossier.

4. Liez le contexte au profil.

   

5. Vous pouvez également compléter les destinations sur la base d'un contexte, ceci n’est pas possible pour toutes les destinations.
6. Vous pouvez également créer un contexte sur une éventuelle configuration libre.

Autorisation

Si vous activez un type de pièces de dossier pour InSite, des pages sont immédiatement créées que vous devez approuver. Si vous utilisez le type de pièces de dossier Action de vente (au pluriel Actions de vente), vous voyez les pages suivantes. Vous pouvez les consulter via Généralités / In & OutSite / Page.

Après ajout du profil de création Hot lead et du profil d'évaluation Hot lead (évaluer), des pages supplémentaires sont créées.

Autorisez les pages selon l'une des méthodes suivantes :

Méthode 1 : ajouter des pages à une fonctionnalité

Méthode 2 lier la fonctionnalité à un rôle d’autorisation

Tenez compte du fait qu'avec un nouveau type de pièce de dossier, vous devez également approuver les onglets (dans les propriétés de la fonctionnalité).

Pages dans lesquelles Activer/désactiver InSite est coché

Si vous avez activé la destination dans le type de pièce de dossier Action de vente Relation vente et avez coché Activer/désactiver InSite, la page Création action de vente Hot lead apparaît également. -  rel-ven. Cette page est spécifiquement destinée à ajouter une nouvelle pièce de dossier à partir des propriétés d'une relation de vente, dans laquelle la relation de vente est automatiquement reprise dans la pièce de dossier.

Dans l'aperçu ci-dessous, vous pouvez voir les abréviations des destinations dans lesquelles Activer/désactiver InSite est activé.