Saisie des heures par semaine via InSite dans l’aperçu du calendrier

Via InSite, vous pouvez rapidement saisir vos heures avec l’aperçu du calendrier. Vous faites simplement glisser les heures sur le bon jour et vous saisissez les valeurs. Ça ne peut pas être plus simple.

Vous pouvez saisir tant les types de travail que les coûts. Si vous utilisez cette fonction sans Profit Projets, avec seulement DRH dans la licence, les types d'heures sont liés au type de travail par défaut.

L’aperçu du calendrier peut être configuré pour les saisies de calendrier ou les saisies successives. Dans les saisies de calendrier, vous saisissez les heures de début et de fin. Dans les saisies successives, vous voyez les saisies d'une journée dans l’ordre des saisies, comme « empilées » Dans les saisies de calendrier, vous pouvez montrer l’agenda de l'utilisateur en arrière-plan, comme aide-mémoire.

Vous saisissez les heures dans l'aperçu du calendrier comme heures du type de champ Durée. Vous le faites d’abord en minutes et ensuite au minimum en unités de trois minutes. Profit arrondit aux trois minutes les plus proches.

Par exemple :

Pour une heure, vous saisissez 1:00. Pour une demi-heure, vous saisissez 0:30, trois quart d’heure comme 0:45.

Lors de l’enregistrement, Profit arrondit le nombre introduit manuellement aux trois minutes les plus proches. 1:20 devient automatiquement 1:21. Pour dix minutes, vous tapez 0:10 qui est ensuite arrondi à 0:09. Cinq minutes devient 0:06.

Pour la saisie des heures par l’aperçu de calendrier, le processus est quelque peu différent de celui des autres méthodes : il n’est pas nécessaire de traiter les heures. Cette division de la semaine en lignes de coût réel doit cependant être appliquée aux autres méthodes de saisie par semaine. Après clôture, vous pouvez facturer les lignes de coût réel des saisies par le biais de l’aperçu du calendrier.

Questions fréquemment posées

Vous devez d’abord configurer le tout. Cette fonctionnalité est basée sur la page InSite Modifier mes heures par semaine et le lay-out de saisie Saisir les heures par semaine (InSite).

Saisie des heures via InSite dans l’aperçu du calendrier avec saisie successive

Dans la saisie successive, vous voyez les heures saisies les unes sous les autres par jour, dans l’ordre de l’ajout.

Saisir les heures par la saisie successive (sans heure de début et de fin) :

1. Ouvrez InSite.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur et le mot de passe.
3. Cliquez sur l'action : Saisie heures et sélectionnez éventuellement le lay-out de saisie : Saisir les heures par semaine (InSite). Ou allez dans le menu Modifier mes heures par semaine.

   InSite peut être configuré différemment chez vous, auquel cas le libellé de l'action est différent.

   

   Vous voyez maintenant les jours par semaine et les heures éventuellement déjà saisies (en utilisant une méthode différente). Le congé peut aussi être visible si l’intégration Congé selon coût réel des projets a été configurée. Si des heures ont été refusées, vous pouvez le voir à la couleur rouge de la saisie.

   

4. Sélectionnez éventuellement une autre adresse.
5. Cliquez éventuellement sur l’action Paramètres pour modifier l’échelle de temps dans laquelle vous saisissez.
6. Cliquez éventuellement à droite sur l’action Copier Semaine précédente pour copier toutes les lignes de type de travail de la semaine précédente vers la semaine ouverte (au départ de Profit 15).

   Profit ne copie pas toujours tout.

7. Saisissez vos heures rapidement grâce au glisser-déposer (sans raccourcis clavier) :
   1. Allez au bon jour avec votre souris et faites glisser le bon nombre d'heures avec le bouton gauche de votre souris.
   2. Relâchez le bouton gauche de la souris.

      

      Vous voyez maintenant la liste des combinaisons de projets/types de travaux préférés. Profit les construit lui-même en se basant sur ce que vous avez récemment saisi. Les combinaisons sur lesquelles vous avez saisi au cours de cette session sont suivies d'une petite horloge.

   3. Épinglez éventuellement les combinaisons fréquemment utilisées avec la punaise pour qu’elles restent toujours visibles, même si elles ne sont pas si récentes.
   4. Sélectionnez la combinaison de projet et de type de travail dans la liste.

      (Si vous ne pouvez pas sélectionner exactement ce que vous voulez, vous pouvez saisir manuellement - voir ci-dessous).

   5. Répétez les étapes ci-dessus pour toutes les heures que vous souhaitez saisir.

      Vous pouvez alors voir les heures de haut en bas, dans l'ordre des livres, dans l’aperçu du calendrier. Sauf si vous saisissez avec une heure de début et de fin (saisie de calendrier). Vous verrez alors la saisie sur la période déterminée.

8. Saisissez rapidement les heures (avec les raccourcis clavier) :
   1. Flèche vers la droite ou la gauche : sélectionnez le bon jour (toute la journée, 8h, ou le reste de la journée s'il y a déjà une saisie).
   2. Tapez un chiffre pour le nombre d'heures. Par exemple '3’ pour 3 heures.

      Ou appuyez sur Shift+flèche haut/bas pour sélectionner les demi-heures.

   3. Appuyez sur : Enter. Vous voyez maintenant la liste des combinaisons.
   4. Naviguez avec les touches fléchées.
   5. Appuyez sur : Enter.
9. Saisissez les heures manuellement.
   1. Cliquez sur le bon jour.
   2. Sélectionnez éventuellement les heures avec le bouton gauche de la souris.

      Vous voyez alors la liste projet/type de travail.

   3. Cliquez sur : Saisie manuelle.

      Ou : Sélectionnez une des combinaisons et cliquez sur la flèche vers la droite. Dans ce cas, ce que vous avez sélectionné comme projet et type de travail est repris dans l'écran de saisie manuelle.

      

      Si vous utilisez cette fonction sans Profit Projets mais uniquement avec DRH dans la licence, vous voyez moins de champs.

      Ensuite, les champs Type de travail, Répercutions, Prix de revient et Prix unitaire n'ont pas d'importance. Ils doivent être supprimés dans le lay-out de saisie.

   4. Modifiez éventuellement Durée. Vous saisissez par défaut en unités de 30 minutes. Vous pouvez saisir d’autres valeurs manuellement.

      Si la durée devient rouge, le nombre de décimales dans les propriétés du type de travail n'est pas correct.

   5. Sélectionnez éventuellement un projet dans Projet.
   6. Sélectionnez la valeur pour Type de travail.
10. Complétez éventuellement la durée de pause dans Durée de pause. Vous saisissez une pause dans le cadre d'une saisie des heures, et non comme une pause distincte. La durée de pause est soustraite des heures travaillées dans une journée. Pour ce faire, le champ doit être ajouté à la ligne dans le lay-out de saisie.

    Si vous ajoutez la Durée de pause sans compléter les Heure de début et Heure de fin, les Heures travaillées restent vierges.

    1. Dans l’aperçu du calendrier, vous pouvez voir en haut que l'heure que vous avez saisie a été déduite du nombre total d'heures travaillées dans la journée.
    2. Modifiez les champs si nécessaire.
    3. Cliquez sur : OK.

Saisie des heures via InSite dans l’aperçu du calendrier avec saisie de calendrier.

S’il est configuré que vous pouvez saisir avec des heures de début et de fin (saisies de calendrier), vous verrez vos heures saisies dans l’aperçu du calendrier aux heures précises.

Grâce à l'intégration de l'agenda Profit, vous pouvez voir, si configuré, vos rendez-vous en arrière-plan de la saisie afin de faciliter la saisie.

Saisie des heures avec heure de début et de fin (saisie de calendrier) :

1. Ouvrez InSite.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur et le mot de passe.
3. Cliquez sur l'action : Saisie heures et sélectionnez éventuellement le lay-out de saisie : Saisir les heures par semaine (InSite). Ou allez dans le menu Modifier mes heures par semaine.

   InSite peut être configuré différemment chez vous, auquel cas le libellé de l'action est différent.

   

   Sur la gauche, vous voyez les heures de la journée. Vous pouvez voir qu’il ne s'agit pas d’une saisie successive.

   Vous voyez les jours par semaine et les heures éventuellement déjà saisies (en utilisant une méthode différente). Si les heures ont été saisies/importées par une autre méthode sans date de début et de fin, vous ne les verrez pas sur les heures normales, mais bien en haut de l'écran à partir de minuit.

   On peut également y voir le congé si l'intégration Congé selon coût réel des projets a été configurée.

   Si des heures ont été refusées, vous pouvez le voir à la couleur rouge de la saisie.

4. Cliquez droit dans Paramètres sur : Afficher Agenda Profit.

   

   En arrière-plan de l’aperçu du calendrier, vous voyez alors vos rendez-vous à partir de l'Agenda Profit/Outlook si celui-ci est configuré et qu'il y a des rendez-vous (en violet dans l'image ci-dessous).

   

   Vous voyez les heures saisies à la bonne heure dans le calendrier. Sous la date, vous voyez le nombre d’heures travaillées comptées pour la journée.

5. Saisissez les heures et les coûts. La saisie des heures et les coûts correspondent en grande partie à celle de la saisie successive. Saisir des heures avec un seul chiffre n’est pas possible.

   En plus des heures, vous pouvez également saisir des coûts dans l’aperçu du calendrier. Les coûts sont saisis sans heures. C’est donc possible à la fois pour la saisie successive et la saisie calendrier.

   La possibilité de saisir des coûts doit être configurée dans le lay-out de saisie. Vous pouvez également configurer de façon à voir ou non certains champs lors de la saisie d'un type de travail ou de coûts, le Prix de revient par exemple.

   Saisir des coûts :

   1. Cliquez sur '+' dans la date.

      

   2. Sélectionnez le code de coûts dans Code d’item. Par exemple Coûts de lunch.
   3. Complétez les autres champs.
   4. Cliquez sur : OK.

      

      Vous voyez ensuite la/les saisie(s) des coûts en dessous de la date, sous le nombre total d'heures saisies. Vous le voyez à la fois pour la saisie successive et la saisie calendrier.

   

   Si la durée devient rouge, le nombre de décimales dans les propriétés du type de travail n'est pas correct.

6. Complétez éventuellement la durée de pause dans Durée de pause. Vous saisissez une pause dans le cadre d'une saisie des heures, et non comme une pause distincte. La durée de pause est soustraite des heures travaillées dans une journée. Pour ce faire, le champ doit être ajouté à la ligne dans le lay-out de saisie.

   Si vous ajoutez la Durée de pause sans compléter les Heure de début et Heure de fin, les Heures travaillées restent vierges.

   Dans l’aperçu du calendrier, vous pouvez voir en haut que l'heure que vous avez saisie a été déduite du nombre total d'heures travaillées dans la journée.

Saisir des coûts dans l'aperçu du calendrier

En plus des heures, vous pouvez également saisir des coûts dans l’aperçu du calendrier. Les coûts sont saisis sans heures. C’est donc possible à la fois pour la saisie successive et la saisie calendrier.

La possibilité de saisir des coûts doit être configurée dans le lay-out de saisie. Vous pouvez également configurer de façon à voir ou non certains champs lors de la saisie d'un type de travail ou de coûts, le Prix de revient par exemple.

Saisir des coûts :

1. Cliquez sur '+' dans la date.

   

2. Sélectionnez le code de coûts dans Code d’item. Par exemple Coûts de lunch.
3. Complétez les autres champs.
4. Cliquez sur : OK.

   

   Vous voyez ensuite la/les saisie(s) des coûts en dessous de la date, sous le nombre total d'heures saisies. Vous le voyez à la fois pour la saisie successive et la saisie calendrier.

Modifier/supprimer des heures saisies

1. Cliquez sur la saisie qui ne comporte pas de bouton avec un cadenas.

   Vous voyez ensuite l'écran de saisie manuelle.

   Si les champs sont blancs, vous pouvez les modifier. Si les champs sont en grisé, vous ne pouvez pas les modifier. La raison peut être que les heures sont :

   • désaccordées
   • clôturées
   • facturées
   • saisies comme Avancement InSite.
   • La semaine peut également être fermée - Si c'est la raison, vous pouvez également libérer la semaine.

   Vous voyez maintenant les détails de la saisie.

2. Modifiez les champs et cliquez sur OK.

   Ou :

3. Cliquez sur : Supprimer. Vous pouvez également cliquer directement sur le bouton « poubelle » dans la saisie pour la supprimer.

Clôturer/libérer la semaine

Lorsque vous avez fini de saisir vos heures dans la semaine, vous pouvez clôturer la semaine. La procédure est identique à celle de l’action Clôture d'une période. Après la clôture, la semaine est bloquée pour des modifications.

La clôture de la semaine peut être annulée en utilisant Libérer la semaine. Si une ligne est rejetée, Profit libère de toute façon automatiquement la semaine de façon à pouvoir modifier les lignes.

La disponibilité ou non des actions dépend de la configuration du lay-out de saisie.

Clôturer la semaine :

1. Vérifiez juste en dessous du calendrier si vous avez saisi suffisamment d'heures.
2. Cliquez sur l'action : Clôture de la semaine . Vous le faites si vous voulez indiquer que vous avez fini de saisir des heures.

   À ce moment-là, Profit effectue le contrôle d’horaire.

   Le contrôle d'horaire peut différer par lay-out de saisie, si configuré, par rapport aux paramètres des projets. (Profit 15).

   Lorsque la semaine est clôturée, les heures peuvent être approuvées via InSite ou Profit Windows.

3. Cliquez sur Oui à la question.

   Apparaît ensuite l'icône d'un cadenas sur la semaine. Vous ne pourrez plus modifier les heures. Si c’est quand même nécessaire, la semaine peut être libérée à nouveau.

4. Cliquez sur l'action : Libérer semaine. Vous le faites si vous voulez libérer une semaine clôturée pour vous-même ou un employé. L'employé peut alors à nouveau ajouter des saisies au cours de cette semaine.