Pilotage des tâches dans des workflows

Vous pouvez piloter des tâches à travers le workflow de diverses manières. Il faut parfois configurer d'avance le pilotage dans Profit.

Description

Avant de commencer à définir les workflows, dressez la carte des processus de votre entreprise et examinez la manière de les configurer. Vous pouvez utiliser les manuels ISO de votre entreprise comme point de départ.

Un workflow apparaît sous la forme d'une tâche dans l'aperçu des tâches d'un ou de plusieurs utilisateurs. Dans InSite, il s'agit de l'affichage Mes tâches. La personne suivante dans le workflow dépend des responsabilités que vous avez liées aux tâches du workflow. Vous sélectionnez, au niveau d'une tâche, à qui celle-ci est destinée (qui doit la traiter).

Vous pouvez attribuer une tâche de workflow via :

• Pilotage manuel

  L'utilisateur envoie la pièce de dossier (et celui chez qui la tâche parvient) peut choisir lui-même un autre utilisateur pour que ce dernier traite la tâche.

• Rôles

  Vous disposez par défaut de plusieurs rôles de base que vous pouvez attribuer à des tâches du workflow. Outre les rôles de base, vous pouvez aussi attribuer le workflow aux rôles des collègues directs, responsables et remplaçants de responsables de l'employé visé.

• Groupes d'autorisation

  Vous répartissez les utilisateurs en groupes d'utilisateurs, chaque utilisateur pouvant faire partie de plusieurs de ces groupes.

• Responsabilités, liées dans l'organigramme

  Vous pouvez piloter le workflow sur la base de la responsabilité d'un employé.

Il est donc possible d'utiliser une autre méthode de pilotage dans chaque tâche du workflow.

Méthode

• Groupes
• Rôles (de base) pour les workflows
• Responsable et/ou collègue direct au sein du workflow
• Remplacement d'employé dans des workflows
• Pilotage manuel
• Responsabilités
• Envoyer un workflow pour configuration libre des rôles

  Vous pouvez reprendre des champs libres dans vos destinations de workflow. Il peut s'agir de toutes sortes de champs libres ; par exemple, des champs libres basés sur un ''Lien de fichier'', un Utilisateur et des Groupes. Ces champs libres sont également disponibles sous forme de ''Destination'' dans votre workflow.

  À quoi vous servent-ils ?

  Voici un exemple de plusieurs champs libres d'un employé :

  Vous voyez ces champs à présent aussi comme destinations dans le workflow :

  

  Comme cela fonctionne-t-il ?

  Si un employé n'a pas de responsable, vers qui les saisies, déclarations, demandes de congés sont-elles acheminées ? Vous pouvez résoudre ce problème en ajoutant un champ libre avec un lien vers le fichier : Utilisateur ou Groupe. Nommez-le par exemple ''Évaluation direction''.

  Pour la direction et/ou les autres employés qui n'ont pas de ''responsable'' selon l'organigramme, vous définissez un utilisateur ou groupe (de la personne qui évalue les questions). Ajoutez-le à votre destination dans vos workflows.
  
  Les demandes émanant de la direction ou d'autres employés en question sans responsable arrivent alors chez l'utilisateur ou le groupe concerné.

  Laissez ce champ vide pour les autres employés.