Remplacement d'employé dans des workflows

Si un utilisateur a une saisie de congé ou un avis d'absence à la date où la tâche devient active, vous voulez qu'un remplaçant la traite.

Réfléchissez bien aux pièces de dossier que vous voulez transférer à un remplaçant !

Remplacement en cas d'absence pour un rôle de base

Pour remplacer un employé en cas d'utilisation des rôles de base, vous pouvez sélectionner les rôles suivants :

• Destination du remplacement actuel
• Remplacement de l'expéditeur actuel
• Remplacement du responsable actuel

Ces rôles sont disponibles uniquement si vous utilisez des saisies de congé et des avis d'absence. Si vous choisissez l'un de ces rôles comme destination, le remplaçant voit la tâche au moment où l'employé est en congé ou malade. Vous configurez un remplaçant au niveau de l'employé.

Si vous avez sélectionné ces rôles dans la tâche et qu'une saisie de congé ou un avis d'absence est actif au niveau de la destination, de l'expéditeur ou du responsable, la tâche figure alors également dans la liste de tâches d'InSite du remplaçant de cet employé. Il s'agit dans ce cas de l'employé Remplaçant qui est indiqué dans le champ Remplacant actuel de l'onglet Absence (ce remplaçant actuel est complété à partir d'une saisie de congé ou d'un avis d'absence actif). Si l'employé concerné ne possède par de saisie de congé ou d'absence, la tâche est effectuée par ses soins comme à l'accoutumée et il n'est pas nécessaire d'intégrer un remplaçant.

Attention:

Si vous utilisez les remplaçants, vous devez actualiser les données chaque nuit via l'action de commandline ACTUAL. Si vous complétez également, pour l'autorisation du remplaçant, les groupes de l'autorisation via l'action de commandline AUTOGROUP (pour le remplissage automatique des groupes à l'aide des employés des Unités Organisationnelles), exécutez d'abord ACTUAL puis AUTOGROUP.

Pour AFAS Online, configurez une tâche à cet effet. Ainsi, les données seront actualisées automatiquement la nuit. Il n'est pas possible d'exécuter cette opération manuellement pour un seul environnement.

Remplacement dans le groupe d'utilisateurs

Vous pouvez définir un remplaçant fixe pour employé absent pour congé ou pour un autre motif. Vous pouvez aussi inclure ce remplaçant dans un workflow en cas d'absence de l'employé qui doit traiter celui-ci. Pour ce faire, il faut que le groupe soit configuré pour les remplaçants. Liez ce groupe au workflow souhaité.

Configuration du rôle de base du remplaçant dans une tâche du workflow :

1. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
2. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier. auquel le workflow est lié.
3. Accédez à l'onglet : Workflows.
4. Ouvrez les propriétés du workflow.
5. Sélectionnez une tâche.

   Dans Tâche destinée à, vous pouvez voir les Rôles/Responsabilités/Groupes qui peuvent traiter la tâche ou la consulter à des fins d'information.

6. Cliquez sur :  derrière Tâche destinée à.
7. Sélectionnez le rôle de base qui traitera la tâche.

   Sélectionnez par exemple Basis / Instuurder en le déplaçant vers le champ Destiné à l'aide des icônes des flèches.

   Attention: 

   Si vous avez sélectionné uniquement un groupe mais pas de rôle de base, la fonctionnalité de remplacement ne fonctionne pas ! Profit ne sait pas quel remplaçant doit être sélectionné dans ce cas. En outre, une tâche ne restera pas disponible du fait qu'une autre personne du groupe traitera la tâche !

8. Sélectionnez également Destination du remplacement actuel, Remplacement de l'expéditeur actuel et/ou Remplacement du responsable actuel selon le rôle de base que vous avez sélectionné.
9. Poursuivez en ajoutant la tâche.
10. Cliquez sur : OK.

    Faites de même pour les autres tâches.

11. Cliquez sur : Sauvegarder.
12. Cliquez sur : Publier.