Évaluer une demande d’achat

Vous évaluez les demandes d'achat soumises par les employés.

Ce sujet concerne les demandes d'achat libres et les demandes d'achat faites sur la base d’un groupe de produits.

Les lignes de demande d'achat ayant le même article et le même fournisseur qui se retrouvent dans une commande ou une offre d'achat ne sont pas agrégées (additionnées). Les lignes sont enregistrées séparément. Cela permet de relier plus facilement les lignes de commande d'achat aux lignes de demande d'achat d'origine.

Exemple :

Vous avez les lignes de demande d’achat suivantes : 15 téléphones type iPhone 7 64GB chez KPN et 10 téléphones iPhone 7 64GB chez KPN. Les deux lignes font référence au même article chez la même relation d'achat.

Si vous convertissez ces deux lignes de demande d'achat en une seule commande d’achat, vous obtiendrez une commande d’achat chez KPN avec deux lignes, une ligne pour 15 téléphones et une ligne pour 10 téléphones.

Depuis Profit 15, une demande d’achat peut comprendre plusieurs lignes. La demande d'achat libre est évaluée et peut être approuvée ou rejetée dans son ensemble. Il est impossible d'approuver ou de rejeter des lignes individuelles. Cependant, l’évaluateur peut supprimer des lignes, car il peut modifier la demande d'achat.

Évaluer une demande d’achat :

1. Ouvrez InSite.
2. Ouvrez l’aperçu Mes tâches.

   Une autre possibilité : travailler depuis l’aperçu Demandes d'achat et filtrer selon le statut Demande en cours. Cet aperçu peut également contenir des demandes dont vous n'êtes pas l'évaluateur. Dans ce cas, vous pouvez ouvrir la demande, mais vous n’avez pas accès aux actions.

   Les demandes d'achat que vous devez évaluer ont le statut Pour évaluation.

3. Ouvrez la demande d'achat.

   

   Attention:

   Un demandeur a beaucoup de liberté pour l’envoi d'une demande libre, parce que beaucoup de champs ne sont pas obligatoires dans une demande d’achat libre. En conséquence, il est possible qu'une demande d'achat libre soit incomplète. Vérifiez la demande d’achat libre et saisissez les données manquantes avant de l'approuver (si vous ne pouvez pas modifier la demande, c’est que vous n'avez pas les droits pour le faire).

   Vous pouvez empêcher qu’une demande d’achat libre incomplète soit envoyée en modifiant le profil de demande (par exemple en rendant les champs obligatoires et en définissant des valeurs préférées). Vous pouvez également inclure des vérifications (conditions) dans le workflow.

   Une demande d’achat libre se rapporte à un seul produit ou service. Avec une demande d'achat faite sur la base d’un groupe de produits, vous verrez des lignes de demande.

   Lors de l'évaluation d'une demande d'achat, les lignes de budget peuvent être affichées depuis Profit Comptabilité. Il s'agit des lignes de budget du compte grand livre Achat du groupe d'articles (de l'article) ou du groupe d'intégration (d'un article du type de coût pour les demandes d'achat libres). Vous ne voyez que des lignes de la prévision de budget privilégié. Les obligations peuvent également être affichées.

4. Vous pouvez modifier la demande d'achat si vous disposez du bouton Adapter. Cela dépend de la configuration.
5. Évaluez la demande d'achat.
   • Action Approuver

     La demande d'achat obtient le statut approuvé. Vous pouvez convertir la demande d'achat en commande d'achat dans Profit Windows.

   • Action Rejeter

     La demande d'achat obtient le statut refusé. La demande de remboursement ne sera pas traitée et sera de retour pour information au demandeur (si elle est configurée dans le flux de travail). Il se peut que le demandeur ait une action pour soumettre à nouveau un workflow rejeté, cela dépend également de la configuration du workflow.

   • Action Création commande d'achat

     Vous créez une commande d'achat (ou des commandes d’achat) directement sur la base de la demande d'achat. Une demande d’achat peut contenir des articles à commander auprès de divers fournisseurs privilégiés. La demande d'achat est alors automatiquement ventilée pour créer une commande d’achat par relation d’achat.

   • Action Préparation pour la génération de commandes d’achat

     Cette action est visible uniquement dans demandes d’achats depuis un groupe de produits . Cela permet de préparer la demande d’achat pour sa transformation ultérieure en commande d’achat. Cela peut par exemple se faire via la proposition de commande, dans ce cas, les différentes demandes sont combinées pour former une commande d'achat.

Envoyer à nouveau une demande d'achat :

Si l'évaluateur rejette un achat, le workflow revient au demandeur. Le demandeur peut ouvrir le workflow et envoyer à nouveau la demande. L'action Renvoyer n’est disponible que dans les conditions suivantes :

• Le demandeur est connecté dans InSite sous son propre nom.
• La demande d'achat a le statut refusé.
• S’il s’agit d’une demande d’achat faite sur la base d’un groupe de produits, le demandeur n'a pas d'autre demande à avec le statut En cours.

Si vous envoyez à nouveau à la demande, la date de la demande est modifiée à la date d’aujourd'hui. Tout le reste reste inchangé.