Envoyer une demande d'achat faite sur la base d’un groupe de produits

Vous demandez un article d'un groupe de produits. Ceci est similaire à l'achat dans un magasin en ligne.

Vous pouvez avoir une demande d’achat en cours. Chaque nouvel article que vous demandez est ajouté à la demande d'achat en tant que nouvelle ligne.

Dès que vous approuvez la demande d'achat, le workflow est démarré et la demande d'achat pourra être évaluée par votre supérieur, un chef de projet, etc. Si vous demandez ensuite un autre article, une nouvelle demande d'achat sera automatiquement créée.

Ajouter une demande d'achat

Vous sélectionnez un groupe de produits et vous pouvez demander des articles de ce groupe de produits. Les produits demandés sont alors affichés. Si vous avez besoin de produits d'un autre groupe de produits, recommencez le processus de demande. Si vous avez tout demandé, vous envoyez la demande.

Soumettre une demande d’achat :

1. Allez dans InSte.

   Vous ne pouvez envoyer une demande d'achat que via InSite et non via Profit Windows.

2. Ouvrez la page des groupes de produits.

   Vous voyez les groupes de produits pour lesquels vous avez des droits en vertu de l’autorisation de filtre. Il peut arriver que la page affiche également des groupes de produits qui ne conviennent pas pour les demandes d'achat, cela dépend de la configuration de InSite.

   Vous voyez uniquement les articles pour lesquels vous êtes autorisé (autorisation de filtre par article).

3. Ouvrez le groupe de produits.
4. Sélectionnez les produits pour lesquels vous voulez faire une demande d’achat.

   Pour pouvoir sélectionner plusieurs produits, l’affichage doit être configuré à cet effet.

5. Remplissez la demande.

   

   Par défaut, l’unité privilégiée pour les demandes d’achat est affichée (par exemple boîtes ou caisses). Si celle-ci n’est pas configurée pour l’article, vous faites votre demande d’achat sur base de l'unité de base de l'article.

6. Cliquez sur : Redemander.

   Si vous ne pouvez pas soumettre une demande, cela signifie que l'article ne convient pas pour les demandes d’achat. Vérifiez les conditions.

   La demande est directement enregistrée et affichée dans un lay-out de saisie (si plusieurs lay-outs de saisie sont disponibles, cliquez d'abord sur le lay-out de saisie souhaité). La demande d'achat obtient le statut En cours.

   Si vous avez des lignes de demande en cours (pour lesquelles vous n'avez pas encore envoyé de demande définitive), elles sont également affichées. Profit combine donc toutes les lignes de demande actuelles dans une seule demande.

7. Vous pouvez notamment sélectionner un projet pour la demande d'achat. Si vous utilisez un workflow fourni, le chef de projet concerné fera fonction d’évaluateur. Il peut y avoir d'autres évaluateurs, comme votre supérieur et des évaluateurs du schéma de procuration.
8. Vous voulez demander un autre produit ? Ouvrez le groupe de produits approprié et suivez les étapes ci-dessus.

Ensuite, la demande d'achat est évaluée.

Maintenant, vous pouvez sélectionner une ventilation différente, un projet et une phase de projet dans la ligne de demande. Si vous faites cela, les contenus des champs correspondants seront effacés dans l'en-tête. Pour utiliser cette fonction, vous devez ajouter les champs souhaités au lay-out de saisie.

Exemple :

Vous demandez des articles pour divers services. Sélectionnez le bon service pour chaque ligne.

Lors de l'évaluation de la demande sur base de procuration, Profit utilisera la ventilation différenciée par ligne, et non pas la ventilation de l’en-tête de la demande d'achat.

Vous pouvez modifier les champs avec un fond blanc.

Consulter une demande d'achat

En tant qu'employé vous consultez les demandes d’achat libres et les demandes d’achats faites sur la base d’un groupe de produits à l’aide de l’aperçu Mes demandes d'achat.

Envoyer une demande d'achat (groupée)

1. Ouvrez la demande d'achat.
2. Vérifiez la demande. Le cas échéant, vous pouvez modifier ou supprimer des lignes. Les champs que vous pouvez modifier dépendent des paramètres du lay-out de saisie.
3. Cliquez sur : Envoyer une demande.

   Conséquences :

   • Vous ne pouvez plus modifier demande d'achat. Un évaluateur peut modifier la demande si cela a été configuré.
   • La demande d'achat obtient le statut Demande en cours.
   • Un workflow est créé pour évaluer la demande d’achat.

Envoyer à nouveau une demande d'achat (répétition)

Vous envoyer à nouveau une demande d'achat existante faite sur la base d’un groupe de produits. Cela vous permettra d’économiser du temps et des efforts. Vous pouvez par exemple utiliser cette possibilité si vous commandez régulièrement exactement les mêmes produits.

1. Ouvrez InSite.
2. Allez à : Toutes les demandes d’achat ou Mes demandes d'achat.
3. Ouvrez la demande d’achat que vous souhaitez envoyer à nouveau.
4. Cliquez sur l'action : Redemander.
5. Le cas échéant, sélectionnez un lay-out de saisie. Par exemple Modifier ma demande d’achat (InSite).
6. Modifiez les lignes. Par exemple, les quantités.
7. Cliquez sur : Envoyer une demande.