Configurer le transfert des factures et des coûts/recettes dans Comptabilité (saisie de projet)

Vous pouvez transférer les factures et les coûts que vous saisissez dans Profit Comptabilité vers le coût réel d’un projet dans Profit Projets. Pour configurer cela, il vous suffit d'indiquer dans les comptes du grand livre concernés que ce transfert est autorisé, voire obligatoire.

Lorsque vous saisissez une facture d’achat, Profit détermine par défaut l’assujettissement à la TVA en fonction du fournisseur.

Il est aussi possible de le déterminer sur la base du projet sur lequel vous saisissez les frais. Si vous souhaitez utiliser un assujettissement à la TVA différent de l’assujettissement à la TVA du fournisseur lors de la saisie d'une facture d'achat sur un projet, vous devez activer et configurer cette fonctionnalité séparément.

Contenu

Compte de grand livre pour une saisie de projet dans Comptabilité

Si vous souhaitez transférer des factures d'achat ou des coûts depuis l'administration financière, vous devez d'abord indiquer pour quels comptes de grand livre ce transfert est autorisé, voire obligatoire. Dès que des saisies sont validées sur un compte de grand livre, vous ne pouvez plus modifier ce paramètre.

Vous disposez des possibilités suivantes :

Pas d'écriture de projet - Si vous optez pour ceci, vous ne pouvez pas transférer les saisies pour le compte de grand livre concerné vers le coût réel d'un projet.
Ecritures de projet autorisées - Si vous optez pour ceci, vous pouvez transférer les saisies pour le compte de grand livre concerné vers le coût réel d'un projet, mais vous n’êtes pas obligé de transférer le compte de grand livre concerné vers un projet.
Ecritures de projet obligatoires - Si vous optez pour ceci, vous êtes obligé de transférer le compte de grand livre concerné vers le coût réel d’un projet.
Attention:

La saisie de projet est aussi requise dans Ecritures de projet autorisées si vous avez saisi un projet dans la ligne de facture d’achat et avez configuré Assujettissement à la TVA par projet (achat).

Définir un compte de grand livre pour une saisie de projet :

Allez vers : Comptabilité / Grand livre / Compte grand livre.
Ouvrez les propriétés du compte de grand livre.
Accédez à l'onglet : Extra.
Dans le champ Transférer vers projets, sélectionnez la méthode de transfert vers Profit Projets que vous souhaitez.
Cliquez sur : OK.

Configuration d'un champ libre pour la saisie de projet Comptabilité

Vous pouvez reprendre un ou plusieurs champs libres lorsque vous transférez des factures ou coûts/recettes de l'administration financière vers les projets.

Vous pouvez ainsi saisir une valeur de champ libre dans l'écriture comptable de la ligne de coûts/recette dans Comptabilité et cette valeur est transférée vers le projet. Vous pouvez ensuite consulter le champ libre dans les analyses, les rapports et les affichages. Par exemple, dans l'affichage du coût réel, l'aperçu du coût réel, l'approbation des lignes de coût réel ou la Saisie de recette. Vous pouvez ajouter le champ libre à cet/ces affichage(s).

Pour configurer cela, ajoutez le champ libre au Management Tool. Après avoir créé le champ libre, ajoutez-le au lay-out de saisie des saisies financières (Attention : vous ne l'ajoutez pas au lay-out de saisie des saisies du projet).

Vous disposez des possibilités suivantes pour le transfert de Comptabilité vers Projets :

Transfert comptabilité à partir d'un journal des achats :
Ajoutez pour cela des champs libres dans la saisie financière et la ligne de coût réel.
Transfert comptabilité à partir d'un journal de ventes :
Ajoutez pour cela des champs libres dans la saisie financière et les recettes de projet.

Vous pouvez transférer le même champ libre vers la recette de projet (si vous effectuez la saisie dans un journal de ventes) et le coût réel (si vous effectuez la saisie dans journal des achats).

Vous pouvez également ajouter ces champs libres à des factures de projets.

Ajouter des champs libres dans la saisie financière et la ligne de coût réel :

Vous ajoutez le champ libre dans la saisie financière et la Ligne de coût réel.

Attention:

Le champ libre doit posséder les mêmes paramètres : Etiquette, Type champ, Longueur champ et la valeur préférentielle doivent être identiques.

Allez vers : Généralités / Gestion / Management tool.
Ouvrez les propriétés du groupe de fonctions Transaction financière.
Cliquez sur Oui à l'apparition du message.
Sélectionnez (dans le menu de gauche) le fichier Transaction financière.
Accédez à l'onglet : Champs, dans le menu de droite.
Cliquez sur : Nouveau.
Spécifiez la période d’utilisation.
Fermez les fenêtres ouvertes.
Fermez le Management tool.
Ouvrez l’environnement pour effectuer les modifications.
Attention:

Retenez les configurations de champ, vous en aurez besoin aux étapes suivantes !
Allez vers : Généralités / Gestion / Management tool.
Ouvrez les propriétés du groupe de fonctions Coût réel.
Cliquez sur Oui à l'apparition du message.
Sélectionnez (dans le menu de gauche) le fichier Coût réel.
Accédez à l'onglet : Champs, dans le menu de droite.
Cliquez sur : Nouveau.
Spécifiez la période d’utilisation.
Fermez les fenêtres ouvertes.
Ouvrez l’environnement pour effectuer les modifications.

Ajouter un champ libre dans la recette de projet :

Dans cet exemple, vous ajoutez le champ libre dans la Ligne de recette.

Allez vers : Généralités / Gestion / Management tool.
Double-cliquez sur le groupe de fonctions Facture projet.
Cliquez sur Oui à l'apparition du message.
Sélectionnez (dans le menu de gauche) le fichier Recette projets.
Accédez à l'onglet : Champs (dans le menu de droite).
Cliquez sur : Nouveau.
Spécifiez la période d’utilisation. (Avec les mêmes configurations de champ que pour Transaction financière) :
Fermez les fenêtres ouvertes.
Ouvrez l’environnement pour effectuer les modifications.

Le champ libre est désormais créé à tous les niveaux nécessaires. Nous devons maintenant insérer le champ dans le lay-out de saisie des saisies financières. (N.B. pas dans le lay-out de saisie des saisies du projet).

Insérer un champ libre dans le lay-out de saisie des saisies financières :

Allez vers : Généralités / Gestion / Lay-out de saisie.
Ouvrez les propriétés de votre propre lay-out de saisie des saisies financières, par exemple Mutations financières (Comptabilisation achats).
Attention:

Si vous n'avez pas encore votre propre lay-out de saisie, créez-le d'abord maintenant.
Accédez à l'onglet : Ligne.
Cliquez sur : le + pour les Champs de ligne.
Faites glisser le champ Emballage vers la ligne d’exemple sous Répartition ligne.
Cliquez sur : OK. pour enregistrer les modifications.
Vérifiez ou liez ce nouveau lay-out de saisie au journal concerné.

Voir également :

Champ libre de coût réel sur facture de projet

Configurer par projet le transfert des factures d’achat avec assujettissement à la TVA

Vous pouvez transférer les factures d’achat et les coûts que vous saisissez dans Profit Comptabilité vers le coût réel d’un projet dans Profit Projets. Lorsque vous saisissez une facture d’achat, Profit détermine par défaut l’assujettissement à la TVA sur la base du fournisseur, mais il est aussi possible de le déterminer sur la base du projet sur lequel vous saisissez les coûts.

Vous configurez cela si vous traitez des projets qui se déroulent dans un lieu autre que le siège social du fournisseur et dont l'assujettissement à la TVA diffère de l'assujettissement à la TVA du fournisseur.

Si vous souhaitez utiliser un assujettissement à la TVA différent de l’assujettissement à la TVA du fournisseur lors de la saisie d'une facture d'achat sur un projet, vous devez d'abord activer et configurer cette fonctionnalité.

Activer cette fonctionnalité entraîne ce qui suit :

L'onglet TVA achat devient disponible dans les propriétés d'un projet. Dans cet onglet, vous indiquez l’assujettissement à la TVA et le code TVA préférentiel d’un projet si vous souhaitez déroger à l’assujettissement à la TVA du fournisseur. Vous devez autoriser cet onglet au préalable.
Le champ Projet devient disponible pour les saisies financières dans le journal d’achat. Vous ajoutez ce champ au lay-out de saisie pour les factures d’achat. Dans ce champ, vous pouvez éventuellement renseigner le projet lors de la saisie d'une facture d'achat pour un projet, de sorte que Profit détermine l'assujettissement à la TVA en fonction du projet au lieu de l'assujettissement à la TVA du client.

Étapes de la configuration

Vous passerez par les procédures suivantes pour configurer le transfert des factures d'achat avec assujettissement à la TVA par projet

Activer la fonctionnalité assujettissement à la TVA par projet (achat)

Cette fonctionnalité n'est pas disponible par défaut, vous devez l’activer pour cela. Effectuez de préférence l'activation à la fin de la journée de travail ou le week-end. Une conversion aura toujours lieu pendant le processus d'activation et les employés ne pourront pas travailler dans Profit pendant cette conversion. Il est recommandé de tester d’abord une nouvelle activation dans un environnement de test avant de l'implémenter dans l'environnement réel.

Nom de l’activation à effectuer :

Assujettissement à la TVA par projet (achat)

Activation dans un environnement

Autoriser un assujettissement à la TVA par projet

Autorisez l'onglet TVA achat pour des projets afin de donner un droit d’accès à cet onglet.

Onglet Autoriser TVA achat pour les projets :

Allez vers : Généralités / Gestion / Outil d'autorisation.
Sélectionnez le groupe ou l’utilisateur que vous souhaitez autoriser.
Accédez à l'onglet : Autorisation.
Allez vers : Projet / Projet / Projet / Onglets / TVA achat afin d’autoriser cet onglet.
Sélectionnez un choix pour le droit d’accès : Pas d'accès, Consulter ou Créer.
Fermez l' Outil d'autorisation.
Cliquez sur Oui à l'apparition du message.

L'environnement s'ouvre automatiquement avec les nouveaux paramètres.

Configurer le lay-out de saisie des factures d’achat pour l’assujettissement à la TVA par projet

Vous ajoutez le champ Projet à la ligne de saisie du lay-out de saisie pour les factures d'achat. Vous pouvez définir le projet pendant la saisie d'une facture d'achat d'un projet, de sorte que Profit détermine l'assujettissement à la TVA sur la base du projet plutôt que sur l'assujettissement à la TVA du fournisseur.

Ajouter un lay-out de saisie :

Allez vers : Généralités / Gestion / Lay-out de saisie.
Ouvrez le lay-out de saisie pour les saisies d’achats financiers.
Accédez à l'onglet : Ligne.
Ajoutez le champ Projet à la ligne de saisie s'il n'y figure pas encore.
Cliquez sur : OK.
Associez le lay-out de saisie au journal d’achats.

Associer un lay-out de saisie au journal pour l’assujettissement à la TVA par projet

Vous liez le lay-out de saisie comprenant le champ de projet au journal.

Associer un lay-out de saisie au journal pour l’assujettissement à la TVA par projet :

Allez vers : Comptabilité / Grand livre / Journal.
Ouvrez les propriétés de Journal des achats.
Accédez à l'onglet : Mise en page.
Sélectionnez dans Saisir le lay-out de saisie avec le champ de projet.
Cliquez sur : OK.

Définir un compte de grand livre pour une saisie de projet

Voir : Compte de grand livre pour une saisie de projet dans Comptabilité

Ajouter un assujettissement à la TVA et un code TVA par projet

Vous indiquez l’assujettissement à la TVA et le code TVA préférentiel dans un projet si vous souhaitez que Profit applique cet assujettissement lorsque vous saisissez une facture d’achat sur le projet. Vous pouvez définir un autre assujettissement à la TVA que celui du fournisseur (l'exécutant) si le lieu du projet est différent du lieu d'établissement du fournisseur.

Si vous ne complétez rien, Profit recherche la configuration standard, à savoir l’assujettissement à la TVA du fournisseur.

Ajouter un assujettissement à la TVA et un code TVA par projet :

Allez vers : Projets / Projet / Projet.
Ouvrez les propriétés du projet.
Accédez à l'onglet : TVA achat.
Complétez Assujettissement à la TVA s’il diffère de l’assujettissement à la TVA du fournisseur pour ce projet.
Attention:

Si vous complétez l’assujettissement à la TVA Achats au sein de l’UE ou Déplacé de, le numéro de TVA du fournisseur est alors requis. Dans ce cas, vérifiez si le numéro de TVA est rempli pour le fournisseur de ce projet, dans l'onglet Fournisseur.
Saisissez le Code TVA par défaut.
Vous pouvez compléter ce champ uniquement si le champ Assujettissement à la TVA est rempli. Vous ne pouvez sélectionner qu'un code TVA associé à l'assujettissement à la TVA choisi.

Si vous n’indiquez rien, Profit insère le code TVA du compte de grand livre si vous saisissez une facture d’achat sur ce projet.
Cliquez sur : Terminer.