Transfert des factures d’achat et saisies de coûts pour un projet

Lorsque vous travaillez avec Profit Projets et Profit Comptabilité, vous pouvez saisir des factures d'achat et des saisies de coûts à partir de Profit Comptabilité en tant que saisie du projet.

Contenu

Description

Vous ajoutez des lignes de coût réel en saisissant les heures, le matériel et les unités.

Vous pouvez transférer les factures d’achat et coûts que vous saisissez dans Profit Comptabilité vers le coût réel d’un projet dans Profit Projets. Lorsque vous utilisez l’intégration du coût réel et du traitement des salaires dans Profit Projets et Profit Payroll, vous pouvez également saisir une facture d’achat dans Profit Comptabilité, dans le cadre d'une saisie de projet. Dans ce cas, ces coûts peuvent être saisis pour un employé afin d’être retenus sur son salaire. Vous pouvez aussi effectuer un transfert vers un projet les coûts que vous ne saisissez pas à l’aide d’une facture d’achat dans Profit Comptabilité.

En cas de facturation automatique, vous pouvez taxer au commanditaire sur une "base de régie" les factures d’achat et autres coûts transférés, ainsi que les heures, le matériel et les unités. Lors de la saisie de la facture d’achat ou de la saisie de coûts, vous pouvez l’indiquer et définir en même temps un pourcentage de supplément à appliquer au montant à taxer.

Lors de la saisie d'une facture d'achat, Profit détermine l'assujettissement à la TVA sur la base du fournisseur, mais vous pouvez également déterminer l'assujettissement à la TVA sur la base du projet sur lequel vous saisissez les coûts. Cette fonctionnalité n'est pas disponible par défaut, mais vous pouvez l'activer et la configurer si vous souhaitez l'utiliser. Vous utilisez cette fonctionnalité pour des projets exécutés à un autre endroit que le lieu d'établissement du fournisseur et dont l'assujettissement à la TVA est différent de celui du fournisseur. Citons l'exemple des frais d'hôtel réalisés sur place.

Avec la fonction Journalisation, vous traitez toutes les factures qui sont prêtes dans l’administration financière. Afin de garantir la correspondance entre la comptabilité et Profit Projets, vous ne pouvez alors plus modifier les factures. Vous pouvez imprimer un état du jour des factures transférées.

Il est également possible de transférer des factures de vente ou des recettes de Profit Comptabilité vers Profit Projets. Vous devez alors indiquer le journal des ventes dans lequel vous souhaitez traiter les factures. Le compte de grand livre sur lequel le chiffre d’affaires est saisi doit également être connu. Vous définissez la base de la journalisation en configurant la base de calcul. Vous pouvez ainsi indiquer que vous définissez, par exemple, le compte de chiffre d’affaires par employé, par (groupe de) type de travail, par article (groupe d’articles) ou par (groupe de) projet.

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Préparation

  • Configuration d’un compte de grand livre pour la saisie de projet

    Si vous souhaitez transférer des factures d'achat ou des coûts depuis l'administration financière, vous devez d'abord indiquer pour quels comptes de grand livre ce transfert est autorisé, voire obligatoire. Dès que des saisies sont validées sur un compte de grand livre, vous ne pouvez plus modifier ce paramètre.

  • Configuration du transfert de factures d'achat avec assujettissement à la TVA par projet

    Vous configurez l'assujettissement à la TVA par projet (achat) si vous souhaitez que, lors de la saisie d'une facture d'achat sur un projet, Profit détermine l'assujettissement à la TVA, et donc également le code de TVA, via le projet sur lequel vous saisissez les coûts. Vous utilisez cette fonctionnalité pour des projets exécutés à un autre endroit que le lieu d'établissement du fournisseur et soumis à un assujettissement à la TVA différent de celui du fournisseur.

Méthode

  • Configuration d’un compte de grand livre pour la saisie de projet

    Si vous souhaitez transférer des factures d'achat ou des coûts depuis l'administration financière, vous devez d'abord indiquer pour quels comptes de grand livre ce transfert est autorisé, voire obligatoire. Dès que des saisies sont validées sur un compte de grand livre, vous ne pouvez plus modifier ce paramètre.

  • Saisie d'une facture d'achat sur un projet

    Vous ajoutez la saisie de projet lors de la saisie de la facture d’achat ou de coûts dans Profit Comptabilité.

  • Saisie d'une facture d'achat pour un projet avec pièce jointe dans le dossier du projet
  • Vous saisissez une facture d'achat sur un projet dans Profit Comptabilité avec le fichier de la facture (.pdf ou .jpeg) comme pièce jointe, suite de quoi Profit place aussi cette pièce jointe dans le dossier du projet. Pour ce faire, vous saisissez la facture d'achat ou les coûts de façon habituelle, tout en saisissant également le projet dans la ligne de la facture d'achat (la première ligne de saisie), et vous ajoutez la pièce jointe.
  • Saisie d’une facture d’achat sur un projet avec l'assujettissement à la TVA du projet

    Vous saisissez dans Profit Comptabilité une facture d'achat pour un projet, Profit devant appliquer l'assujettissement à la TVA de ce projet plutôt que l'assujettissement du fournisseur. Pour ce faire, vous saisissez la facture d'achat ou les coûts de façon habituelle, tout en saisissant également le projet dans la ligne de la facture d'achat (la première ligne de saisie).

  • Consultation et modification de l'écriture comptable de la facture d'achat avec saisie de projet

    Après avoir saisi des factures d'achat avec saisies de projet, vous pouvez consulter et modifier les écritures comptables et les saisies de projet via l'affichage Saisies financières dans Profit Comptabilité.

  • Suppression de l'écriture comptable de la facture d'achat avec saisie de projet

    Vous pouvez supprimer l'écriture comptable avec saisie de projet via l'affichage Saisies financières. Si vous voulez supprimer l'écriture comptable, supprimez d'abord la ligne de coûts avec la saisie de projet sous-jacente.

  • Saisie d'une facture d’achat sur un projet (saisie de projet) avec saisie du salaire de l’employé

    Lorsque vous utilisez l'intégration des coûts réels et le traitement des salaires dans Profit Projets et Profit Payroll, vous pouvez également saisir une facture d'achat par l'intermédiaire d'une saisie de projet dans Profit Comptabilité. Ainsi, vous saisissez ces coûts pour un employé précis et Profit les inclut dans son salaire.

  • Saisie des coûts

    Vous pouvez transférer vers un projet, par exemple à l’aide d’un livre de banque ou d’un journal récapitulatif, les coûts que vous ne saisissez pas dans une facture d’achat.

Compte de grand livre pour une saisie de projet dans Comptabilité

Si vous souhaitez transférer des factures d'achat ou des coûts depuis l'administration financière, vous devez d'abord indiquer pour quels comptes de grand livre ce transfert est autorisé, voire obligatoire. Dès que des saisies sont validées sur un compte de grand livre, vous ne pouvez plus modifier ce paramètre.

Vous disposez des possibilités suivantes :

  • Pas d'écriture de projet - Si vous optez pour ceci, vous ne pouvez pas transférer les saisies pour le compte de grand livre concerné vers le coût réel d'un projet.
  • Ecritures de projet autorisées - Si vous optez pour ceci, vous pouvez transférer les saisies pour le compte de grand livre concerné vers le coût réel d'un projet, mais vous n’êtes pas obligé de transférer le compte de grand livre concerné vers un projet.
  • Ecritures de projet obligatoires - Si vous optez pour ceci, vous êtes obligé de transférer le compte de grand livre concerné vers le coût réel d’un projet.

    Attention:

    La saisie de projet est aussi requise dans Ecritures de projet autorisées si vous avez saisi un projet dans la ligne de facture d’achat et avez configuré Assujettissement à la TVA par projet (achat).

Définir un compte de grand livre pour une saisie de projet :

  1. Allez vers : Comptabilité / Grand livre / Compte grand livre.
  2. Ouvrez les propriétés du compte de grand livre.
  3. Accédez à l'onglet : Extra.
  4. Dans le champ Transférer vers projets, sélectionnez la méthode de transfert vers Profit Projets que vous souhaitez.
  5. Cliquez sur : OK.