Saisie d'une facture d'achat pour un projet avec pièce jointe dans le dossier du projet
Vous saisissez une facture d'achat sur un projet dans Profit Comptabilité avec le fichier de la facture (.pdf ou .jpeg) comme pièce jointe, suite de quoi Profit place aussi cette pièce jointe dans le dossier du projet. Pour ce faire, vous saisissez la facture d'achat ou les coûts de façon habituelle, tout en saisissant également le projet dans la ligne de la facture d'achat (la première ligne de saisie), et vous ajoutez la pièce jointe.
Si vous ajoutez directement le fichier de la facture (.pdf ou .jpeg) comme pièce jointe lors de la saisie, vous envoyez ainsi automatiquement une pièce de dossier avec comme destination la relation d'achat, la facture d'achat et le dossier du projet. S'il est paramétré, le workflow Facture d'achat démarre. Le responsable de projet concerné peut par exemple évaluer la facture avec le workflow.
Attention:
Si vous souhaitez ajouter le projet et le fichier de la facture (PDF) en annexe, vous devez avoir configuré cette option dans le lay-out de saisie pour le journal d'achat.
Si vous saisissez un projet dans la ligne de facture au niveau du champ Projet, la saisie de la facture d'achat se déroule comme suit :
- Profit reprend le projet dans les lignes d'écriture comptable sous-jacentes.
- Vous devez faire une saisie de projet si vous avez rempli un numéro de projet sur la première ligne de saisie. Profit contrôle cela lorsque vous terminez la saisie. A partir de la deuxième ligne d'écriture comptable (ligne de coût), vous pouvez faire une saisie de projet si cela est autorisé sur le compte de grand livre concerné. Toutefois, vous pouvez par exemple aussi faire une saisie de projet sur la troisième ligne d'écriture comptable.
- Profit ajoute la pièce jointe comme pièce de dossier à la relation d'achat, à la facture d'achat et au projet, et démarre le workflow Facture d'achat. Profit utilise le numéro de projet de la ligne de fournisseur dans la destination de la pièce de dossier, si des projets sont autorisés comme destination dans le type de pièce de dossier utilisé.
- Dans le sous-écran de saisie des saisies de projet, vous ne pouvez plus vous écarter du projet qui a été sélectionné dans la ligne principale. Vous pouvez donc uniquement saisir les coûts de la facture sur un seul projet, le projet que vous avez saisi dans la ligne de facture.
Si vous ne saisissez pas de projet dans la ligne de facture, la procédure standard se poursuit. Voir la description de la procédure dans Saisie d’une facture d’achat pour un projet. La procédure se déroule comme suit :
- Vous pouvez choisir des projets arbitraires ainsi que plusieurs projets dans le programme de sous-saisie des saisies de projet.
- Profit ajoute bel et bien la pièce jointe comme pièce de dossier à la relation d'achat et à la facture d'achat, mais non au dossier du projet.
Saisie d'une facture d'achat pour un projet avec pièce jointe dans le dossier du projet :
- Allez vers : Comptabilité / Saisir / Journal.
- Vérifiez Exercice et Période.
Il s'agit de l'exercice et de la période dans lesquels vous saisissez le mouvement.
- Sélectionnez le journal des achats dans lequel vous saisissez la facture d’achat.
- Cliquez sur : OK.
- Spécifiez la première ligne de saisie.
- Sélectionnez le fournisseur, modifiez éventuellement le libellé de la saisie, saisissez le montant total de la facture (y compris la TVA éventuelle).
- Dans Projet, sélectionnez le projet auquel la saisie se rapporte.
- Sélectionnez le fichier (PDF) de la facture d'achat si vous souhaitez le joindre en annexe. Vous pouvez uniquement sélectionner une annexe sur la première ligne de saisie du fournisseur.
Si vous ajoutez la facture directement en annexe, vous liez la pièce de dossier et le workflow Facture d'achat démarre automatiquement. Si vous n'ajoutez pas d'annexe, le workflow ne se lance pas. L'annexe peut être modifiée ultérieurement.
- Définissez la seconde ligne de saisie.
- Sélectionnez le compte de coûts s’il n’est pas proposé automatiquement.
- Profit copie dans la ligne de coûts le numéro de projet de la ligne de facture.
- Sélectionnez le code de TVA si Profit ne le propose pas automatiquement.
- Profit vous demande si vous souhaitez créer une saisie de projet.Cliquez sur : Oui.
- Saisissez la(les) ligne(s) dans le programme de sous-saisie des saisies de projet.
Lors de la spécification des coûts dans une saisie de projet, Profit définit automatiquement le numéro de projet. Vous ne pouvez pas le modifier.
Pour plus d'informations sur les autres champs d'une saisie de projet, voir la description dans Saisie d’une facture d’achat pour un projet.
- Cliquez sur : Terminer.
- Terminez la saisie.
- Cliquez sur : Terminer.
Voir aussi