Licentie en telling van licentie-aantallen

Je hebt voor Profit altijd een licentie nodig, deze bepaalt welke functionaliteit je in Profit kunt gebruiken. Ook bepaalt de licentie de aantallen gebruikers, medewerkers, etc. Je leest in dit artikel hoe je te werk kunt gaan als je de maximumaantallen hebt bereikt.

Inhoud

Licentie en gebruikersaantal raadplegen via de omgevingsinstellingen

Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
Ga naar het tabblad: Licentie informatie.
Je ziet de aantallen omgevingen, gebruikers, e.d. waar je volgens de licentie recht op hebt.

Aantallen raadplegen via gegevensverzameling:

De gegevensverzameling Licentiedata (rapport) biedt inzicht in maximumaantallen, het gebruikte aantal en het aantal nog beschikbaar. Je kunt deze gegevensverzameling gebruiken voor voor signalen, GetConnectoren en analyses.

Op basis van deze gegevensverzameling is ook een signaal, namelijk Beschikbare aantal Profit-gebruikers van de licentie is bijna op (Profit). Het signaal 'gaat af' als er minder dan vijf gebruikers aangemaakt kunnen worden. Kopieer het signaal en pas dit naar eigen inzicht aan.

Licentie en gebruikersaantal raadplegen via de Autorisatie tool

Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
Klik op: Licentieaantallen (rechtsboven).

Licentie en gebruikersaantal naar jezelf mailen

Je kunt een analyse met licentietellingen naar jezelf laten mailen. De analyse is een Excel-bestand waarin je o.a. per gebruiker ziet in welke omgevingen deze is aangemaakt.

Dit kan in elke omgeving. Elke keer dat je een analyse wilt laten toesturen, voer je de volgende stappen uit.

Open de gewenste omgeving.
Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen, tabblad AFAS Online.
Open Licentietelling analyse laten opsturen.
Lees de toelichting.
Vul je e-mailadres in bij waarde. Dit moet het e-mailadres zijn dat is gekoppeld aan je huidige Profit-gebruiker.
Als het adres klopt, ontvang je een e-mail met uitleg en een Excel-bestand.

Licentie-aantallen en tellingen

Er zijn twee verschillende type tellingen, namelijk per licentie en per type omgeving.

Type 1: Aantallen per licentie

Dit geldt voor alle omgevingen samen, ongeacht het type omgeving. Er is dus geen onderscheid tussen Productieomgeving (zoals O12345AA), Testomgeving (zoals T12345AA) of Acceptomgeving (zoals A12345AA). De licentie bepaalt de volgende zaken:

Maximumaantal omgevingen.
In Profit Small Business kun je maximaal 10 omgevingen gebruiken. In andere uitvoeringen van Profit is het maximum aantal afhankelijk van de licentie. Alle omgevingen tellen mee, dus Productie-, Test- en Accept-omgevingen.
Maximumaantal medewerkers.
Maximumaantal aangiften.

Elk type omgeving heeft een aparte tegel op de AFAS Online Portal:

Type 2: Aantallen per type omgeving

Alle andere onderdelen gelden per type omgeving. De licentie bepaalt de volgende zaken:

InSite-gebruikers
Profit-gebruikers
OutSite-gebruikers
Voorbeeld:

Je hebt 3 productieomgevingen en 2 testomgevingen.

Het maximumaantal InSite-gebruikers geldt voor de 3 productieomgevingen samen. Daarnaast geldt het maximumaantal InSite-gebruikers voor de 2 testomgevingen samen.

Maxumumaantal bereikt

Bij het bereiken van het maximumaantal kan het nodig zijn om de licentie uit te breiden, maar controleer eerst de bestaande gebruikers. Blokkeer of verwijder gebruikers die niet meer nodig zijn in ALLE omgevingen (ook in Test- of Demo-omgevingen). Kijk of er gebruikers zijn die niet meer nodig zijn, zoals uitzendkrachten die niet meer voor je werken, stagiaires, testgebruikers, etc.

Uitzendkrachten zijn niet van toepassing als de functionaliteit Flex is geactiveerd. Kandidaten leg je vast als personeelslid en niet als uitzendkracht.

Daalt het licentieaantal na bovenstaande stappen niet? Ga dan naar http://afas.nl/mutaties en pas zelf je licentieaantal aan.

Let op:

Alleen een contactpersoon met de rol Beheerder kan de licentie wijzigen.

Maximaal aantal gebruikers, medewerkers, cliënten en InSite en OutSite

Afhankelijk van de licentie heb je recht op een bepaald aantal UNIEKE gebruikers, medewerkers, etc.

Maximum aantal gebruikers

Afhankelijk van de licentie heb je recht op een bepaald aantal UNIEKE gebruikers, medewerkers, aangiften, etc. Dit is het aantal dat je maximaal mag gebruiken over alle omgevingen heen. Als dezelfde medewerker, aangifte of gebruiker voorkomt in meerdere omgevingen (bijvoorbeeld in een productieomgeving en in een kopie testomgeving) dan telt die maar één keer mee.

Bij het tellen van unieke gebruikers is er geen onderscheid tussen de live-omgeving, testomgevingen, nog niet geconverteerde omgevingen en accept-omgevingen. Alle unieke gebruikers tellen mee.

Voorbeeld:

Omgeving A bevat de gebruikers Susan, John en Martin. Omgeving B bevat de gebruikers Susan, John en Martin. Omdat dezelfde gebruikers in deze omgevingen voorkomen, tellen deze een keer mee voor de licentie. in deze situatie zijn er in totaal dus 3 unieke gebruikers.
Omgeving A bevat de gebruikers Susan, John en Martin. Omgeving B bevat de gebruikers Susan, Bart en Pascal. Susan komt in beide omgevingen voor, de andere gebruikers zijn unieke gebruikers. Hier is sprake van 5 unieke gebruikers.
Omgeving A bevat de gebruikers Susan, John en Martin. Je maakt een testkopie van deze omgeving en je noemt deze kopie omgeving X. In deze situatie is er sprake van 3 unieke gebruikers. Als je testgebruikers gaat toevoegen aan omgeving X, ontstaan hierdoor nieuwe unieke gebruikers.

Bij het kopiëren van een omgeving kopieer je ook de gebruikers in die omgeving, er ontstaan geen nieuwe gebruikers die meetellen voor de licentie. Dit is niet het geval als je gebruikers exporteert uit een omgeving en importeert in een andere omgeving.

Alle gebruikers die je aanmaakt, gewone gebruikers én systeemgebruikers, worden geteld voor de licentie. Een gewone gebruiker is gekoppeld aan een persoon: dit zijn de personeelsleden die inloggen op Accountancy Lite. Een systeemgebruiker kan toegang hebben tot Connectoren, commandline-functies en het maken van reservekopieën via de commandline. Zie de velden in de eigenschappen van de gebruiker op het tabblad Applicaties.Het gebruik van gebruikers en systeemgebruikers bepaal je zelf.

Bovenop de licentie heb je recht op één gebruiker zonder toegang tot Accountancy Lite Windows en InSite, maar met toegang tot geavanceerde opties (voor connectoren en backups). Een tweede gebruiker zonder Accountancy Lite Windows en InSite en met geavanceerde opties wordt dus weer wel geteld voor de licentie.

Met een meewerklicentie krijg je recht op een meewerkgebruiker waarmee je in je eigen omgeving en in de omgevingen van je eigen klanten kunt inloggen en meewerken. Dit is bijvoorbeeld handig voor adviserende organisaties of accountants. De meewerkgebruiker telt mee in de licentie maar niet in de licentie van de klant.

Maximum aantal cliënten

Zie ook

Licentie raadplegen of uitbreiden
De beheerder kan de licentie raadplegen, uitbreiden en beheren via de AFAS Klantportal.

Direct naar