Vrij contactbestand inrichting

Hieronder vind je de stappen om een vrij contactbestand in te richten in Profit.

Er is een aparte toelichting voor InSite.

Stap 1: Vrij contactbestand activeren

Als je een vrij contactbestand wilt toevoegen, moet je dit activeren. Je legt de naam vast en je bepaalt bij welke bestanden het vrije contactbestand beschikbaar moet zijn. Profit gebruikt de naam in de menukeuze 'Startmenu / CRM / Organisatie/persoon / Vrij contactbestand / [naam]'.

Profit voegt een tabblad toe in de Autorisatie tool, je moet dit direct autoriseren. Later voeg je via de Management tool zelf een tabblad toe, eventueel met een andere naam. Dit is het tabblad waarop je de nieuwe vrije velden plaatst. Ook dit tabblad moet je autoriseren.

Voorbeeld:

Je voegt vrije contactbestand Relatiegeschenken toe bij organisaties en verkooprelaties. De algemene naam Relatiegeschenken wordt gebruikt voor de functie 'Startmenu / CRM / Organisatie/persoon / Vrij contactbestand / Relatiegeschenken'.

In de Management tool voeg je het tabblad Relatiegesch. toe, dit wordt getoond in de eigenschappen van organisaties en verkooprelaties.

Vrij contactbestand activeren:

1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad: Vrije contactbestanden.
3. Dubbelklik op een vrij contactbestand dat nog niet in gebruik is.
4. Vink In gebruik aan.
5. Vul de naam van het vrije contactbestand in.

   

   Voor het tabblad in de eigenschappen van een persoon of organisatie (of afgeleide daarvan) kun je een andere naam gebruiken.

6. Vink Zichtbaar in InSite aan bij het kopje InSite als je het vrije contactbestand in InSite wilt tonen.
7. Vul een Omschrijving meervoud in als je het vrije contactbestand in InSite wilt tonen. Deze omschrijving gebruikt Profit voor de naam van het type pagina dat je activeert voor de site.
8. Ga naar het tabblad: Zichtbaar bij.

   Je ziet nu een lijst met alle mogelijke stambestanden.

9. Vink de gewenste stambestanden aan, bij deze stambestanden is het vrije tabblad zichtbaar.

   

   Als je het vrije contactbestand zichtbaar wilt maken in InSite is dit alleen mogelijk voor Contact, Medewerker, Organisatie, Persoon, Inkooprelatie en Verkooprelatie.

10. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Als je het vrije contactbestand ook voor InSite zichtbaar hebt gemaakt, krijg je hiervan enkele meldingen

11. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Je ziet het nieuwe vrije contactbestand onder de door jou ingevulde naam.

Vrij contactbestand autoriseren:

Om technische redenen voegt Profit direct een tabblad toe in de Autorisatie tool. Je moet dit direct autoriseren. Later voeg je via de Management tool zelf een tabblad toe, eventueel met een andere naam. Ook dit tabblad moet je autoriseren.

1. Selecteer het vrije contactbestand.
2. Klik op de actie: Autorisatie.

   

   Nu wordt de Autorisatie tool op de juiste plek geopend. De vrije contactbestanden op het tabblad Autorisatie staan altijd onder CRM / Organisatie/persoon / Vrije contactbestanden.

   

3. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
4. Selecteer de groep.
5. Ken het juiste recht toe.
6. Sluit de Autorisatie tool.

Stap 2: Vrij contactbestand toevoegen

Je voegt de vrije velden toe in de tabel Organisatie/persoon.

Vrije velden toevoegen:

1. Als je de omgevingsinstellingen geopend hebt, selecteer je het vrije bestand.
2. Klik op de actie: Management tool.

   Zo niet, dan kun je het vrije bestand benaderen via Algemeen / Beheer / Management tool, functiegroep Organisatie/persoon, bestand Organisatie/persoon.

3. Selecteer het vrije contactbestand in de lijst van Bestanden.

   Profit toont de velden van dit bestand. Standaard heb je de velden Contact en Volgnummer en de loggingvelden. Het veld Contact koppelt de gegevens aan een specifieke persoon, bijvoorbeeld een medewerker X of verkooprelatie Y.

   

   Voeg de benodigde vrije velden toe, dit verloopt hetzelfde als bij normale vrije velden.

Stap 3: Vrije velden op tabblad plaatsen

Je voegt een vrij tabblad toe en je plaatst hierop de vrije velden. Profit zal de tabbladen tonen in elke functie die je bij de activering hebt vastgelegd in de kolom Zichtbaar bij.

Voorbeeld:

Je hebt het vrije contactbestand Relatiegeschenken toegevoegd en dit zichtbaar gemaakt bij organisaties en verkooprelaties.

Als je één tabblad Relatiegesch. toevoegt in de Management tool, zal dit zichtbaar zijn bij zowel organisaties als verkooprelaties.

Bij een vrij contactbestand ontstaat een tabblad met mutatieregels. Elke mutatieregel bevat de velden die je in de Management tool toevoegt aan het tabblad. Omdat het gaat om mutatieregels, is het aan te raden om in ieder geval het veld Volgnummer op het tabblad te plaatsen.

Voeg een vrij tabblad toe en plaats de vrije velden erop:

1. Ga naar het tabblad: Tabbladen.

   Volg de standaardprocedure voor het indelen van vrije tabbladen.

2. Klik op: Nieuw.
3. Plaats alle velden in het vak Velden op tabblad.
4. Klik op: Voltooien.

   Je opent nu automatisch de Autorisatie tool.

5. Selecteer de gebruiker of de groep die toegang moeten hebben tot dit tabblad.
6. Selecteer het toegangsrecht Onderhouden.
7. Sluit de Autorisatie tool.

Stap 4: Vrij contactbestand autoriseren

Als je tabbladen hebt toegevoegd in de Management tool moet je deze autoriseren. Daarnaast beschikt Profit over een aparte functie voor het raadplegen van vrije contactbestanden, deze functie kun je apart autoriseren.

Vrij contactbestand autoriseren:

Volg de standaardprocedure voor het indelen van autoriseren van vrije tabbladen.

1. Na het toevoegen van een vrij tabblad toont Profit de Autorisatie tool.
2. Selecteer de groep.
3. Selecteer het vrije tabblad.
4. Selecteer de juiste toegang.

   

5. Ga naar het tabblad: Menu.
6. Ga naar: Algemeen / CRM / Organisatie/persoon / Vrij contactbestand.
7. Vink de menukeuze aan.

   

8. Sluit de Autorisatie tool.