Afwijkend verkooprelatieprofiel toevoegen

In een verkooprelatieprofiel geef je instellingen op voor het journaliseren van facturen. Ook koppel je de rapporten voor onder andere het ordertraject en de facturen. Profit levert een standaard verkooprelatieprofiel mee. In dit standaard verkooprelatieprofiel zijn de rapporten en de facturen al gekoppeld aan de meegeleverde Profit-rapporten. Dit profiel geldt automatisch voor alle verkooprelaties.

Je kunt afwijkende verkooprelatieprofielen toevoegen, bijvoorbeeld voor specifieke klantgroepen. Voor elk veld dat je niet invult in het afwijkende verkooprelatieprofiel, gebruikt Profit de instellingen van het standaard verkooprelatieprofiel. Voor de bepaling van administratie en dagboek gebruikt Profit de integratiesoort, als bij het verkooprelatieprofiel niets is vastgelegd. Dit afwijkende verkooprelatieprofiel koppel je aan de relevante verkooprelaties.

Voorbeeld: Afwijkend verkoopfactuurrapport

Je hebt voor een groep verkooprelaties een speciaal verkoopfactuurrapport gemaakt, de overige velden wijken niet af van het standaardprofiel.

Je voegt dan een nieuw verkooprelatieprofiel toe voor deze specifieke groep. In dit profiel laat je alle velden leeg behalve het veld Rapport verkoopfactuur. Voor de verkooprelaties die gekoppeld zijn aan dit specifieke verkooprelatieprofiel, gebruikt Profit voor de verkoopfactuur dit afwijkende rapport. Voor de overige instellingen gebruikt Profit de instellingen van het standaard verkooprelatieprofiel.

Let op:

Het is belangrijk dat je de velden in het standaard verkooprelatieprofiel goed instelt! Je vult alleen de afwijkende velden in.

Afwijkend verkooprelatieprofiel toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul een code en omschrijving in voor het profiel.
4. Stel het afwijkende veld in of koppel een afwijkend rapport.

   Let op:

   Bij het selecteren van rapporten kun je alleen een standaard meegeleverd rapport selecteren, of rapporten die gebaseerd zijn op een standaardrapport. Je kunt geen rapport selecteren dat je hebt toegevoegd op basis van een gegevensverzameling, omdat dan het Type rapport (bv. verkooporder, pakbon, verkoopfactuur) niet bekend is.

5. Klik op: Volgende.
6. Vul het aantal exemplaren in dat de verkoopfactuur moet worden afgedrukt.
7. Vul het bankrekeningnummer voor de e-factuur in.
8. Klik op: Volgende.

   Je krijgt nu de stappen voor het verzamelen van facturen over abonnementen, cursussen en projecten heen.

   Dit geldt niet voor Ordermanagement-facturen. Ze gelden wel weer als je de integratie voor Projecten met Ordermanagement hebt ingesteld.

9. Vink eventueel de te verzamelen onderdelen aan.

   Lees hier meer over Verzamelfactuur inrichten in het verkooprelatieprofiel en gebruiken.

10. Klik op: Volgende.

    Je ziet nu de instellingen voor als je in de vorige stap niets hebt ingesteld voor verzamelfacturen over de modules/onderdelen heen.

    De verzamelinstellingen voor Ordermanagement moet je altijd instellen, in ieder geval in het standaard verkooprelatieprofiel. Dit is omdat de verkoopfacturen uit Ordermanagement alleen apart, dus vooralsnog niet gecombineerd met facturen uit andere modules, aangemaakt kunnen worden.

    1. Selecteer bij Verzamelmethode orderman. een van de manieren waarop Profit de facturen moet verzamelen (binnen ordermanagement).
    2. Selecteer bij Verzamelperiode orderman. over welke periode Profit de facturen moet verzamelen tot één factuur.

       Je kunt er bij het automatisch factureren voor zorgen dat pakbonnen gecombineerd worden op een factuur. Je krijgt dan een verzamelfactuur (binnen de module ordermanagement).

       Let op:

       Bij handmatig factureren worden facturen nooit verzameld.

       Je richt dit in in het verkooprelatieprofiel via Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.

       Op het tabblad Verzamelen per onderdeel kun je voor het verzamelen bij Verzamelmethode orderman. kiezen uit een aantal manieren voor het verzamelen van de pakbonnen, namelijk:

       • Per verkooprelatie

         Profit verzamelt alle pakbonnen van een verkooprelatie die voldoen aan de voorwaarden op één factuur zonder rekening te houden met de pakbondatum of periode.

       • Factuur op basis van verkooporder

         Profit verzamelt de pakbonnen per verkooporder. Bij deelleveringen heb je meerdere pakbonnen, die Profit bij deze optie samen factureert. De factuur komt dan ook pas als alle pakbonnen klaar zijn.

         

       • Factuur per opdrachtnummer/referentie verkooprelatie
       • Niet verzamelen

       Wat de verzamelperiode betreft kun je bij Verzamelperiode orderman. kiezen uit:

       • Standaard

         Als je Verzamelen op factuur aan hebt staan, verzamelt Profit alles wat nog niet gefactureerd is.

       • Dagfactuur 

         Profit verzamelt de pakbonnen van een verkooprelatie per dag op één factuur op basis van de pakbondatum. Een verkooprelatie stuurt bijvoorbeeld 3 verkooporders in op één dag en wil dat alle orders van die dag op één factuur komen.

       • Weekfactuur

         Profit verzamelt de pakbonnen t/m de afgeronde, afgelopen week op basis van de pakbondatum.

         Let op: 

         Profit verzamelt de pakbonnen voor de lopende week dus niet, deze worden pas in de volgende week meegenomen. De week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Factureer je op woensdag dan worden de pakbonnen van maandag, dinsdag en woensdag van de lopende week, niet meegenomen.

         Voorbeeld: 'Verzamelen per week'

         

         Je hebt voor een verkooprelatie pakbonnen aangemaakt. Deze factureert Profit de week erop.

       • Dagfactuur hele week

         Profit verzamelt de pakbonnen per dag op één factuur tot en met de afgeronde, afgelopen week op basis van de pakbondatum.

         Let op: 

         Pakbonnen voor de lopende week factureert Profit niet, deze worden pas in de volgende week meegenomen. De week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Factureer je op woensdag dan factureert Profit de pakbonnen van maandag, dinsdag en woensdag van de lopende week niet.

         Voorbeeld: 'Verzamelen dagfactuur hele week'

         

         Je hebt voor een verkooprelatie op verschillende dagen pakbonnen aangemaakt. Op woensdag 28 juli ga je factureren. Profit maakt facturen per dag. De pakbonnen van maandag 27 juli factureert Profit nog niet.

       Let op:

       De opties bij Verzamelperiode en de opties bij Verzamelmethode staan los van elkaar.

       Vink Verzamelen op factuur aan als Profit de ordermanagement-onderdelen verkooporder, pakbon en factuur moet verzamelen op een factuur - vooralsnog alleen binnen Ordermanagement.

       Verzamelen per project kun je aanvinken als Verzamelen op factuur aan staat. Dit is alleen relevant als je werkt met de integratie van Projecten met Ordermanagement.

       Voorwaarden voor verzamelen op één factuur

       Profit verzamelt niet alle pakbonnen/facturen automatisch op ordermanagement of projectfacturen. Ze worden alleen verzameld als ze identiek zijn op alle belangrijke punten.

       De te verzamelen pakbonnen/facturen moeten identiek zijn voor wat betreft:

       • Verzamelfactuur (bij allemaal aan- of uitgevinkt),
       • Administratie
       • Factureren aan
       • verkooprelatie
       • Creditorder (bij allemaal aan- of uitgevinkt)
       • valuta
       • valutakoers
       • btw-plicht
       • dezelfde instelling bij het veld Inclusief btw;
       • betaalvoorwaarde
       • code centraal factureren (is altijd hetzelfde als je dat niet gebruikt)
       • kortingsschaal
       • % factuurkorting
       • % betalingskorting
       • % kredietbeperking
       • dagboek factuur
       • incasseren (bij allemaal aan- of uitgevinkt)
       • bij gebruik van een G-rekening moet het percentage G-rekening overal gelijk zijn;
       • % loonsom
       • of het bij alle wel, of alle niet om retouren gaat
       • dezelfde instelling bij Factureren aan

       Als het veld Verzamelfactuur in de kop van de (verkooporder- en) pakbon staat, moet dit aan staan.

       Niet verzameld worden (alleen bij bakkerijen):

       • centrale facturen
       • facturen met combinatiekorting
       • EDI-orders.

         Let op: 

         Als je gebruik maakt van EDI-facturering is het niet mogelijk om meerdere pakbonnen op één factuur te verzamelen. De pakbonnen leiden dan altijd één op één tot een factuur. Er wordt in dat geval geen rekening gehouden met de instelling voor het verzamelen van facturen in het verkooprelatieprofiel. Als je hebt aangegeven dat de pakbonnen verzameld moeten worden op één factuur en de oorspronkelijke order is binnengekomen via EDI, worden alleen de pakbonnen die van dezelfde EDI-order afkomstig zijn verzameld op dezelfde factuur.

    3. Vink Verzamelen op factuur aan als Profit de ordermanagement-onderdelen verkooporder, pakbon en factuur moet verzamelen op een factuur - vooralsnog alleen binnen Ordermanagement.
    4. Verzamelen per project kun je aanvinken als Verzamelen op factuur aan staat. Dit is alleen relevant als je werkt met de integratie van Projecten met Ordermanagement.

    Selecteer bij Verstrekking bijlage of en hoe je wilt dat Profit de bijlage van de verkooporder en pakbon bij de factuur verstrekt.

11. Klik op: Volgende.

    Je kunt nu de afwijkende factuurrapporten koppelen.

12. Klik op: Volgende.

    Vervolgens kun je de gewone rapporten zoals voor de verkoopofferte, pakbon, etc. koppelen.

13. Voltooi de wizard. 
14. Klik op: Volgende.
15. Doe hetzelfde voor de facturen.
16. Selecteer eventueel een berichtsjabloon voor het e-mailen van het rapport via de acties E-mailen en Output.
17. Klik op: Voltooien.