Signaal voor starten workflow inrichten

Een gegenereerd signaal kan een eigen workflow starten, zodat de acties naar aanleiding van het signaal direct worden ingepland. Je kunt bijvoorbeeld een signaal genereren als een medewerker in dienst komt. Het signaal start een workflow voor het uitleveren van bedrijfseigendommen.

Let op:

Je kunt alleen eigen workflows koppelen aan een signaal. De meegeleverde Profit-workflows (de workflows met een negatieve code) worden aangestuurd via andere processen en kunnen niet gekoppeld worden aan een signaal.

Voorbeeld: 

Je hebt een workflow waarin de taken staan die verschillende personen in de organisatie moeten uitvoeren als een nieuwe medewerker in dienst komt. Je hebt het signaal 'Nieuwe medewerker' aan deze workflow gekoppeld. Dit signaal wordt een aantal dagen voor de indienstdatum gegenereerd en de bijbehorende workflow wordt gestart.

Inhoud
Workflow toevoegen

Je voegt de workflow toe die je via het signaal wilt starten. Ook bij een workflow die door een signaal gestart wordt heb je altijd een kenmerkcombinatie nodig. Dit mag ook een lege kenmerkcombinatie zijn, dus een kenmerkcombinatie zonder kenmerken.

Zie verder:

Signaal o.b.v. workflow toevoegen

Je voegt het signaal toe waarmee je de workflow wilt starten.

Bij een signaal op datum kun je drie teksten vastleggen, namelijk een tekst die voor, tijdens of na de gebeurtenis wordt getoond. In de workflow wordt alleen de tekst tijdens de gebeurtenis gebruikt.

Signaal toevoegen:

In dit voorbeeld voeg je een signaal toe voor de indiensttreding van een nieuwe medewerker.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie.
  2. Klik op: Nieuw. 
  3. Baseer het signaal op een gegevensverzameling.
  4. Selecteer gegevensverzameling Medewerkers (incl autorisatie).
  5. Klik op: Volgende. 
  6. Vul de omschrijving in.
  7. Klik op: Volgende.
  8. Klik op: Aanpassen.
  9. Voeg het veld Datum in dienst toe:
  10. Bij een signaal voor een bepaalde bestemming moet je het juiste veld aan de gegevensverzameling toevoegen. Bij een medewerker is dit het nummer van de persoon. Als je niet het juiste veld gebruikt, kan de volgende melding optreden bij het uitvoeren van het signaal: De ingevulde waarde voor veld 'Organisatie/ persoon' bestaat niet.

  11. Klik op: Voltooien.
  12. Signaalverloop instellen:
    1. Selecteer Signaal gebaseerd op datum bij Type signaal.
    2. Neem onderstaande gegevens over:

    3. Klik op: Volgende. 
    4. Bepaal de Vergelijkingswaarde.

      In dit voorbeeld selecteer je Medewerker.

    5. Klik op: Volgende. 
  13. Signaaltekst invullen:

    In de workflow wordt alleen de tekst tijdens de gebeurtenis gebruikt.

    1. Klik op: Nieuw. 
    2. Selecteer Nederlands.
    3. Klik op: Volgende. 
    4. Vul de signaaltekst in.

  14. Klik op: Volgende. 
  15. Bestemming vastleggen:
    1. Klik op: Nieuw.
    2. Selecteer Workflow in Soort bestemming.
    3. Selecteer het dossieritem in Type dossieritem.
    4. Klik op: Koppelen.

    5. Selecteer de actie die je wilt starten vanuit het signaal.

      Je ziet nu de velden die beschikbaar zijn bij het geselecteerde dossieritemtype. Deze lijst die je hier ziet, kan bestaan o.a. uit de algemene velden (Verantwoordelijke, Prioriteit, etc.) en Dossierbestemmingen (Verkooprelatie, Organisatie, Persoon, etc.).

      Het veld Omschrijving staat hier niet bij. De omschrijving van het dossieritem wordt gevuld met de signaaltekst die tijdens het gegenereerde signaal geldt.

      Als je de workflow wilt starten via kenmerken in plaats van alleen via het type dossieritem, moet je die ook mogelijk maken in het dossieritemtype en hier instellen.

  16. Stel de waarden in die na het genereren van het signaal in het dossieritem voor de workflow moeten worden gebruikt.
  17. Als je een hoofdbestemming wilt koppelen, moet je dit aangeven.
    • Bij een medewerker bijvoorbeeld, moet het veld Betreft medewerker aangevinkt worden.

    • Koppel de code van de persoon (uit Profit CRM) aan het veld Organisatie/persoon. Het te koppelen veld moet in de gegevensverzameling aanwezig zijn.

    Let op:

    Als de workflow alleen op grond van een type dossieritem start, dan hoef je geen velden in te stellen.

Profiel koppelen voor nieuw dossieritem:

Je kunt naast het selecteren van een type dossieritem ook een aanmaakprofiel van een vrij type dossieritem selecteren (niet verplicht). Dit biedt de volgende mogelijkheden:

  • Het aanmaakprofiel met bijbehorende aanpassen- en tonenpagina worden gebruikt.
  • Als aan het aanmaakprofiel ook een beoordeelprofiel is gekoppeld, dan zal dit ook worden toegepast.
  • Als aan het aanmaakprofiel een document (van de DocumentGenerator) gekoppeld is, dan zal dit document automatisch worden gegenereerd.

    Let op:

    De veldinstellingen van het aanmaakprofiel worden niet toegepast.

Stappen:

  1. Open de signaalbestemming.
  2. Klik op Koppelen.
  3. Ga naar het tabblad Profiel.
  4. Selecteer eventueel een aanmaakprofiel.

Vaste waarde instellen bij veld in het dossieritem:

Als je de workflow start op basis van kenmerken dan moet je die kenmerken hier vastleggen. Je moet dan de benodigde kenmerken toevoegen, toestaan in het dossieritemtype en koppelen in de kenmerkcombinatie.

Voer deze stappen uit voor alle relevante kenmerken:

  1. Open de eigenschappen van het kenmerk.
  2. Selecteer Vaste waarde bij Soort koppeling.
  3. Selecteer de kenmerkwaarde die bij de workflow hoort.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Signaalveld koppelen aan veld in het dossieritem:

Koppel eventueel een signaalveld aan een veld in het toe te voegen dossieritem. Je kunt bijvoorbeeld een peildatum gebruiken als begindatum in het dossieritem en als datum in dienst. Je krijgt bij het koppelen alle velden in de gegevensverzameling van het signaal van hetzelfde type.

  1. Open de eigenschappen van het veld.
  2. Selecteer Signaalveld bij Soort koppeling.
  3. Selecteer het veld in Signaalveld.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.