thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Sales Automation inrichten

Met Sales Automation legt je, via forecasts, verwachtingen vast van toekomstige verkopen en daardoor ook van de omzet.

De inrichting van Sales Automation bestaat uit het vullen van waarden in de volgende vrije tabellen:

  • Forecastgroep: hiermee kun je de forecasts in verschillende groepen verdelen. Je kunt ze bijvoorbeeld opdelen op basis van omzetgrootte, branche/sector, productfamilie, etc. Je kunt eenvoudig filteren op deze tabel zodat je bijvoorbeeld snel een specifieke verkoopactie naar de juiste groep kunt mailen.
  • Forecaststatus: hiermee geef je de verschillende stadia aan die een forecast kan doorlopen. Naast deze stadia kun je het Forecastresultaat vastleggen. Hiermee geef je aan of de forecast nog loopt, of al is beëindigd (met positief of negatief resultaat).
  • Concurrent: door de concurren(ten) bij forecasts vast te leggen krijg je inzicht in welke orders zij scoren, zodat je hier je strategie op kunt aanpassen.

Je voegt in deze vrije tabellen je eigen gegevens toe. Per vrije tabel bepaal je of gebruikers, tijdens het onderhouden van forecasts, de vrije tabel verder mogen uitbreiden.

Inhoud

Forecast autoriseren

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de te autoriseren groep.
  4. Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
    • CRM / Sales Automation / Forecast
    • CRM / Sales Automation / Forecasthistorie
    • CRM / Sales Automation / Inrichting / Forecaststatus (vanaf Profit 15)
  6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  7. Ga naar: CRM / Sales Automation / Forecast.
  8. Autoriseer de acties:

    CRM_Forecast autoriseren (10)

  9. Autoriseer de tabbladen:

    CRM_Forecast autoriseren (20)

  10. Sluit de Autorisatie tool.
  11. Klik op Ja bij de melding..

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

InSite inrichten

Je kunt forecasts aanmaken en raadplegen via InSite. Via de pagina Mijn forecasts kan een medewerker alleen forecasts zien waarvoor hij zelf verantwoordelijk is. Ook kun je een overzichtpagina met alle forecasts toevoegen.

Functionaliteit activeren:

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

  • Forecasts

Type pagina activeren

Vrije tabellen Forecastgroep en Concurrent vullen

Je voegt in deze vrije tabellen je eigen gegevens toe. Per vrije tabel bepaal je of gebruikers, tijdens het onderhouden van forecasts, de vrije tabel verder mogen uitbreiden.

Met Profit worden diverse vrije tabellen meegeleverd. Deze tabellen zijn al (gedeeltelijk) gevuld, maar je kunt zelf extra waarden aan deze tabellen toevoegen.

Voor dit onderdeel onderhoud je de volgende vrije tabel(len):

  • Forecastgroep

    Indeling van forecasts in groepen, bijvoorbeeld op basis van omzetgrootte, branche/sector, productfamilie, etc. Je kunt eenvoudig filteren op deze tabel zodat je bijvoorbeeld snel een specifieke verkoopactie naar de juiste groep kunt mailen.

  • Concurrent

    Door de concurren(ten) bij de forecasts vast te leggen krijg je inzicht in welke orders zij scoren, zodat je hier de strategie op kunt aanpassen.

 Vrije tabellen aanvullen

Forecaststatus vastleggen

De forecaststatus geeft aan in welk stadium een forecast zich bevindt, bijvoorbeeld Begin traject, Offerte uitgebracht, Akkoord volgt deze maand, etc.

Forecaststatus vastleggen (t/m Profit 14):

Je legt de de statussen vast in de vrije tabel forecaststatus.

Vrije tabellen aanvullen

Forecaststatus vastleggen (vanaf Profit 15):

Nieuw in Profit 15

Je legt de forecaststatus vast via CRM / Sales Automation / Inrichting / Forecaststatus (vergeet niet deze functie te autoriseren). De vrije tabel Forecaststatus wordt niet meer gebruikt en is hernoemd naar Forecaststatus (oud). De statussen van Profit 14 zijn geconverteerd naar Profit 15, maar je moet per status nog wel de scoringskans invullen.

  • Een forecaststatus heeft nu een vast scoringspercentage. Als je de status selecteert in een forecast, dan neemt Profit het percentage over en wordt het verwacht bedrag automatisch berekend.

    Het is mogelijk om het scoringspercentage leeg te laten. Dan kun je in een forecast na het selecteren van de status ook nog een scoringskans invullen.

  • Je kunt een kleur en een volgnummer opgeven voor het tonen en wijzigen van de forecaststatus in InSite.

Contactmoment op forecast inrichten

In InSite kun je via de eigenschappen van een forecast snel een contactmoment vastleggen. Het contactmoment komt in een workflow, zodat dit automatisch kan worden opgevolgd.

Nieuw in Profit 15

Een nieuw contactmoment wordt aangemaakt op basis van het aanmaakprofiel en beoordeeld op basis van het beoordelingsprofiel.

Workflow inrichten:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open het type dossieritem Contactmoment forecast (Profit) en richt de workflow in.

Profiel inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. In het aanmaakprofiel voor contactmoment forecast koppel je de workflow en het beoordelingsprofiel. Richt ook de contexten in, hiermee bepaal je welke velden beschikbaar zijn bij het aanmaken van een nieuw contactmoment in InSite.
  3. In het beoordelingsprofiel voor contactmoment forecast richt je de contexten in. Bepaal ook of het dossieritem tijdens het beoodelen gewijzigd mag worden.

Signaal inrichten:

Het signaal Contactmoment forecast (Profit) wordt meegeleverd. Hiermee kun je bijvoorbeeld een signaal genereren als er niet tijdig actie wordt ondernomen naar aanleiding van een forecast. Dit signaal wordt geblokkeerd uitgeleverd. Maak een kopie van het signaal en richt dit in, als je dit wilt gebruiken.

Brongegeven Forecast vastleggen

Je kunt brongegevens toevoegen zodat je bijvoorbeeld weet waardoor een verkooprelatie contact met je heeft opgenomen.

Bij het toevoegen van een forecast kun je het brongegeven invullen. Als blijkt dat veel verkooprelaties contact opnemen nadat zij een reclame zagen dan kun je besluiten deze reclame nog een keer uit te zenden!

Brongegevens Forecast vastleggen

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Brongegevens.
  2. Voeg de brongegevens toe.

Offerte op forecast inrichten

Je kunt een offerte opstellen op basis van de voorcalculatie bij een forecast en deze beoordelen en verstrekken via een workflow. Zie verder Offerte op Forecast in InSite.

Nieuw in Profit 15

Type pagina activeren:

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

  • Offertes

Type pagina activeren

Autorisatie:

Gebruikers/contactpersonen moeten geautoriseerd zijn voor de volgende functionaliteiten.

  • Offertes (InSite)
  • Offertedocument (OutSite)

Workflow inrichten:

Via de workflow kun je de offerte intern beoordelen en dan naar de klant sturen. Dit laatste kan op twee manieren:

  • De workflow gaat naar de contactpersoon naar de klant. De klant moet hiervoor toegang hebben tot de OutSite-portal van je organisatie. De klant kan de offerte digitaal ondertekenen en weer terugzetten. Deze oplossing is geïmplementeerd in de meegeleverde workflow.
  • Je stuurt de klant een e-mailbericht met het offertedocument/-rapport. Deze oplossing is niet geïmplementeerd in de meegeleverde workflow.
  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open het type dossieritem Offerte (Profit).
  3. Richt de workflow in. Je kunt de standaardworkflow niet wijzigen, wel kun je deze kopiëren en de kopie aanpassen.

Speciale acties:

  • Voorcalculatie definitief maken (niet bij de activering Bouw)
  • Wijzigen resultaat forecast:
  • De gebruiker kan de forecast afsluiten met resultaat, reden en datum.

Boekingslay-out instellen:

De boekingslay-out Offerte InSite (Profit) wordt standaard meegeleverd. Je kunt deze kopiëren en aanpassen.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Maak een kopie van de boekingslay-out Offerte InSite (Profit).
  3. Richt de boekingslay-out in.
  4. Ga naar het tabblad Algemene instellingen.
    • Offertedocument

      Bepaal of je document aanmaakt op basis van een document of rapport.

    • Workflow

      Selecteer de workflow die je wilt gebruiken voor het beoordelen en verstrekken van de opgestelde offerte.

  5. Door het kopiëren van de boekingslay-out ontstaan twee nieuwe InSite-pagina's die je moet autoriseren, namelijk [naam] Forecast en [naam] Voorcalculatie.

    Voorbeeld:

    Je hebt de boekingslay-out Offerte EnYoi toegevoegd.

    Hierdoor ontstaan de InSite-pagina's Offerte EnYoi Forecast en Offerte EnYoi Voorcalculatie.

  6. Na het kopiëren van de boekingslay-out moet je de bijbehorende InSite-pagina ook koppelen op de Tonen-pagina van een forecast, aan de knop Opstellen offerte (of voeg deze knop toe).

Rapport of document inrichten:

In de boekingslay-out heb je bepaald of je een document of rapport wilt gebruiken.

  • Je kunt het document Document Dossier offerte (Profit) kopiëren en de kopie aanpassen via Algemeen / Uitvoer / Beheer / Document.
  • Rapport Voorcalculatie - Offerte (Profit)

Zie ook

Process

Sales automation

Work area

CRM