Sales Automation inrichten

Met Sales Automation legt je, via forecasts, verwachtingen vast van toekomstige verkopen en daardoor ook van de omzet. Ook kun je snel een offerte uitbrengen op basis van een voorcalculatie.

Lees ook de toelichting bij sales automation gebruiken.

Inhoud

Forecast autoriseren

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de te autoriseren groep.
  4. Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
    • CRM / Sales Automation / Forecast
    • CRM / Sales Automation / Forecasthistorie
    • CRM / Sales Automation / Inrichting / Forecaststatus
  6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  7. Zoek op 'forecast' en autoriseer de tabbladen en acties.

InSite inrichten

Je kunt forecasts aanmaken en raadplegen via InSite. Via de pagina Mijn forecasts kan een medewerker alleen forecasts zien waarvoor hij zelf verantwoordelijk is. Ook kun je een overzichtpagina met alle forecasts toevoegen.

Type pagina activeren:

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

  • Forecasts

Type pagina activeren

Vrije tabellen Forecastgroep en Concurrent vullen

Je voegt in deze vrije tabellen je eigen gegevens toe. Per vrije tabel bepaal je of gebruikers, tijdens het onderhouden van forecasts, de vrije tabel verder mogen uitbreiden.

Met Profit worden diverse vrije tabellen meegeleverd. Deze tabellen zijn al (gedeeltelijk) gevuld, maar je kunt zelf extra waarden aan deze tabellen toevoegen.

Voor dit onderdeel onderhoud je de volgende vrije tabel(len):

  • Forecastgroep

    Indeling van forecasts in groepen, bijvoorbeeld op basis van omzetgrootte, branche/sector, productfamilie, etc. Je kunt eenvoudig filteren op deze tabel zodat je bijvoorbeeld snel een specifieke verkoopactie naar de juiste groep kunt mailen.

  • Concurrent

    Door de concurren(ten) bij de forecasts vast te leggen krijg je inzicht in welke orders zij scoren, zodat je hier de strategie op kunt aanpassen.

 Vrije tabellen aanvullen

Forecaststatus vastleggen

De forecaststatus geeft aan in welk stadium een forecast zich bevindt, bijvoorbeeld Begin traject, Offerte uitgebracht, Akkoord volgt deze maand, etc.

Forecaststatus vastleggen

Je legt de forecaststatus vast via CRM / Sales Automation / Inrichting / Forecaststatus (vergeet niet deze functie te autoriseren). De vrije tabel Forecaststatus wordt niet meer gebruikt

  • Een forecaststatus heeft een vast scoringspercentage. Als je de status selecteert in een forecast, dan neemt Profit het percentage over en wordt het verwacht bedrag automatisch berekend.

    Het is mogelijk om het scoringspercentage leeg te laten. Dan kun je in een forecast na het selecteren van de status ook nog een scoringskans invullen.

  • Je kunt een kleur en een volgnummer opgeven voor het tonen en wijzigen van de forecaststatus in InSite.

Contactmoment op forecast inrichten

In InSite kun je via de eigenschappen van een forecast snel een contactmoment vastleggen. Het contactmoment komt in een workflow, zodat dit automatisch kan worden opgevolgd.

Een nieuw contactmoment wordt aangemaakt op basis van het aanmaakprofiel en beoordeeld op basis van het beoordelingsprofiel.

Workflow inrichten:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open het type dossieritem Contactmoment forecast (Profit) en richt de workflow in.

    Let op:

    Neem de speciale actie Registreren contactmoment forecast op in de workflow. Pas als een gebruiker bij een contactmoment-dossieritem deze actie heeft uitgevoerd, wordt het contactmoment geregistreerd en komt dit in beeld bij signalen en op rapporten en analyses.

Profiel inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. In het aanmaakprofiel voor contactmoment forecast koppel je de workflow en het beoordelingsprofiel. Richt ook de contexten in, hiermee bepaal je welke velden beschikbaar zijn bij het aanmaken van een nieuw contactmoment in InSite.
  3. In het beoordelingsprofiel voor contactmoment forecast richt je de contexten in. Bepaal ook of het dossieritem tijdens het beoordelen gewijzigd mag worden.

Signaal inrichten:

Het signaal Contactmoment forecast (Profit) wordt meegeleverd. Hiermee kun je bijvoorbeeld een signaal genereren als er niet tijdig actie wordt ondernomen naar aanleiding van een forecast. Dit signaal wordt geblokkeerd uitgeleverd. Maak een kopie van het signaal en richt dit in, als je dit wilt gebruiken.

Dossieritem vastleggen bij een forecast

Behalve contactmomenten kun je ook andere dossieritems vastleggen bij een forecast, zoals ingescande stukken en notities.

Een dossieritem is altijd gebaseerd op een type dossieritem. Bij het type dossieritem moet Verkooprelatie + forecast ingesteld zijn als bestemming. Zo niet, dan kun je het type dossieritem niet gebruiken bij forecasts.

Signalen inrichten

Je kunt signalen inrichten op contactmoment en op andere aspecten van forecasts. Gebruik de meegeleverde signalen als basis, dan kun je snel aan de slag.

Brongegeven Forecast vastleggen

Het brongegeven is de aanleiding waardoor je met de klant in contact bent gekomen, zoals reclame in print media, reclame via internet, sponsorschap, cold calling, etc. Door de bron vast te leggen bij een forecast, kun je kijken welke promotieactiviteiten het meest effectief zijn.

Brongegevens Forecast vastleggen

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Brongegevens.
  2. Voeg de brongegevens toe.

Offerte op forecast inrichten

Zie verder Offerte op Forecast in InSite.

Type pagina activeren:

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

  • Offertes

Type pagina activeren

Autorisatie:

Gebruikers/contactpersonen moeten geautoriseerd zijn voor de volgende functionaliteiten.

  • Offerte (InSite)
  • Offertedocument (OutSite)

Workflow inrichten:

Via de workflow kun je de offerte intern beoordelen en dan naar de klant sturen. Dit laatste kan op twee manieren:

  • De workflow gaat naar de contactpersoon naar de klant. De klant moet hiervoor toegang hebben tot de OutSite-portal van je organisatie. De klant kan de offerte digitaal ondertekenen en weer terugzetten. Deze oplossing is geïmplementeerd in de meegeleverde workflow.
  • Je stuurt de klant een e-mailbericht met het offertedocument/-rapport. Deze oplossing is niet geïmplementeerd in de meegeleverde workflow.
  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open het type dossieritem Offerte (Profit).
  3. Richt de workflow in. Je kunt de standaardworkflow niet wijzigen, wel kun je deze kopiëren en de kopie aanpassen.

Speciale acties:

  • Voorcalculatie definitief maken (niet bij de activering Bouw)
  • Wijzigen resultaat forecast:
  • De gebruiker kan de forecast afsluiten met resultaat, reden en datum.

InSite-pagina Forecast aanpassen:

Er zijn drie acties beschikbaar op de pagina. Als deze acties niet op de pagina staan, voeg je deze toe:

  • Aanmaken voorcalculatie, deze moet verwijzen naar Selecteren boekingslay-out voorcalculatie forecast.
  • Opstellen offerte, deze moet verwijzen naar Offerte InSite (Profit) Forecast.
  • Aanmaken contactmoment, deze moet verwijzen naar Aanmaken contactmoment forecast.

Een makkelijke manier om deze acties in beeld te krijgen is teruggaan naar de AFAS-versie van de pagina.

Boekingslay-out instellen:

De boekingslay-out Offerte InSite (Profit) wordt standaard meegeleverd. Je kunt deze kopiëren en aanpassen.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Maak een kopie van de boekingslay-out Offerte InSite (Profit).
  3. Richt de boekingslay-out in.
  4. Ga naar het tabblad Algemene instellingen.
    • Offertedocument

      Bepaal of je document aanmaakt op basis van een document of rapport.

    • Workflow

      Selecteer de workflow die je wilt gebruiken voor het beoordelen en verstrekken van de opgestelde offerte.

  5. Door het kopiëren van de boekingslay-out ontstaan twee nieuwe InSite-pagina's die je moet autoriseren, namelijk [naam] Forecast en [naam] Voorcalculatie.

    Voorbeeld:

    Je hebt de boekingslay-out Offerte EnYoi toegevoegd.

    Hierdoor ontstaan de InSite-pagina's Offerte EnYoi Forecast en Offerte EnYoi Voorcalculatie.

  6. Na het kopiëren van de boekingslay-out moet je de bijbehorende InSite-pagina ook koppelen op de Tonen-pagina van een forecast, aan de knop Opstellen offerte (of voeg deze knop toe).

Rapport of document inrichten:

In de boekingslay-out heb je bepaald of je een document of rapport wilt gebruiken.

  • Je kunt het document Document Dossier offerte (Profit) kopiëren en de kopie aanpassen via Algemeen / Uitvoer / Beheer / Document.
  • Rapport Voorcalculatie - Offerte (Profit)

Zie ook