Stappenplan: Overstappen huidige naar nieuwe Rabobankkoppeling (API-koppeling voor bankrekening klant)

Je gebruikt dit stappenplan als je, bijvoorbeeld als accountant, de Rabobankrekeningen van jouw klanten wilt koppelen met de Rabo BoekhoudKoppeling (API-koppeling). Je activeert de bankkoppeling in Profit zodat je een link naar een webadres krijgt. Dit webadres verstuur je in een e-mail aan je klant, zodat je klant met dit webadres de bankkoppeling bij de Rabobank kan aanmelden.

Als je Rabobankrekeningen van jouw organisatie wilt koppelen volg dan dit stappenplan.

Volg onderstaande voorbereiding en stap 1 t/m 4 om de bankkoppeling te activeren en controleren.

Let op:

Op de site van de Rabobank vind je de volgende informatie: Als je via je boekhoudpakket toestemming hebt gegeven voor de diensten van Rabo BoekhoudKoppeling, kun je niet direct batches ondertekenen. Het duurt 1 tot 2 werkdagen voordat het nieuwe scherm zichtbaar is.

Voorbereiding

• Ben je geautoriseerd om de koppeling te maken

  Je kunt een koppeling maken als je binnen Rabo Business Banking Professional de rol 'Eigenaar' hebt met een eigenaarspas of de rol 'BeheerderPlus' hebt met autorisatie om rekeningen voor Rabo BoekhoudKoppeling te koppelen. Zie ook de site van de Rabobank.

• De betreffende persoon die het activeringsproces doorloopt moet voldoende rechten in inzage transacties en saldo hebben. Dit kun je controleren.

  Je logt in in de bankportal met de overeenkomst/bankpas waarmee de bankkoppelingen zijn geactiveerd.

  1. Ga naar Profiel, dan naar Gebruikersautorisaties.
  2. Autorisaties.
  3. Klik hier door naar de autorisatie-instellingen van de gebruiker die de bankkoppeling heeft ondertekend.

     Je hebt hier de algemene instellingen en instellingen per rekening.

  4. Ga naar instellingen per rekening.
  5. Zorg dat Transacties inzien en Saldo inzien aangevinkt zijn bij Inzage.
  6. Zorg dat de Autorisatie wordt bijgewerkt in de bankportal.

     

• Controleer alle Rabobankrekeningen van de klant die moeten worden gekoppeld aan deze nieuwe Rabobankkoppeling. Deze moeten volledig in Profit zijn ingericht, hierbij moet de bankrekening zijn vastgelegd en gekoppeld aan het dagboek bank.
• Controleer voordat je de nieuwe koppeling activeert of het bankafschrift van de voorgaande dag goed en volledig is ingelezen. Op de dag dat je de koppeling activeert synchroniseert Profit vanaf 00:00 uur via de nieuwe koppeling en niet meer via BIS.
• Controleer het berichtsjabloon Bericht bankactivatie via Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.

  Let op:

  Zorg ervoor dat je niets wijzigt aan de oude bankkoppeling. Instellingen zullen zelf door AFAS bij de uitfasering van de BIS koppeling uitgezet worden.

Meerdere omgevingen (hoofd-/subomgevingen)

• Werk je met meerdere omgevingen dan staat in de eigenschappen van het communicatieprofiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling) (RBI) in het veld Communicatieomgeving [Instelling van omgevingseigenschappen gebruiken]. Wil je hier van afwijken en een losse omgeving (hoofdomgeving), dan zet je de Communicatieomgeving op [Huidige omgeving].
• Werk je al met hoofd-/subomgevingen dan kun je ook met hoofd-/subomgevingen gaan werken voor de bankkoppeling en moet je het volgende instellen:
  1. Open de hoofdomgeving.
  2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
  3. Open het profiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling).
  4. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  5. Zet Communicatieomgeving op [Huidige omgeving].
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.
  7. Open vervolgens de subomgeving.
  8. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
  9. Open het profiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling).
  10. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  11. Zet Communicatieomgeving op de betreffende hoofdomgeving.
  12. Klik op: Opslaan en sluiten.
  13. Doe stap g t/m l voor elke subomgeving.
• Zorg dat de bankrekening(en) in de juiste omgeving zijn vastgelegd en gekoppeld aan het dagboek bank.

  Lees hier meer over de stappen voor het werken met hoofd/subomgevingen.

  Aandachtspunten bij het stappenplan voor hoofd/subomgevingen

  • Doorloop het activatieproces. Na het doorlopen kies je voor Verzenden en ontvangen bij Algemeen / Communicatieservice. Dat mag in de hoofdomgeving maar mag ook in de subomgeving. Zie stap 3.
  • In de hoofdomgeving is een bericht gekomen met bericht subtype Bankrekeningen. In de kolom Omgevingnaam staat de subomgeving, dit betekent dat het bericht in de subomgeving is verwerkt. Bij de bankrekeningen in de subomgeving kan je zien dat de bankintegratie is geactiveerd.
  • In de hoofdomgeving staan bij communicatieprofiel RBII (voor de Rabobank) en KNA (voor de Knab) op tabblad Bankrekeningen de bankrekeningnummers. Daar kan je zien dat de bankrekeningen zijn gekoppeld aan de subomgeving.

  Voorbeeld scenario voor hoofd/subomgevingen

  Als je hoofdomgeving C is en de transacties voor rekening 1 moeten in omgeving A komen en de transacties voor rekening 2 moeten in omgeving B komen:

  • Zorg ervoor dat in omgeving A in de weergave Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening bankrekening 1 bestaat (en gekoppeld aan een dagboek), maar zorg er ook voor dat bankrekening 2 NIET bestaat in omgeving A.
  • Zorg ervoor dat in omgeving B in de weergave Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening bankrekening 2 bestaat (en gekoppeld aan een dagboek) maar zorg er ook voor dat bankrekening 1 NIET bestaat in omgeving B.
  • Ga naar omgeving A.
  • Doorloop het activatieproces. Kies bij de Rabobank zowel rekening 1 als rekening 2.
  • Kies Verzenden en ontvangen (maakt niet uit in welke omgeving).
  • Ga naar tabblad Bankrekeningen in de hoofdomgeving van het communicatieprofiel.
  • Zowel bankrekening 1 als bankrekening 2 staan nu gekoppeld aan omgeving A. Koppel bij bankrekening 2 omgeving B.
  • Ga naar omgeving B.
  • Doorloop het activatieproces opnieuw. Kies bij de Rabobank zowel rekening 1 als rekening 2.
  • Kies Verzenden en ontvangen (maakt niet uit in welke omgeving).

Stap 1: Rabobankkoppeling in AFAS Profit activeren (stap voor accountant)

Je activeert de bankkoppeling in Profit zodat je een link naar een webadres (URL) krijgt. Dit webadres verstuur je in een e-mail aan je klant via onderstaande stappen.

Als je werkt met hoofd-/subomgevingen dan activeer je de koppeling vanuit de omgeving waar de bankrekening(en) toebehoren. Je genereert per omgeving, per bankpas (overeenkomst) 1 URL voor alle bankrekeningen. LET OP! De URL link kan je maar 1 keer gebruiken.

Nadat je de Rabobankkoppeling hebt vastgelegd kun je bankrekeningen hieraan toevoegen of ontkoppelen. Voor toevoegen volg je dezelfde stappen als bij het activeren van de bankkoppeling, waarbij je de gewenste rekeningen aanvinkt. Ontkoppelen ofwel stopzetten kan alleen via de website van de bank.

Stap 1: Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling) in Profit in omgeving van de klant activeren:

1. Start Profit.
2. Open de juiste klantomgeving.

   Heb je een klantomgeving in Small Business raadpleeg het stappenplan in de Small Business Help voor de juiste menupaden.

3. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening.
4. Klik op: Acties / Bankintegratie activeren.
5. Selecteer Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling) bij Type.
6. Klik op: Volgende.

   

   Bij Webadres pagina zie je het webadres (URL) om de koppeling met de Rabobank te maken. Dit webadres leidt je naar een pagina van AFAS Online Bankintegratie. Dit webadres kun je in je webbrowser ingeven of in een e-mail laten versturen.

   In dit geval wil je het webadres in een e-mail naar je klant versturen.

7. Wijzig het veld E-mail verzenden in E-mail versturen aan persoon of contactpersoon of E-mail versturen aan zelf op te geven e-mailadres.
8. Selecteer bij Berichtsjabloon het berichtsjabloon van het type Bericht bank activatie.
9. Vul vervolgens de benodigde velden in.
10. Klik op: Voltooien.

    Profit stuurt een e-mail naar het opgegeven e-mailadres als je dit hebt ingesteld. Het webadres voor de activering is 168 uur (7 dagen) geldig. Activeer de bankkoppeling binnen deze tijd. Mocht je te lang hebben gewacht om het webadres te bezoeken, dan is dat geen probleem: start eenvoudig de activering opnieuw vanuit Profit en doorloop bovenstaande stappen nog een keer.

Stap 2: Rabobankkoppeling aanmelden bij de bank (stap voor klant)

De klant meldt de bankkoppeling aan bij de Rabobank met het webadres (URL) van AFAS Online.

Klik hier voor de specifieke helppagina voor je klant, waarnaar je kunt verwijzen.

Stap 2: Bankkoppeling aanmelden bij de bank via het webadres van AFAS Online (door klant van Accountant):

1. Open de e-mail en klik op de hyperlink om het webadres te openen. Bijvoorbeeld:

   

2. Via het webadres kom je op de pagina AFAS Online Bankintegratie voor de koppeling met je Rabobank-account.

   

   Vanaf deze pagina log je in bij je bank om de AFAS Online omgeving te koppelen. Bij een succesvolle koppeling kan de AFAS Online omgeving de rekeninginformatie ophalen bij één of meerdere rekeningnummers. Hier kun je altijd weer de koppeling ongedaan maken, AFAS Online haalt dan geen informatie meer op van jouw bankrekeningen.

3. Klik op: Koppelen.

   De inlogpagina van de Rabobank opent.

4. Log in bij de Rabobank op de gebruikelijke wijze, met de Rabo Scanner, Reader of mobiele telefoon. Volg de stappen om AFAS Online toegang te geven, geef aan welke bankrekeningen je wilt koppelen en signeer deze instellingen.

   

5. Vink de bankrekening(en) aan die je wil activeren voor de Rabobank API-koppeling.

   Als je al actieve bankkoppelingen hebt dan blijven deze bestaan en worden deze bankrekening(en) erbij toegevoegd.

6. Klik op Volgende, signeer deze instellingen met je Rabo Scanner en klik op Ondertekenen.
7. Je komt terug op AFAS Online portal.

   Bij het succesvol koppelen van de rekeningen in het Rabobank-account, toont de pagina dat het gelukt is.

   

8. Sluit dit scherm.

Hiermee heb je als klant je Rabobankrekeningen gekoppeld. Hierna moet de accountant nog stap 3 en 4 uitvoeren.

Stap 3: Rabobankkoppeling in communicatieprofiel bijwerken en controleren (stap voor accountant)

Voor het ontvangen van de banktransacties (bankafschriften) via de bankkoppeling met de Rabobank wordt een communicatieprofiel gebruikt. Met Verzenden en ontvangen haal je in dit profiel het token met de bevestiging op van de bankportal in Profit en je controleert de gegevens.

Standaard worden alle transacties van alle bankrekeningen van de bankkoppeling naar de omgeving gestuurd waar je de koppeling hebt geactiveerd. Via het communicatieprofiel in de hoofdomgeving kun je bij de betreffende bankrekeningen de omgeving wijzigen, zodat de transacties in de goede omgeving terecht komen. Heb je bankrekeningen in meerdere omgevingen voor deze Rabobank-account (per deelnemersnummer), richt dit dan meteen juist in in het communicatieprofiel.

Meer informatie over de communicatie via de communicatieservice voor de bankkoppeling, lees je hier.

Stap 3: Bankkoppeling in communicatieprofiel bijwerken en gegevens controleren:

1. Open de communicatie-omgeving. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatie-omgeving in, niet per subomgeving.

   Voor deze stap open je de hoofdomgeving als je met hoofd- en subomgevingen werkt. Werk je met één omgeving dan is dit je hoofdomgeving.

2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
3. Selecteer het profiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling).
4. Klik op de actie: Verzenden en ontvangen.

   

5. Klik op Ja om te bevestigen en het bericht voor dit profiel te ontvangen.

   De bankrekeningen zijn bijgewerkt.

6. Klik op OK bij de melding.
7. Open het profiel.
8. Ga naar het tabblad: Algemeen.

   Bij Communicatieomgeving staat standaard op huidige omgeving, [Instelling van omgevingseigenschappen gebruiken].

   Dit kun je wijzigen als je met hoofd-/subomgeving werkt. De hoofdomgeving zet je op 'Huidige omgeving' en in de sub omgevingen verwijs je naar de hoofdomgeving.

9. Ga naar het tabblad: Bankrekeningen.

   Deze weergave toont de bankrekening(en) en de omgeving waarin de transacties worden opgehaald. De rekeningafschriften worden standaard ingelezen in de huidige omgeving (communicatie-omgeving).

10. Controleer of bij de bankrekening de juiste omgeving staat ingesteld voor het inlezen van de transacties.
11. Dubbelklik op de bankrekening als je de omgeving wilt wijzigen of het bankrekeningnummer wilt blokkeren.

    Van een geblokkeerde rekening worden geen transacties opgehaald.

12. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Na het succesvol ophalen van de gegevens bij het communicatieprofiel is de koppeling actief en zal vanaf dat moment de transacties ophalen. Controleer met de volgende stap eerst nog in de eigenschappen van de bankrekening of de bankkoppeling goed is toegevoegd.

Stap 4: Rabobankkoppeling in bankrekening controleren (stap voor accountant)

Je controleert of de bankkoppeling is geactiveerd in de eigenschappen van de bankrekening.

Let op:

Als je de bankintegratie hebt geactiveerd, zullen alleen nieuwe bankafschriften worden ingelezen. Bestaande bankafschriften worden niet ingelezen en zul je handmatig moeten toevoegen.

Stap 4: Bankkoppeling in bankrekening controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening.
2. Open de eigenschappen van het bankrekeningnummer.
3. Ga naar het tabblad: Bankintegratie.
4. Open de weergave:
   • Bank/valuta-koppeling

     Deze weergave toont bankrekening(en) met een BIS-koppeling (ABN AMRO of ING).

   • Bankintegratie

     Deze weergave toont de bankrekening(en) met een API-koppeling.

     Als je een nieuwe bankkoppeling hebt geactiveerd én de eerste banktransacties hebt ingelezen moet hier het vinkje bij Bankafschrift inlezen AAN staan.

   Let op:

   Na het succesvol koppelen worden de vinkjes in de weergaven pas geüpdatet, nadat je de actie Verzenden en ontvangen hebt uitgevoerd en de eerste banktransacties hebt ingelezen, of de actieknop Ophalen transacties in Financieel / Boeken / Bankafschrift hebt uitgevoerd.

5. Heb je een nieuwe Rabobankkoppeling gemaakt en wil je betalingen en/of incasso verzenden via deze koppeling dan moet je dit zelf instellen. Dubbelklik hiervoor op de regel en vink Betalingen en/of Incasso aan.

   Bij de Knabbankkoppeling kun je nog geen betalingen en/of incasso verzenden.

   

6. Controleer de gegevens van de rekening in de betreffende weergave. Als je geen gegevens ziet is er geen bankkoppeling geactiveerd.

Hierna kun je de transacties ontvangen en verwerken via de bankkoppeling.

Let op:

Het kan 24 tot 48 uur duren voordat betaal- en incasso-opdrachten zichtbaar worden in de bankportal.

Veelgestelde vragen:

Krijg je een foutmelding? Bekijk een van onderstaande helpartikelen voor een oplossing:

• Fout bij verzenden via communicatieprofiel RBI: Error executing request.
• 'Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling)'. Error executing bankservice request. NotFound Not Found

  The communicationprofile RBI (Rabo Boekhoudkoppeling (API-koppeling)) is in use by another user

Banktransacties ontvangen en verwerken (API-koppeling)

Je ontvangt de transacties via een communicatiebericht in de communicatieservice in Profit. Deze transacties worden verwerkt naar bankafschriften. Op basis van de aangeleverde set aan transacties wordt voor elke dag een bankafschrift (dagafschrift) aangemaakt.

Je ontvangt alleen een bankafschrift als er mutaties zijn geweest op de bankrekening.

Banktransacties ontvangen

Je kunt (meerdere malen per dag) de transacties van de gekoppelde bankrekeningen ophalen op de volgende manieren:

• Automatisch, met een geplande taak voor Communicatieservice verzenden en ontvangen. Hiermee plan je de taak om de berichten op te halen, op welke dagen en op welk tijdstip.
• Handmatig, via het menu Communicatieservice:
  • Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.
  • Ga vervolgens naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht, selecteer het bericht met het bankafschrift dat je wilt verwerken en klik op de actie:Verwerken bericht.

  Meer informatie: Bericht met bankafschrift ontvangen via de communicatieservice

• Handmatig om real-time actuele transacties op te halen, via het menu Bankafschrift:
  • Ga naar: Financieel / Boeken / Bankafschrift
  • Klik op de actie: Ophalen transacties. Hiermee haal je actuele transacties op (deze knop is alleen beschikbaar als het communicatieprofiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling) in de omgeving/subomgeving gedeblokkeerd is).

  

Banktransacties verwerken

Je verwerkt het bankafschrift dat je hebt ontvangen op de gebruikelijke manier.

Als je meerdere malen per dag transacties ophaalt, dan worden deze transacties toegevoegd aan het bestaande dagafschrift met dezelfde transactiedatum, dit blijft in dit geval dus 1 dagafschrift. Mocht je een bankafschrift al hebben verwerkt en worden er transacties toegevoegd dan wijzigt de status van het bankafschrift van Verwerkt naar Onderhanden, zodat je de nieuw toegevoegde transacties kunt verwerken.

Let op:

Werk je met bank transactiecodes om bepaalde transacties tijdens het inlezen van bankafschriften automatisch op een bepaalde grootboekrekening te boeken, dan heb je nieuwe transactiecodes nodig. Maak de benodigde nieuwe transactiecodes aan via het bijbehorende menu of tijdens het verwerken van een bankafschrift. Heb je veel transactiecodes dan kun je deze ook via exporteren/importeren inlezen.

Klik hier voor meer informatie over het verwerken via deze bankkoppeling

Zie ook

• Bankafschriften ontvangen en verwerken via bankkoppeling
• Betaalbestanden via bankkoppeling
• Incassobestanden via bankkoppeling
• Nieuwe Rabobankkoppeling wijzigen (ontkoppelen) of afmelden
• Websitepagina van de Rabobank over bankrekeningen koppelen