Bankafschrift verwerken

Het verwerken van het bankafschrift genereert de journaalposten en lettert de openstaande posten van debiteuren en crediteuren automatisch af. Profit beschikt over een uitgebreide set regels om openstaande posten automatisch te herkennen en af te letteren. Bij dit proces wordt er direct op de debiteur/crediteur geboekt. Daarnaast voegt het verwerkingsproces onbekende bankrekeningnummers automatisch toe bij de debiteur of crediteur, mits je het boekingslay-out hiervoor hebt ingericht.

Let op:

Als je begonnen bent met het verwerken van een bankafschrift maar nog niet alle afschriftregels hebt geboekt, krijgt het afschrift de status Onderhanden.

De bank levert bij het bankafschriftbestand het bankafschriftnummer aan. Sommige banken leveren ook het boekstuknummer aan, waarbij het boekstuknummer gelijk is aan het afschriftnummer. Als je bank geen bankafschriftnummer aanlevert, dan raden wij je aan om een teller voor het boekstuknummer in te stellen, zodat deze gelijk is aan het bankafschriftnummer bij het verwerken van een bankafschrift.

Dus:

• Als in een bankafschrift een nummer is meegegeven dan zal bij het automatisch bankafschrift verwerken dit nummer als boekstuknummer worden opgehaald. Het boekstuknummer is namelijk ook het nummer van het bankafschrift.
• Als er geen bankafschriftnummer is dan, zal Profit bij het automatisch verwerken van de bank het boekstuknummer gebruiken dat is ingesteld via de teller die is gekoppeld aan het dagboek bank (dit geldt ook als altijd dezelfde waarde wordt aangeleverd voor het bankafschrift; bijvoorbeeld 00000 of leeg).
• Bij het handmatig boeken komt er geen elektronisch bankafschrift bij kijken en dan halen we het boekstuknummer op die is ingesteld via de teller die is gekoppeld aan het dagboek bank.

Bankafschrift automatisch verwerken

Je kunt bankafschriften direct automatisch verwerken. Profit zal alleen de regels automatisch verwerken, voor zover deze worden herkend. Je vult later alleen de ontbrekende gegevens in.

Bankafschrift automatisch verwerken:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Bankafschrift.
2. Selecteer het ingelezen afschrift.

   Je kunt meerdere bankafschriften selecteren via multiselect, mits deze ingelezen bankafschriften van hetzelfde bankrekeningnummer zijn.

   

3. Klik op de actie: Automatisch verwerken.

   Let op: 

   Profit verwerkt vervolgens de regels automatisch via de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken en je krijgt een melding zodra deze taak succesvol is verwerkt.

   Wil je de overzicht houden bij het verwerken van een bankafschrift gebruik dan de actieknop 1. Verwerken (in plaats van de actieknop 4. Automatisch verwerken).

   Alle regels die niet verwerkt kunnen worden, kun je achteraf handmatig verwerken via de actie Handmatig verwerken.

   Volg deze procedure om de resterende afschriftregels te verwerken.

De status van het ingelezen afschrift blijft op de status Onderhanden staan zolang nog niet alle regels in het afschrift verwerkt zijn.

Bankafschrift handmatig verwerken

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Bankafschrift.
2. Selecteer het ingelezen afschrift.
3. Klik op de actie: Handmatig verwerken.

   Als het bankafschrift de status Geblokkeerd heeft, kun je de status van het afschrift veranderen naar Ingelezen.

   Een boekingslay-out voor het boeken van de afschriftregels verschijnt. In de titel van de weergave staat de omschrijving van het bankboek en het rekeningnummer.

   

4. Vink Automatische verwerking bij iedere regel stoppen uit.

   Uitgevinkt gaat Profit op dezelfde manier met automatisch verwerken te werk, alleen zal Profit stoppen op het moment dat er geen matching gemaakt kan worden. Bij deze regel vul je zelf de ontbrekende gegevens in en als je doortabt gaat Profit weer verder met het automatisch verwerken.

   Vink je het veld aan, dan moet je alle regels doorlopen met Tab of Enter.

5. Controleer de regels en vul deze waar nodig aan.

   Voor meer informatie, zie Betaling van één factuur boeken.

6. Controleer de regel en vul deze waar nodig aan.

   Met de actie Nieuwe transactiecode bank kun je direct een nieuwe transactiecode aanmaken. De wizard haalt hierbij de benodigde gegevens op uit de boeking.

   Als je alle regels hebt gecontroleerd verschijnt de melding Einde bestand bereikt.

7. Klik op: Voltooien.

   Na voltooien verschijnt de melding: Bijwerken boekingen akkoord? Profit geeft in deze melding het eindsaldo dagboek en eindsaldo afschrift. Controleer of de eindsaldi aan elkaar gelijk zijn. Als dit niet het geval is controleer dan de boekingen. Mogelijk moet je nog een correctieboeking maken als het bedrag niet aan elkaar gelijk is.

   Als je alle afschriftregels hebt aangevuld, is de journaalpost volledig geboekt. Het afschrift krijgt de status Verwerkt en gejournaliseerd en het boekingsproces is afgerond. Als je nog niet alle afschriftregels hebt afgerond, krijgt het afschrift de status Onderhanden.

   Herhaal deze procedure om de resterende afschriftregels te journaliseren. De status van een ingelezen afschrift blijft op de status Onderhanden staan zolang nog niet alle regels in het afschrift verwerkt zijn.
   Bekijk eventueel de eigenschappen van het bankafschrift, tabblad Ingelezen bankbestand om te zien welke regels niet verwerkt zijn. Wijzig daar de journaalpost van.