Grootboek
Het grootboek vormt de basis van je financiële administratie. Hier leg je alle financiële transacties vast. Denk aan omzet, kosten, bezittingen en schulden.
Elke transactie boek je op een grootboekrekening. Een grootboekrekening is een categorie waarin je een bepaald type bedrag bijhoudt, zoals omzet, bank of huurkosten. Door transacties op grootboekrekeningen te boeken krijg je inzicht in je inkomsten en kosten, je financiële resultaten van je organisatie, wat je bezit en wat je nog moet betalen.
Deze gegevens vormen de basis voor financiële rapportages, zoals de balans en de winst- en verliesrekening.
|
Inhoud |
Beschrijving
Als de omgeving gebaseerd is op een template Profit-omgeving, bevat deze een standaard rekeningschema volgens de Nederlandse indeling. Een voorbeeld rekeningschema kun je vinden op deze Helppagina. Je kunt natuurlijk ook je eigen indeling gebruiken. Profit maakt het je makkelijk omdat je de nummers van grootboekrekeningen kunt aanpassen.
Wij adviseren je om samen met de accountant het rekeningschema te bepalen.
Soorten grootboekrekeningen
De volgende grootboekrekeningen hebben in de financiële administratie een speciale toepassing:
- Rekening resultaat
Het resultaat is het saldo van alle rekeningen van één boekjaar die op de winst- en verliesrekening staan. Als je een omgeving toevoegt moet je hier een rekeningnummer voor invullen, daarna voegt Profit deze rekening automatisch toe.
- Btw-rekeningen
Je registreert te betalen en te vorderen btw via balansrekeningen. Doordat deze rekeningen zijn gekoppeld aan btw-codes worden ze tijdens het boeken automatisch bijgewerkt.
- Betalingsverschillen
Betalingsverschillen ontstaan doordat bij betalingen het bedrag van de openstaande posten niet volledig wordt voldaan. Als je een omgeving toevoegt moet je hier een rekeningnummer voor invullen, daarna voegt Profit deze rekening automatisch toe.
- Verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren
Je koppelt debiteuren en crediteuren aan een verzamelrekening. Via deze rekening koppel je met de subadministratie openstaande posten. Als je bijvoorbeeld een verkoopfactuur voor een debiteur toevoegt, boekt Profit het totale bedrag automatisch op de verzamelrekening van de betreffende debiteur. Als de debiteur betaalt, wordt de post van de verzamelrekening afgeboekt.
Je richt de verzamelrekeningen zelf in. Voor kleine bedrijven is één verzamelrekening debiteuren en één verzamelrekening crediteuren vaak voldoende. Je kunt de verzamelrekeningen gebruiken om onderscheid te maken tussen bepaalde groepen debiteuren, zoals binnenlandse en buitenlandse debiteuren. Dit biedt meer inzicht in de informatie die je uit het grootboek kunt halen.
- Kas- en bankrekeningnummers
Je boekt kas- en bankmutaties in de gelijknamige dagboeken. Deze dagboeken hebben een vaste tegenrekening. Het saldo van bijvoorbeeld de grootboekrekening Kas moet gelijk zijn aan het actuele kassaldo als je alle kasmutaties hebt geboekt. Als je verschillende bankrekeningnummers hebt, gebruik je voor elk bankrekeningnummer een apart dagboek met een eigen rekening.
- Memorialen met een vaste tegenrekening.
Een voorbeeld van een memoriaal met een vaste tegenrekening is de beginbalans. Dit is een tussenrekening die geen saldo heeft ('gladloopt') als je alle beginbalansmutaties hebt ingevoerd.
Werkwijze
- Grootboek inrichten
- Grootboek beheren
- Grootboek gebruiken