thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Delegatie inrichten

Dit onderwerp beschrijft de basisinrichting van delegaties.

Inhoud

Functionaliteit activeren en autoriseren

Je activeert de functionaliteit. Hierna kun je de onderdelen autoriseren die je nodig hebt voor het inrichten van dit onderdeel.

Functionaliteit activeren:

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces zal namelijk altijd een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de live-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

  • Medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling (deze activering bevat ook de functionaliteit Delegatie).

Activering inschakelen in een omgeving

Autorisatie Profit Windows inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de te autoriseren groep.
  4. Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
    • HRM / Organisatie / Inrichting / Delegatie
    • HRM / Medewerker / Overzicht / Delegatie
  6. Ga naar het tabblad Autorisatie.
  7. Autoriseer HRM / Medewerker / Medewerker (MSS) / Functie, tabblad Delegatie.

Zie ook

Workflow inrichten voor delegaties

Als je met delegaties gaat werken, moet je ook de workflows aanpassen. Je bepaalt per workflowtaak of een gedelegeerde deze mag uitvoeren. Hierbij heb je drie mogelijkheden:

  • Gedelegeerden - bestemming dossieritem

    De bestemming is de medewerker waarop de workflow betrekking heeft (altijd bij HRM-workflows). Profit kijkt naar de bovenliggende laag in het organigram (de laag van de leidinggevende) en als hiervoor een delegatie bestaat, wordt deze gebruikt.

  • Gedelegeerden - instuurder

    Profit kijkt naar de instuurder van het dossieritem en bepaalt de organisatorische eenheid van de leidinggevende (de bovenliggende laag) van de instuurder. Als hiervoor een delegatie bestaat, wordt deze gebruikt.

  • Gedelegeerden - verantwoordelijke

    In het organigram kan bij een organisatorische eenheid een verantwoordelijke zijn ingesteld. Als voor de leidinggevende van de verantwoordelijke een delegatie is ingesteld, wordt deze gebruikt.

Worklflows aanpassen:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Ga naar het tabblad Workflow en open de workflow.
  3. Selecteer de workflowtaak en open Taak bestemd voor.

  4. Koppel de juiste bestemming. Vink Tonen in takenlijst aan, zodat de taak in de takenlijst (Mijn taken) in InSite getoond wordt.

    Als ook bij de leidinggevende Tonen in takenlijst is aangevinkt, dan zal de taak bij zowel de leidinggevende als de gedelegeerde in de takenlijst verschijnen. Wordt de taak door een van hen afgehandeld, dan verdwijnt deze bij iedereen uit de de takenlijst.

  5. Publiceer de workflow.

Delegatie aanmaken

Een delegatie bestaat uit delegatiecategorieën. Elke delegatiecategorie biedt toegang tot de gerelateerde workflows. De gedelegeerden moeten ook toegang krijgen tot de benodigde InSite-pagina's, dit moet je autoriseren.

Voorbeeld:

Een delegatie biedt toegang tot de workflows voor verlof.

Je hebt de workflows voor verlof aanvragen/intrekken aangepast, zodat de taken bij de gedelegeerden in beeld komen.

Je hebt de workflows voor verlof kopen /verkopen niet aangepast, daarom gaan de taken van deze workflows alleen naar de leidinggevenden. Deze taken zullen in InSite niet bij de gedelegeerden in beeld komen.

Onderscheid aanmaken / afhandelen workflows:

Let op het onderscheid tussen het insturen van MSS-workflows en het afhandelen van workflows:

  • Als je een delegatie alleen gebruikt voor het insturen van MSS-workflows, hoef je de workflows niet aan te passen.
  • Als je een delegatie gebruikt voor het beoordelen van workflows, dan moet je de gerelateerde workflows aanpassen zoals hieronder beschreven..

Delegatie aanmaken:

  1. Ga naar HRM / Organisatie / Inrichting / Delegatie.
  2. Voeg een delegatie toe.
  3. Open de delegatie en koppel de categorieën.

    Let op:

    Je kunt geen nieuwe catogorieën aanmaken. Ook kun je niet bepalen welke sjablonen in een categorie zitten, dit wordt standaard uitgeleverd..

    Je kunt de delegatie per medewerker gaan vastleggen. Dit kan zowel in Profit Windows als in InSite.

Welke workflows vallen onder een specifieke categorie? Dit kun je zien in Algemeen / In & OutSite / Sjabloon. Pas de weergave aan en voeg de omschrijving van de Categorie toe. Door te filteren op een categorie zie je de bijbehorende flows:

Direct naar

  1. Delegatie van workflow/takenpakket
  2. Workflow en delegatie inrichten
  3. InSite inrichten
  4. Delegaties aanmaken, intrekken en raadplegen

Process

Autorisatie

Work area

InSite/OutSite