Delegatie inrichten (Delegatiemodel)
De inrichting van delegaties bepaalt welke workflows kunnen worden ingestuurd of afgehandeld door een gedelegeerde medewerker. Lees eerst de algemene toelichting op het delegatiemodel.
Je kunt zelf delegatiecategorieën toevoegen op basis van typen dossieritem van HRM. Hierdoor kun je de workflows van deze typen dossieritem in een delegatie opnemen. Ook heb je direct inzicht in de sjablonen en de pagina's die bij een delegatiecategorie horen.
|
Inhoud |
Beschrijving
Dit onderwerp gaat over het aanmaken van delegaties, het aanpassen van workflows en de autorisatie. Een delegatie is een bundel delegatiecategorieën (en daarmee dus HRM-workflows).
Bij het inrichten van delegaties heb je twee mogelijkheden:
- Delegaties op basis van meegeleverde delegatiecategorieën
Alle meegeleverde HRM-workflows die je kunt delegeren, zijn ondergebracht in meegeleverde delegatiecategorieën. Als een HRM-workflow niet aanwezig is in een delegatiecategorie, neem dan contact op met AFAS om te kijken of deze beschikbaar kan worden gesteld.
Als je de meegeleverde HRM-workflows in het delegatiemodel wilt gebruiken, moet je twee dingen doen. Ten eerste pas je de workflow aan, er zijn namelijk speciale bestemmingen voor delegaties. Ten tweede maak je een delegatie aan en hierin neem je de delegatiecategorie op.
- Delegaties van eigen HRM-workflows
Je kunt eigen HRM-workflows in een delegatie opnemen. Dit zijn workflows met een medewerkerbestemming die via InSite kunnen worden ingestuurd. Deze typen dossieritem en de workflows richt je zelf in. Ook hier geldt dat je in de workflows de speciale bestemmingen voor delegaties gebruikt.
Als je een type dossieritem in het delegatiemodel wilt gebruiken, moet je hiervoor een delegatiecategorie aanmaken. De delegatiecategorie en het type dossieritem zijn 1-op-1 gekoppeld. Vervolgens maak je een delegatie aan en hierin neem je de delegatiecategorie op.
Omdat delegatie betekent dat je managementtaken gaat 'uitbesteden' aan andere medewerkers, moet je ook de autorisatie aanpassen.
De inrichting voor InSite wordt apart toegelicht. Daarna ben je klaar om delegaties toe te kennen aan medewerkers.
Functionaliteit activeren en autoriseren
Je activeert de functionaliteit. Hierna kun je de onderdelen autoriseren die je nodig hebt voor het inrichten van dit onderdeel.
Functionaliteit activeren:
Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.
Naam van de in te schakelen activering:
- Medewerkerautorisatie op basis van formatieverdeling (deze activering bevat ook de functionaliteit Delegatie).
Stappen om een activering in te schakelen
Autorisatie inrichten:
Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de te autoriseren groep.
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
- HRM / Organisatie / Inrichting / Delegatie
- HRM / Organisatie / Inrichting / Delegatiecategorie.
- HRM / Medewerker / Overzicht / Delegatie
- Ga naar het tabblad Autorisatie.
- Autoriseer HRM / Medewerker / Medewerker (MSS) / Functie, tabblad Delegatie.
Zie ook
Delegatiecategorie en delegatie aanmaken
Een delegatie bepaalt welke workflows via delegatie kunnen worden gebruikt.
Een delegatie bestaat uit delegatiecategorieën en elke delegatiecategorie biedt toegang tot specifieke workflows. Door deze opzet bepaal je zelf hoe je de delegaties structureert.
Voorbeeld:
Je wilt dat de workflows van verlof en verzuim via delegatie worden afgehandeld. Als deze altijd door dezelfde medewerkers worden opgepakt, kun je één delegatie aanmaken die de categorieën Verlof en Verzuim bevat.
Als deze workflows door verschillende medewerkers worden opgepakt, maak je twee delegaties aan, namelijk één voor verlof en één voor verzuim.
Met Profit wordt een aantal delegatiecategorieën meegeleverd voor het afhandelen van HRM-workflows op het het gebied van verlof, verzuim, declaraties, etc. Deze meegeleverde delegatiecategorieën kun je niet wijzigen of verwijderen. Je bepaalt per delegatie welke delegatiecategorieën je wilt gebruiken.
Er zijn uitbreidingen in de delegatiecategorieën, zodat je nog meer workflows kunt aansturen via het delegatiemodel.
- Voor het type dossieritem Opleidingsaanvraag (Profit) is de delegatiecategorie Medewerker opleiding toevoegd.
- De workflows van de typen dossieritem Verlof kopen (Profit) en Verlof verkopen (Profit) zijn toegevoegd aan de delegatiecategorie Medewerker verlof.
- De workflows van het type dossieritem Beoordelen aflopend contract (Profit) zijn toegevoegd aan de delegatiecategorie Medewerker contract.
- De delegatiecategorie Medewerker declaratie bevat ook verzameldeclaraties.
Delegatiecategorie aanmaken:
- Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
- Controleer of het eigen type dossieritem geschikt is voor een delegatiecategorie. De voorwaarden zijn:
- Het type dossieritem heeft minimaal een Medewerker-bestemming, zoals Medewerker of Medewerker + Org. eenheid.
- Het type dossieritem is ingericht voor InSite (in de eigenschappen van het type dossieritem, tabblad In & OutSite).
Als je een type dossieritem gaat gebruiken in het delegatiemodel, dan moet dit ook correct geautoriseerd zijn.
- Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Delegatiecategorie.
Je kunt de meegeleverde delegaties niet wijzigen of verwijderen.
- Klik op: Nieuw.
- Vink de typen dossieritem aan waarvoor je een delegatiecategorie wilt aanmaken.
- Klik op: Voltooien.
- De delegatiecategorieën worden aangemaakt. Deze hebben altijd dezelfde omschrijving als het type dossieritem. Als de omschrijving van het type dossieritem wijzigt, dan zal de omschrijving van de delegatiecategorie ook wijzigen. Je kunt je eigen delegatiecategorieën niet wijzigen.
Delegatiecategorie raadplegen:
In de eigenschappen van de delegatiecategorie zie je de gekoppelde sjablonen en InSite-pagina's. Deze gebruik je als volgt:
- Inzicht krijgen in gekoppelde workflows. Dit is met name handig bij de meegeleverde delegatiecategorieën. Deze delegatiecategorieën omvatten meerdere workflows en op het tabblad Sjablonen zie je welke workflows dit zijn.
- Inzicht krijgen in gekoppelde InSite-pagina's, dit is handig voor de autorisatie van deze pagina's.
Op het tabblad Delegatie zie je alle delegaties waarin de delegatiecategorie is opgenomen.
Delegatie aanmaken:
- Ga naar HRM / Organisatie / Inrichting / Delegatie.
- Voeg een delegatie toe.
- Open de delegatie en koppel de categorieën.
HRM-workflow inrichten
HRM-workflows hebben speciale bestemmingen, waardoor deze bij de juiste gedelegeerde medewerker in de takenlijst komen. Controleer elke HRM-workflow die in een delegatie is opgenomen en pas deze zonodig aan.
Onderscheid aanmaken / afhandelen workflows
Let op het onderscheid tussen het insturen van workflows en het afhandelen van workflows:
- Als je een delegatie alleen gebruikt voor het insturen van workflows, hoef je de workflows niet aan te passen.
- Als je een delegatie gebruikt voor het beoordelen van workflows, dan moet je de workflows aanpassen.
Delegaties op laag 9 van het organigram
Bij een delegatie worden de bestemmingen Gedelegeerden - bestemming dossieritem, Gedelegeerden - instuurder dossieritem en Gedelegeerden - verantwoordelijke dossieritem gebruikt. De toepassing op laag 9 wijkt af van delegaties op hogere lagen.
Profit controleert de volgende voorwaarden:
- De bestemming, instuurder of verantwoordelijke van een workflow zit op een organisatorische eenheid op laag 9.
- Op deze organisatorische eenheid is een delegatie vastgelegd voor de betreffende workflow.
Aan de bovenstaande voorwaarden wordt voldaan |
Aan de bovenstaande voorwaarden wordt NIET voldaan |
|
De standaard werkwijze geldt. Profit kijkt naar de bovenliggende organisatorische eenheid van de bestemming, instuurder of verantwoordelijke.
|
Let op:
Als niet wordt voldaan aan de voorwaarden, kijkt Profit 1 laag omhoog in het organigram om te kijken of er een delegatie is. Er is onderscheid tussen het bepalen van de gedelegeerde en de leidinggevende:
- Voor het bepalen van een delegatie kijkt Profit 1 laag omhoog in het organigram. Als daar geen delegatie staat, wordt er geen delegatie toegepast.
- Voor het bepalen van een leidinggevende kijkt Profit omhoog in het organigram, tot de leidinggevende gevonden wordt. Hierbij kunnen dus lagen overgeslagen worden.
Bekijk een schema van delegaties op managementlagen en op laag 9
Bestemmingen voor gedelegeerden:
Je bepaalt per workflowtaak of een gedelegeerde deze mag uitvoeren. Gebruik de volgende bestemmingen om te zorgen dat een workflowtaak door een gedelegeerde kan worden afgehandeld. Dit zijn uitbreidingen op de workflowbestemmingen op basis van het organigram. Bij deze bestemmingen wordt altijd gekeken naar de leidinggevende van de bestemming, instuurder, of verantwoordelijke. De leidinggevende zit op de organisatorische eenheid boven de organisatorische eenheid van de bestemming, instuurder of verantwoordelijke.
In de onderstaande beschrijving wordt onderscheid gemaakt tussen leidinggevenden (t/m laag 8) en medewerkers (op laag 9).
- Gedelegeerden - bestemming dossieritem
Voor delegaties t/m laag 8 geldt het volgende. De bestemming is de medewerker waarop de workflow betrekking heeft (altijd bij HRM-workflows). De leidinggevende van de medewerker handelt de workflowtaak af, hij bevindt zich op de organigramlaag boven de laag van de medewerker. Als deze laag ook een delegatie heeft voor de workflow, dan krijgt ook de betreffende gedelegeerde rechten om de workflowtaak af te handelen.
Bij een delegatie op laag 9 geldt het volgende. Als de organisatorische eenheid van de bestemming een delegatie heeft voor de workflow, dan kan de gedelegeerde de workflowtaak afhandelen. Ook de leidinggevende van de bestemming kan de workflowtaak afhandelen.
- Gedelegeerden - instuurder
Voor delegaties t/m laag 8 geldt het volgende. De leidinggevende van de instuurder van het dossieritem handelt de workflowtaak af, hij bevindt zich op de organigramlaag boven de laag van de instuurder. Als deze laag ook een delegatie heeft voor de workflow, dan krijgt ook de betreffende gedelegeerde rechten om de workflowtaak af te handelen.
Bij een delegatie op laag 9 geldt het volgende. Als de organisatorische eenheid van de instuurder een delegatie heeft voor de workflow, dan kan de gedelegeerde de workflowtaak afhandelen. Ook de leidinggevende van de instuurder kan de workflowtaak afhandelen.
- Gedelegeerden - verantwoordelijke
Voor delegaties t/m laag 8 geldt het volgende. Het dossieritem heeft een specifieke verantwoordelijke. Bij deze bestemming handelt de leidinggevende van de verantwoordelijke de workflowtaak af. Hij bevindt zich op de organigramlaag boven de laag van de instuurder. Als deze laag ook een delegatie heeft voor de workflow, dan krijgt ook de betreffende gedelegeerde rechten om de workflowtaak af te handelen.
Bij een delegatie op laag 9 geldt het volgende. Als de organisatorische eenheid van de verantwoordelijke een delegatie heeft voor de workflow, dan kan de gedelegeerde de workflowtaak afhandelen. Ook de leidinggevende van de verantwoordelijke kan de workflowtaak afhandelen.
Hierbij gebruik je de volgende bestemmingen:
- Gedelegeerden op begindatum - bestemming dossieritem
- Gedelegeerden op begindatum - instuurder
- Gedelegeerden op begindatum - verantwoordelijke
Workflows aanpassen:
- Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
- Ga naar het tabblad Workflow en open de workflow.
- Selecteer de workflowtaak en open Taak bestemd voor.
- Koppel de juiste bestemming. Vink Tonen in takenlijst aan, zodat de taak in de takenlijst (Mijn taken) in InSite getoond wordt.
Als ook bij de leidinggevende Tonen in takenlijst is aangevinkt, dan zal de taak bij zowel de leidinggevende als de gedelegeerde in de takenlijst verschijnen. Wordt de taak door een van hen afgehandeld, dan verdwijnt deze bij iedereen uit de takenlijst.
- Publiceer de workflow.
Autorisatie - Gedelegeerden rechten geven op medewerkers
Alle delegatie-workflows hebben de bestemming medewerker (zoals verzuim, verlof, indienst, etc.). Daarom hebben gedelegeerden ook rechten nodig op de medewerkers van de afdeling waarop ze een delegatie hebben. Je kunt medewerkers automatisch lid maken van een gebruikersgroep door de gebruikersgroep te vullen o.b.v. een selectie.
Let op:
Het uitbreiden van de filterautorisatie werkt ook door in bijvoorbeeld dashboards, rapporten en analyses. Hierdoor hebben de gedelegeerden meer rechten dan je voordien gewend was.
Als een gedelegeerde te veel rechten krijgt, dan kun je overwegen de gebruikersgroepen niet te vullen via een selectie en de autorisatie handmatig instellen.
Een medewerker die via de filterautorisatie rechten heeft op alle medewerkers, kan door een "delegatie-filter" worden beperkt in deze rechten (en heeft dus niet meer toegang tot alle medewerkers).
Bij het toekennen van een delegatie aan een medewerker ontstaat automatisch een "lege" formatieregel. Deze kun je gebruiken om de gedelegeerde automatisch lid te maken van een gebruikersgroep, zodat de gedelegeerde ook de benodigde rechten krijgt. Dit doe je door de gebruikersgroep te vullen op basis van een selectie.
Let op:
Je ziet de "lege" formatieregels naar aanleiding van delegaties niet Profit, maar je kunt ze wel gebruiken in de filters die op deze pagina beschreven worden.
Voorbeeld:
Monica Bello krijgt een delegatie op de organisatorische eenheid Medewerkers OBS De Regenboog. Hierdoor ontstaat bij Monica een extra 0% formatieverdeelregel op OBS De Regenboog.
- 100% Medewerkers OBS De Regenboog (=eigen afdeling)
- 0% OBS De Regenboog (=delegatie)
Op basis van deze regels kun je gebruikersgroepen automatisch vullen op basis van een selectie, zie de stappen hieronder. Hierdoor wordt Monica lid van de gebruikersgroep Medewerkers OBS De Regenboog voor het uitvoeren van haar eigen werkzaamheden. Zij wordt als gedelegeerde lid van OBS De Regenboog.
In de onderstaande stappen maak gebruik je een selectie om een gebruikersgroep voor een organigramlaag te vullen met gedelegeerden. Aan deze gebruikersgroep koppel je een autorisatiefilter om deze groep rechten te geven op bepaalde medewerkers.
De onderstaande voorbeelden zijn gebaseerd op de templates voor nieuwe Profit-omgevingen. Hierbij wordt één gebruikersgroep aangemaakt die rechten geeft op medewerkers op laag 9. Gebruik dit als uitgangspunt voor de gebruikersgroepen die je zelf nodig hebt.
Stappen:
- Stap 1: Selectie toevoegen
- Stap 2: Bestaande selectie aanpassen
- Stap 3: Gebruikersgroep aanmaken
- Stap 4: Autorisatiefilter aanmaken en koppelen
Het is niet mogelijk via delegaties toegang te geven tot dossieritems op de stamkaart medewerker. De gedelegeerde kan wel toegang hebben tot de stamkaart medewerker en het onderdeel Dossier, maar de dossieritems worden niet getoond.
Stap 1: Selectie toevoegen:
Je maakt een nieuwe selectie aan voor medewerkers met een delegatie.
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Selectie.
- Maak een selectie aan gebaseerd op gebruiker.
- Voeg het veld Delegatie toe aan de weergave die je gaat gebruiken om te filteren.
- Gebruik bijvoorbeeld het volgende filter. Hiermee filter je medewerker op laag 9 die een delegatie hebben en die in dienst zijn. Als je delegaties hebt op andere organigramlagen, moet je ook hiervoor selecties aanmaken.
Stap 2: Bestaande selecties vervangen:
Kijk of er bestaande selecties zijn waarbij gebruikersgroepen worden gevuld op basis van het organigram. Door delegaties ontstaan er immers "lege" formatieregels bij medewerkers, waardoor gedelegeerden voldoen aan een bepaalde selectie en dus lid worden van een bepaalde gebruikersgroep. In die situatie sluit je de gelegeerden uit met een filter op het veld Delegatie.
Als er al bestaande selecties zijn, dan moet je nieuwe selecties maken waarbij je eerst het veld Delegatie toevoegt aan de gegevensverzameling. Koppel de nieuwe selectie aan de gebruikersgroep (zie de stap hieronder).
Stap 3: Gebruikersgroep Gedelegeerden inrichten:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Maak een gebruikersgroep aan, gebaseerd op een selectie.
- Koppel de selectie aan de gebruikersgroep.
- Klik op: Voltooien.
- De gebruikersgroep is pas up-to-date als deze geactualiseerd is. Na het actualiseren bevat de gebruikersgroep in dit voorbeeld medewerkers die een delegatie hebben op Laag 9.
Stap 4: Autorisatiefilter aanmaken en koppelen:
Je maakt een autorisatiefilter aan dat rechten geeft op medewerkers op een bepaalde laag. Dit autorisatiefilter koppel je aan de gebruikersgroep met gedelegeerden.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
- Selecteer de categorie HRM / Medewerkers.
- Maak een medewerkerfilter.
- Met de tag [OE] filter je op organisatorische eenheid én formatieplaats.
- Het filter "Delegatie is leeg" is belangrijk als er meerdere gedelegeerden op één OE staan. Als je het filter "Delegatie is leeg" niet zou toepassen, zouden de gedelegeerden ook rechten krijgen op elkaar. Ze moeten echter alleen rechten krijgen op de medewerkers van de organisatorische eenheid.
- Activeer het filter bij de gebruikersgroep.
Handmatig filter op organisatorische eenheid:
Mocht het nodig zijn om de autorisatie te verfijnen, dan kun je de autorisatiefilters handmatig instellen.
In het onderstaande voorbeeld is Margreet manager van MBO Midden Nederland. Monica heeft een delegatie op deze organisatorische eenheid, waardoor zij bij het filterresultaat wordt getoond:
Als dit niet gewenst is, kun je bijvoorbeeld filter gebruiken op het veld Delegatie:
Autorisatie - Gedelegeerden rechten geven op InSite-pagina's
Gedelegeerden moeten toegang krijgen tot de benodigde InSite-pagina's, dit moet je autoriseren.
In de onderstaande stappen maak je een gebruikersgroep aan voor één delegatie. Leden van deze gebruikersgroep krijgen rechten om nieuwe workflows te starten en workflows te beoordelen.
Stappen:
- Stap 1: Nieuwe functionaliteit maken
- Stap 2: Nieuwe selectie maken
- Stap 3: Gebruikersgroep inrichten
Stap 1: Nieuwe functionaliteit maken:
Je maakt een nieuwe functionaliteit die alleen de pagina's bevat die voor de delegatie nodig zijn.
- Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
- Maak een nieuwe functionaliteit aan, gebaseerd op een bestaande functionaliteit. Vaak is een functionaliteit die begint met MSS/ een goed uitgangspunt. Voor een delegatie Verzuim bijvoorbeeld, maak je bijvoorbeeld een kopie van MSS/Verzuim.
- Verwijder alle pagina's die je niet nodig hebt voor de delegatie.
- Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
- Maak een nieuwe autorisatierol aan die gekoppeld is aan de nieuwe functionaliteit.
Stap 2: Nieuwe selectie maken:
Je maakt een nieuwe selectie aan voor medewerkers aan wie een bepaalde delegatie is toegekend. Deze selectie koppel je in stap 3 aan de juiste gebruikersgroep.
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Selectie.
- Maak een selectie aan gebaseerd op gebruiker.
- Voeg het veld Delegatie toe aan de weergave die je gaat gebruiken om te filteren.
- Maak bijvoorbeeld het volgende filter aan:
Stap 3: Gebruikersgroep inrichten:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Maak een gebruikersgroep aan, gebaseerd op een selectie.
- Koppel de selectie aan de gebruikersgroep.
- Klik op: Voltooien.
- De gebruikersgroep is pas up-to-date als deze geactualiseerd is.
- Koppel de gebruikersgroep aan de autorisatierol.
Autorisatie - gedelegeerden autoriseren op dossieritems
Het type dossieritem bevat twee instellingen die van invloed zijn op de autorisatie bij het insturen of raadplegen van een type dossieritem. De onderstaande beschrijving geldt voor meegeleverde en vrije typen dossieritem.
Let op:
De onderstaande instellingen gelden voor heel Profit, niet alleen voor het delegatiemodel. Zie ook de algemene toelichting Dossier autoriseren.
Instelling |
Standaardwerking |
Uitbreiding bij delegaties |
Medewerker gegevensfilter toepassen bij insturen |
Als dit veld aangevinkt is, dan kun je alleen dossieritems insturen voor medewerkers waar je rechten op hebt (op basis van de filterautorisatie op medewerker). |
Als dit veld aangevinkt is, kun je ook dossieritems insturen voor medewerkers waar je rechten op hebt o.b.v. een delegatie. |
Vertrouwelijk |
Je kunt een vertrouwelijk dossieritem alleen raadplegen, als je via de filterautorisatie rechten hebt op de bestemming (de medewerker waarvoor het dossieritem is ingestuurd). |
Vertrouwelijke dossieritems raadplegen/beoordelen van medewerkers o.b.v. een delegatie. |
|
Direct naar |