Inkoopfactuur boeken op project met bijlage in projectdossier
Je boekt een inkoopfactuur op een project in Profit Financieel met het bestand van de factuur (.pdf of .jpeg) als bijlage. Profit plaatst deze bijlage ook in het projectdossier. Hierbij boek je de inkoopfactuur of kosten op de gebruikelijke wijze, met één uitzondering: je selecteert in de inkoopfactuurregel (de eerste boekingsregel) ook het project en voegt de bijlage toe.
Als je het bestand van de factuur (.pdf of .jpeg) direct bij het boeken als bijlage toevoegt, dan stuur je daarmee automatisch een dossieritem in met bestemming de inkooprelatie, de inkoopfactuur en in het projectdossier. Ook start de workflow Inkoopfactuur als dit bij jou is ingesteld. De betreffende projectleider kan dan de factuur bijvoorbeeld beoordelen met de workflow.
Let op:
Als je het project en het factuurbestand (pdf) als bijlage wilt toevoegen dan moet je dit in de boekingslay-out voor het inkoopdagboek hebben ingericht.
Als je in de factuurregel een project invult bij het veld Project, dan is de werking van het boeken van de inkoopfactuur als volgt:
- Profit neemt het project over naar de onderliggende journaalpostregels. In het subboekingscherm voor projectboekingen kun je niet meer afwijken van het project dat is gekozen in de hoofdregel. Hierdoor kun je de kosten van de factuur alleen boeken op één project: het project dat je in de factuurregel hebt ingevuld.
- Je moet een projectboeking maken als je op de eerste boekingsregel een projectnummer hebt ingevuld. Profit controleert hierop als je de boeking voltooit. Vanaf de tweede journaalpostregel (kostenregel) toont Profit het projectboekingsscherm, als dit is toegestaan op de betreffende grootboekrekening. Je kunt echter bijvoorbeeld ook handmatig op de derde journaalpostregel een projectboeking maken.
- Profit voegt de bijlage als dossieritem toe aan het dossier van de inkooprelatie, de inkoopfactuur en het project. Ook start bij het toevoegen van een bijlage de workflow Inkoopfactuur als je deze workflow gebruikt. Profit gebruikt het projectnummer uit de crediteurenregel in de bestemming van het dossieritem, als projecten als bestemming in het gebruikte dossieritemtype is toegestaan.
Als je in de factuurregel géén project invult, dan:
- kun je in het subboekingsprogramma voor projectboekingen willekeurige en meerdere projecten kiezen.
- voegt Profit de bijlage wel als dossieritem toe aan de inkooprelatie en de inkoopfactuur, maar niet aan het projectdossier.
Zie de procedure hiervan bij Inkoopfactuur boeken op project.
Inkoopfactuur boeken op project met bijlage in projectdossier:
- Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
- Controleer Boekjaar en Periode.
Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
- Selecteer het inkoopdagboek waarin je de inkoopfactuur boekt.
- Klik op: Voltooien.
- Vul de eerste boekingsregel in.
- Selecteer het bestand (pdf) van de inkoopfactuur als je deze als bijlage wilt toevoegen. Je kunt alleen een bijlage selecteren op de eerste boekingsregel bij de crediteur.
- Als je direct de factuur als bijlage toevoegt, dan koppel je het dossieritem en start automatisch de workflow Inkoopfactuur. Als je geen bijlage toevoegt dan start de workflow niet. De bijlage is achteraf te wijzigen.
- Selecteer de crediteur, wijzig eventueel de boekingsomschrijving, vul het totale factuurbedrag (inclusief eventuele btw) in.
- Selecteer het project bij Project waarop de boeking betrekking heeft.
- Vul de tweede boekingsregel in.
- Selecteer de kostenrekening als deze niet automatisch voorgesteld wordt. Dit moet een grootboekrekening zijn waarop je een projectboeking mag of moet maken.
- Profit neemt in de kostenregel het projectnummer over uit de factuurregel.
- Selecteer de btw-code als Profit deze niet automatisch voorstelt.
- Maak de projectboeking. Als het maken van een projectboeking optioneel is, dan kun je het scherm nog annuleren.
- Vul de regel(s) in het subboekingsprogramma voor projectboekingen.
Bij het specificeren van de kosten bij een projectboeking vult Profit automatisch het projectnummer in. Deze kun je niet wijzigen.
Voor meer informatie van de overige velden van een projectboeking, zie beschrijving bij Inkoopfactuur boeken op project.
- Klik op: Voltooien.
- Maak de boeking verder af.
- Klik op: Voltooien.
Zie ook