Inkoopfactuur boeken op project (projectboeking)

Je voegt de projectboeking toe bij het boeken van de inkoopfactuur of kosten in Profit Financieel. Je legt hierbij het project, de werksoort en de projectfase vast waarop je de kosten boekt. Je kunt ook op meerdere projecten boeken. Als je gebruikmaakt van vrije dimensies, kun je deze dimensies hieraan toevoegen.

• Als je gebruikmaakt van vrije velden, dan leg je de waarde van het vrije veld vast bij boeking van de financiële mutatie in de kosten- of opbrengstenregel (niet in de projectboeking).

De grootboekrekening waar je de inkoopfactuur op boekt, moet ingericht zijn voor projectboekingen.

Inkoopfactuur boeken op een project:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Selecteer het inkoopdagboek waarin je de inkoopfactuur boekt.
3. Klik op: Voltooien.
4. Vul de eerste boekingsregel in.
   • Selecteer de Bijlage. Als dit is ingericht start de workflow.
   • Selecteer de crediteur, wijzig eventueel de boekingsomschrijving, vul het totale factuurbedrag inclusief eventuele btw in.
   • Aan het veld Project in de eerste regel zijn meerdere functionaliteiten gekoppeld, als die zijn ingericht. Vul het Project in de eerste regel in als je wilt dat:

     a. De boeking in het projectdossier wordt opgenomen. Als je aan het begin van de regel een bijlage hebt geselecteerd en je selecteert hier een project, komt ook de bijlage in het dossieritem.

     b. Dit project ook in de volgende regels wordt gebruikt, zonder mogelijkheid van afwijken. Als je dit wel wilt, bijvoorbeeld omdat 40% van deze boeking op het ene project en 60% op een ander project geboekt moet worden, selecteer je hier geen project.

     c. Profit de btw-plicht van het project gebruikt als dit afwijkt van de btw-plicht van de crediteur.

     Als je hier een project selecteert, wordt een projectboeking ook verplicht. Dit controleert Profit als je op Voltooien klikt.

     Als je in de factuurregel een project invult bij het veld Project, dan is de werking van het boeken van de inkoopfactuur als volgt:

     • Profit neemt het project over naar de onderliggende journaalpostregels. In het subboekingscherm voor projectboekingen kun je niet meer afwijken van het project dat is gekozen in de hoofdregel. Hierdoor kun je de kosten van de factuur alleen boeken op één project: het project dat je in de factuurregel hebt ingevuld.
     • Je moet een projectboeking maken als je op de eerste boekingsregel een projectnummer hebt ingevuld. Profit controleert hierop als je de boeking voltooit. Vanaf de tweede journaalpostregel (kostenregel) toont Profit het projectboekingsscherm, als dit is toegestaan op de betreffende grootboekrekening. Je kunt echter bijvoorbeeld ook handmatig op de derde journaalpostregel een projectboeking maken.
     • Profit voegt de bijlage als dossieritem toe aan het dossier van de inkooprelatie, de inkoopfactuur en het project. Ook start bij het toevoegen van een bijlage de workflow Inkoopfactuur als je deze workflow gebruikt. Profit gebruikt het projectnummer uit de crediteurenregel in de bestemming van het dossieritem, als projecten als bestemming in het gebruikte dossieritemtype is toegestaan.

     Als je in de factuurregel géén project invult, dan:

     • kun je in het subboekingsprogramma voor projectboekingen willekeurige en meerdere projecten kiezen.
     • voegt Profit de bijlage wel als dossieritem toe aan de inkooprelatie en de inkoopfactuur, maar niet aan het projectdossier.

     Als je hier geen project selecteert, stel je dit in in de regel(s) van de projectboeking.

5. Vul de tweede boekingsregel in.
6. Selecteer de kostenrekening als deze niet automatisch voorgesteld wordt.
7. Profit stelt de vraag of je een projectboeking wilt maken. Klik op: Ja.

   Als je boekt op een grootboekrekening waarbij is aangegeven dat een projectboeking verplicht is, opent Profit automatisch een boekingsscherm met projectgegevens.

   Je kunt ook op de actieknop Projectboeking klikken.

   Let op:

   Als je het bedrag wilt verdelen over meerdere projecten en/of werksoorten, kun je in het boekingsscherm meerdere regels toevoegen. Nu kun je het bedrag per regel handmatig invullen of met behulp van een percentage laten verdelen. Het totaalbedrag van de projectregels moet altijd gelijk zijn aan het bedrag in de inkoopfactuur.

   

   

8. Selecteer het project waarop de boeking betrekking heeft.

   Let op:

   Bij het boeken op meerdere projecten met btw terug te vorderen, moet de waarde hiervan altijd hetzelfde zijn.

9. Selecteer het item bij Itemcode waarop de kosten betrekking hebben.

   Je kunt ook artikelen (niet-voorraadhoudend) doorboeken, als je beschikt over Type item in de boekingslay-out van de projectboeking. Selecteer in dat geval eerst Artikel bij Type item en daarna het artikel bij Itemcode.

10. Profit neemt de omschrijving van de inkoopfactuur over. Vul eventueel een andere omschrijving in. De omschrijving in de inkoopfactuur en die in de projectomschrijving zijn niet gekoppeld, je kunt dus twee verschillende omschrijvingen hanteren.
11. Vink Doorbelasten aan als je de inkoopfactuur doorbelast aan de klant, als je een projectfactuur op regiebasis maakt voor het aangegeven project.
12. Vul een toeslagpercentage in bij Toeslag (%), als je de inkoopfactuur doorbelast aan de klant. Met dit percentage wordt het verkoopbedrag berekend dat je aan de klant in rekening brengt.
    • Profit stelt een toeslagpercentage voor als je dit in de instellingen en in de eigenschappen van het project een toeslagpercentage ingevuld. Je kunt het voorgestelde percentage wijzigen.
    • Profit neemt hier het Overhead (%) van het item Kosten over als je dit hebt ingesteld in de boekingslay-out van de projectboeking. (Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out, op het tabblad Regel velden. Selecteer in het linkervenster het veld Toeslag (%). Selecteer bij Overnemen uit: vervolgens Kosten / Overhead (%)).

      Als in de eigenschappen van het project Toeslag (%) is ingevuld, dan zal dat percentage van het project leidend zijn in deze projectboeking. Vul dan geen waarde in bij Toeslag (%) in de eigenschappen van het project als je wilt dat Profit het Overhead (%) van het item Kosten overneemt bij Toeslag (%) in de projectboeking. Je moet dan ook in de eigenschappen van Kosten bij Overhead (%) het percentage 0 of groter invullen.

13. Profit stelt bij Bedrag toeslag het bedrag voor op basis van het oorspronkelijk geboekte bedrag en het toeslagpercentage. Je kunt het bedrag hier echter ook handmatig invullen.

    Let op:

    Je kunt de lay-out van de boekingsregel aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld de projectfase en één of meer vrije dimensies in de boekingsregel opnemen en die eventueel verplicht stellen. Deze extra velden neemt Profit ook mee naar de toegevoegde nacalculatieregel.

14. Klik op: Voltooien.
15. Maak de boeking verder af.

    Let op:

    Je kunt in Profit Financieel de journaalposten achteraf wijzigen. Je kunt ook de projectmutaties achteraf aanpassen maar dit is alleen mogelijk als je de bijbehorende nacalculatieregels nog niet hebt geaccordeerd.

    Bij het boeken van de nacalculatieregels gebruikt Profit Projecten de periodetabel, als je dit hebt aangegeven in de instellingen voor Profit Projecten. Deze periodetabel kan afwijken van de periode-indeling die je in Profit Financieel gebruikt.

Zie ook

• Inkoopfactuur boeken op project met btw-plicht project