Bestelvoorstel en voorraadcontrole

In Profit heb je vier mogelijkheden om bij het artikel de voorraadcontrole en vijf om het bestelvoorstel te gebruiken. Iedere combinatie is mogelijk, maar niet iedere combinatie heeft zin. Een juiste wijze van voorraadbeheer resulteert in een laag voorraadniveau (lage kosten) en een hoge leveringsbetrouwbaarheid.

Welke combinatie het beste is, hangt samen met de aard van het artikel (prijs, levertijd, houdbaarheid, etc.) en het voorraadbeleid (wil je zo min mogelijk voorraad houden, altijd meer dan genoeg voorraad houden, etc.). De combinatie van de mogelijkheden wordt hieronder uitgelegd.

Profit biedt ook voorraadprofielen die al de meest voorkomende combinaties bevatten. Als deze voorraadprofielen niet beantwoorden aan het voorraadbeleid, kun je er ook voor kiezen eigen combinaties te maken (ad hoc in een artikel of als eigen voorraadprofiel voor een groep artikelen).

Lees eventueel eerst de uitleg van de voorraadcontrole-opties zonder de bestelvoorstelopties.

Als je meerdere magazijnen hebt, kun je Profit een Verplaatsingsvoorstel laten genereren.

Als je zelf produceert kun je automatisch een productieorder genereren. Bij maakartikelen heet het voorstel om productieorders te genereren: Productievoorstel.

De bestelvoorstel bij verkoop-opties in het artikel zijn:

• Altijd (gehele orderregel loopt via inkooporder)
• Nooit (geen actie bij verkooporder)
• Rest (voorraadtekort van de orderregel)
• Altijd vraag stellen (ongeacht voorraadtekort)
• Vraag stellen bij voorraadtekort

Mogelijke combinaties van voorraadcontrole en bestelvoorstel die je handmatig kunt instellen, zijn:

Behalve deze mogelijkheden kun je ook nog voorraadaanvulling en toewijzing aanzetten. Concreet betekent dit dat er meer dan 40 scenario’s kunnen zijn.

Algemene opmerking:

• Als er sprake is van serienummer-, partij- of stapelboek-artikelen, wordt bij levering gekeken of er werkelijk voorraad is.

  Let op: 

  Controle op economische voorraad en controle op vrije voorraad waarbij de werkelijke voorraad bekeken wordt, zijn beide op dit punt na identiek. Controle op economische voorraad zal niet behandeld worden.

  Economische voorraad = werkelijke voorraad + in bestelling – gereserveerd

1. Controle op vrije voorraad (verkooporder en pakbon) én altijd bestelvoorstel

Deze situatie komt vaak voor en komt overeen met voorraadprofiel Nooit voorraad. Het artikel is niet (of nooit) op voorraad en wordt besteld via bestelvoorstel nadat er een verkooporder is aangemaakt. Door deze instelling is er ook een koppeling tussen inkoop en verkoop. Voorraadaanvulling gebruik je niet. Controle op vrije voorraad bij verkooporder en pakbon pas je vooral toe bij artikelen die erg duur zijn of die niet zo vaak gevraagd worden.

Je gebruikt deze combinatie bijvoorbeeld bij klantspecifieke artikelen of artikelen die een grote waarde vertegenwoordigen. Goud, medische apparatuur.

2. Controle op vrije voorraad (verkooporder en pakbon) én bestelvoorstel nooit

Deze situatie komt niet vaak voor, omdat je dan alleen een verkooporder kunt boeken als er voorraad is óf de orderregel komt in wachtorder. Dit betekent, óf handmatig inkopen óf (in de meeste gevallen) werken met voorraadaanvulling.

Je gebruikt deze combinatie bijvoorbeeld meestal bij eenmalige artikelen, artikelen die seizoensgebonden zijn of artikelen die uitlopend uit het assortiment zijn.

Voorbeeld: in combinatie met voorraadaanvulling

Op met moment dat je de instellingen gebruikt in combinatie met voorraadaanvulling en je wilt dat de voorraad tot een maximum van bijv. 100 wordt aangevuld dan zal je bij 'Minimum voorraad' 100 moeten vastleggen en bij 'Aanvullen tot' 100. Dan zal je als je een bestelvoorstel genereert incl. voorraadaanvulling dit artikel naar voren krijgen als de voorraad onder de 100 is.

Zie evt Wachtorder

3. Controle op vrije voorraad (verkooporder en pakbon) én bestelvoorstel Rest

Deze situatie komt vaak voor. Deze combinatie komt overeen met het voorraadprofiel Bestellen bij voorraadtekort.Het artikel is niet (nooit) op voorraad en wordt besteld nadat er een verkooporder is aangemaakt via bestelvoorstel, waarbij Profit rekening houdt met eventuele voorraad. Als er bijvoorbeeld 10 stuks op voorraad zijn en er wordt een verkooporder van 15 stuks geplaatst, dan wordt er een bestelvoorstel voor 5 stuks aangemaakt de 10 stuks op voorraad worden ook gereserveerd voor deze order. Door deze instelling is er een koppeling tussen inkoop en verkoop.

Je gebruikt dit bijvoorbeeld voor waardevolle artikelen in het standaard assortiment.

Zie evt Verkooporder met bestelvoorstel

4. Controle op vrije voorraad (verkooporder en pakbon) én bestelvoorstel altijd vraag stellen

De situatie lijkt op situatie 1. Wanneer er een verkooporder wordt aangemaakt, wordt een vraag gesteld of een bestelvoorstel aangemaakt moet worden. Als er geen bestelvoorstel wordt aangemaakt, dan wordt de regel in wachtorder gezet. Belangrijk is dat hierbij als de vraag met ‘Ja’ wordt beantwoord Profit de volledige regels in het bestelvoorstel plaatst. Profit houdt hier dus geen rekening met aanwezige voorraad. Als je wel gebruik wilt maken van voorraad boek je twee regels in.

Deze combinatie komt overeen met het meegeleverde voorraadprofiel Kleine voorraad, grote bestellingen direct inkopen, waar dan ook voorraadaanvulling aan staat om in geval dat de vraag met 'nee' wordt beantwoord, toch voorraad te krijgen.

Bij deze optie zou je eigenlijk moeten werken met voorraadaanvulling en deze zet je dan op ‘0’.

Je gebruikt dit bijvoorbeeld voor klantspecifieke artikelen, artikelen die je liever niet op voorraad wilt hebben.

Zie Verkooporder met bestelvoorstel

5. Controle op vrije voorraad (verkooporder en pakbon) én bestelvoorstel Vraag bij voorraadtekort

In deze situatie maakt Profit automatisch een bestelvoorstel aan als er onvoldoende voorraad is. Als er onvoldoende voorraad is wordt de vraag gesteld om een bestelvoorstelregel aan te maken. De bestelvoorstelregel bestaat dan uit het volledige aantal dat ook in de verkooporderregel staat. Wanneer geen bestelvoorstelregel wordt aangemaakt komt de verkooporderregel in wachtorder te staan. Als er bijvoorbeeld 10 stuks op voorraad zijn en er wordt een verkooporder van 15 stuks geplaatst, dan wordt een bestelvoorstel voor 15 stuks aangemaakt de 10 stuks op voorraad blijft beschikbaar. Wanneer er geen bestelvoorstelregel wordt aangemaakt dan wordt de verkooporderregel van 15 stuks in wachtorder gezet.

Ook in dit geval moet je als je gebruik wilt maken van de bestaande voorraad, twee regels aanmaken.

Bij deze optie moet je eigenlijk werken met voorraadaanvulling, waarbij je de voorraadaanvulling op ‘0’ (nul) zet.

Je gebruikt dit bijvoorbeeld voor artikelen die in de winkel liggen en waarvan je zeker wilt zijn dat het schap vol blijft.

Zie Verkooporder met bestelvoorstel

6. Controle op economische voorraad (verkooporder) en bestelvoorstel Nooit

In deze situatie maakt Profit nooit een bestelvoorstel en je zult voorraadaanvulling moeten gebruiken, of je zult handmatig moeten inkopen. Bij het aanmaken van een verkooporder kijkt Profit of er genoeg economische voorraad aanwezig is, er volgt geen melding. Als er niet genoeg voorraad is dan krijg je de vraag of je ondanks het voorraadtekort toch wilt reserveren. Als je voor 'Ja' kiest, gaat de orderregel door. Op dat moment heb je dus een probleem met de leveringen omdat er niet genoeg voorraad is.

Als je voor 'Nee' kiest, verschijnt de vraag of je de volledige regel in wachtorder wilt zetten.

Als je voor Ja kiest, dan wordt de regel in wachtorder gezet.

Als je voor Nee kiest dan kom je weer in de regel en verschijnt de melding: Er is niet genoeg economische voorraad. Wil je deze orderregel toch reserveren?'.

Nu moet je een keuze maken om verder te kunnen met de order.

7. Controle op vrije voorraad (pakbon) en bestelvoorstel altijd

Deze situatie kan regelmatig voorkomen. Het artikel is niet (nooit) op voorraad en wordt besteld nadat een verkooporder is aangemaakt via Bestelvoorstel. Degene die de verkooporder invoert krijgt geen lastige vragen waarover nagedacht hoeft te worden. Door deze instelling is er ook een koppeling tussen inkoop en verkoop. Als je de koppeling niet wilt kun je werken met voorraadaanvulling die reageert bij '0'.

Je gebruikt dit bijvoorbeeld voor artikelen waar je een ijzeren voorraad van wilt bijhouden.

8. Controle op vrije voorraad (pakbon) en bestelvoorstel nooit

Deze situatie komt vaak voor in combinatie met voorraadaanvulling. Dit komt overeen met het meegeleverde voorraadprofiel Hoge omloopsnelheid / Bulk inkoop. Dit zal de praktijk zijn in veel groothandels.

Je gebruikt dit bijvoorbeeld in combinatie met een voorraadaanvulling groter dan '0', als je geen 'Nee' wilt verkopen aan de klanten en een korte levertijd wilt hebben.

9. Controle op vrije voorraad (pakbon) en bestelvoorstel Rest

Deze situatie komt regelmatig voor. Het artikel is niet (nooit) op voorraad en wordt besteld nadat een verkooporder is aangemaakt via bestelvoorstel, waarbij rekening gehouden wordt met eventuele voorraad. Als bijvoorbeeld 10 stuks op voorraad zijn en er wordt een verkooporder van 15 stuks geplaatst, dan wordt een bestelvoorstel voor 5 stuks aangemaakt en de 10 stuks op voorraad worden ook gereserveerd voor deze order. Door deze instelling is er een koppeling tussen inkoop en verkoop. Dit is alleen mogelijk voor artikelen en niet voor samenstellingen.

Let op:

Het bestelvoorstel zal niet correct zijn voor artikelen die zijn opgenomen als onderdeel van een samenstelling.

Wordt het artikel apart in een verkooporder opgenomen, dan kan het via bestelvoorstel besteld worden. Maar als je een productieorder aanmaakt voor een samenstelling waar dit artikel als onderdeel in zit, dan zal het artikel (bij een voorraadtekort) NIET doorgezet worden naar bestelvoorstel.

10. Controle op vrije voorraad (pakbon) en bestelvoorstel altijd vraag stellen

De situatie lijkt op situatie 11. Wanneer je een verkooporder aanmaakt, wordt een vraag gesteld of Profit een bestelvoorstel moet maken. Hierbij houdt Profit geen rekening met aanwezige voorraad. Als je ervoor kiest geen bestelvoorstel te maken, dan heb je een probleem bij levering, aangezien er geen voorraad is.

11. Controle op vrije voorraad (pakbon) en bestelvoorstel Vraag bij voorraadtekort

In deze situatie kan Profit automatisch een bestelvoorstel aanmaken als er onvoldoende voorraad is. Als er niet voldoende voorraad is krijg je de vraag of Profit een bestelvoorstelregel moet aanmaken. De bestelvoorstelregel bestaat dan uit het volledige aantal dat ook in de verkooporderregel staat. Als er bijvoorbeeld 10 stuks op voorraad zijn en je voegt een verkooporder toe van 15 stuks, dan maakt Profit een bestelvoorstel voor 15 stuks aan; de 10 stuks op voorraad blijven beschikbaar.

12. Geen voorraadcontrole en bestelvoorstel altijd

Deze situatie komt vaak voor. Het artikel is niet (nooit) op voorraad en wordt besteld nadat een verkooporder is aangemaakt via bestelvoorstel. Door deze instelling is er een koppeling tussen inkoop en verkoop. Deze optie wordt vaak gebruikt in situaties waarbij de ontvangst later ingeboekt wordt. De pakbon (uitgifte) is al gedaan.

Je gebruikt dit bijvoorbeeld bij artikelen waarbij de omloopsnelheid heel hoog is.

13. Geen voorraadcontrole en bestelvoorstel nooit

Deze situatie komt vaak voor bij groothandelsbedrijven. Dit type klanten werkt dan wel vaak met voorraadaanvulling om de voorraden op een gewenst niveau te krijgen. Dit komt overeen met het meegeleverde voorraadprofiel Altijd voorraad.

14. Geen voorraadcontrole en bestelvoorstel Rest

Deze combinatie is niet meer mogelijk.

15. Geen voorraadcontrole en bestelvoorstel altijd vraag stellen

De situatie lijkt op situatie 16. Wanneer een verkooporder wordt aangemaakt, wordt een vraag gesteld of een bestelvoorstel aangemaakt moet worden. Hierbij wordt geen rekening gehouden met aanwezige voorraad.

16. Geen voorraadcontrole en bestelvoorstel 'Vraag bij voorraadtekort'

In deze situatie maakt Profit automatisch een bestelvoorstel aan als er onvoldoende voorraad is. Als er onvoldoende voorraad is wordt gevraagd of je een bestelvoorstelregel aan wilt maken. De bestelvoorstelregel bestaat dan uit het volledige aantal dat in de verkooporderregel staat. Als er bijvoorbeeld 10 stuks op voorraad zijn en er wordt een verkooporder van 15 stuks geplaatst, dan wordt er een bestelvoorstel voor 15 stuks aangemaakt de 10 stuks op voorraad blijft beschikbaar.

Extra’s ten behoeve van voorraadaanvulling:

Via Itemcode inkooprelatie kun je een minimum in te kopen aantal vastleggen. Ook kun je een andere inkoopeenheid vastleggen per leverancier.

Inrichtingsvoorbeeld

Minimum voorraad is 30 stuks. De voorraad moet aangevuld worden tot 120 stuks. Bij een leverancier moet je per keer 50 afnemen. Dit resulteert in het uiterste geval in een inkooporder met 150 stuks.

Als je ook nog vastlegt dat je niet in stuks maar per doos (andere eenheid) moet inkopen dan werkt dit goed door.

Inrichtingsvoorbeeld

Je bent een groothandel in kantoorartikelen incl. een kleine winkel. Enkele artikelen die je verkoopt zijn:

• Pennen waarvan er altijd minimaal 30 op voorraad moeten zijn in de winkel -> Optie 8, en voorraadaanvulling gebruiken.
• Flip-over waarvan je eigenlijk geen voorraad wilt aanhouden -> Optie 5, eventueel in combinatie met Controle op economische voorraad.
• Een klant kan een gouden vulpen kopen die niet op voorraad is en besteld moet worden -> Optie 1, strikte voorraadcontrole en altijd bestelvoorstel.
• Papier op pallets waarvan je er zo weinig mogelijk op voorraad wilt hebben en je elke keer wilt afwegen of je de huidige voorraad aanbreekt omdat de klant haast heeft of dat je bestelt voor een week later -> Optie 10, altijd een vraag stellen. Eventueel in combinatie met voorraadaanvulling waarbij je invult dat er minimaal 1 pallet op voorraad moet zijn.