Incassospecificatie versturen via e-mail inrichten
Je kunt de incassospecificatie van een incasso-opdracht automatisch naar de debiteuren versturen via e-mail. Een debiteur krijgt de incassospecificatie per e-mail als je dit bij de betreffende debiteur instelt. Op de incassospecificatie staan de geincasseerde facturen van de debiteur. Het e-mailbericht heeft een standaard afzender en berichttekst en de specificatie wordt als pdf-bijlage aan het e-mailbericht gekoppeld.
|
Inhoud |
E-mail instellingen inrichten
Small Business kan e-mailberichten genereren en versturen. Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van het (op je eigen computer geïnstalleerde) e-mailprogramma. Je legt in Profit diverse instellingen vast, waaronder de te gebruiken e-mailserver.
E-mail instellingen inrichten:
Uitleg: Profit E-mail server en afzender e-mail adres instellen.
Berichtsjabloon inrichten
Het berichtsjabloon bevat de tekst van een e-mailbericht bij de incassospecificatie, eventueel gepersonaliseerd met velden (tags) en een specifieke afzender. De bijlage van het e-mailbericht bevat de incassospecificatie (pdf).
Berichtsjabloon voor e-mailen incassospecificatie bij bankrekeningnummer inrichten:
Je selecteert bij je eigen bankrekeningnummer het specificatierapport en berichtsjabloon.
- Ga naar: Small Business / Inrichting / Financieel / Bankrekening.
- Open de eigenschappen van het bankrekeningnummer.
- Ga naar het tabblad: Incasso.
- Selecteer het gewenste specificatierapport bij Rapport specificaties.
- Selecteer de berichtsjabloon voor de incassospecificatie bij Ber. sjabl. specificaties. Deze berichtsjabloon is het e-mailbericht dat je verstuurt samen met de betaalspecificatie als pdf in de bijlage.
- Klik op: OK.
Zie ook
Debiteur inrichten
Je stelt bij de debiteur(en) in dat je de incassospecificatie per e-mail verstuurt.
Debiteur inrichten voor incassospecificatie per e-mail:
- Ga naar: Small Business / Debiteur / Debiteur.
- Open de eigenschappen van de debiteur.
- Ga naar het tabblad: Organisatie/persoon.
- Controleer of het veld E-mail werk ingevuld is.
Als je het e-mailadres van de contactpersoon wilt gebruiken dan vul je het veld E-mail werk in op het tabblad Contacten, in de eigenschappen van het contact.
- Ga naar het tabblad: Algemeen.
- Controleer of wijzig de voorkeur verstrekkingswijze en voorkeur contact.
Als je de incassospecificatie wilt e-mailen dan moet je de verstrekkingswijze één van de methoden met E-mail PDF gebruiken. Je kunt ook een afwijkende verstrekkingswijze en afwijkend contact instellen op het tabblad Digitaal.
- Ga naar het tabblad: Betaling.
- Vink de velden Automatisch incasseren en Incassospecificatie aan. Niet-verdichte regels komen niet op de incassospecificatie.
- Ga naar het tabblad: Digitaal.
- Voeg een regel toe als je van de algemene verstrekkingswijze voor de incassospecificatie wilt afwijken. Als bij contactpersoon selecteert die geen e-mailadres heeft, dan gebruikt Profit het algemene e-mailadres van de crediteur.
- Klik op: Voltooien.
- Klik op: OK.
Zie ook
Algemene toelichting
Je kunt meerdere machtigingen (mandaten) per debiteur en zelfs per bankrekeningnummer importeren.
- Als je bij een debiteur een machtiging importeert die al bestaat bij de debiteur, dan wordt de oude machtiging overschreven. De status van de machtiging wordt Actief.
- Als er meerdere debiteuren gevonden zijn met hetzelfde bankrekeningnummer dan wordt de regel afgekeurd. De foutinformatie toont om welke debiteuren het gaat.
Incassomachtigingen importeren:
- Ga naar: Small Business / Inrichting / Import overig / Incassomachtiging.
- Ga verder met importeren volgens de wizard.
De te importeren doorlopende machtigingen worden ‘gematcht’ op de in de omgeving aanwezige debiteuren.
- Selecteer op basis van welk debiteurveld de matching moet plaatsvinden bij Organisatie vergelijken op.
Je kunt vergelijken op: Organisatie/persoon, KvK-nummer, Btw-identificatienummer, IBAN-nummer, Naam (debiteur) en Debiteurnummer. Het veld Domiciliëringsnummer geldt alleen voor België.
Als er debiteuren zijn met meerdere bankrekeningen terwijl je bestaande incassomachtigingen wilt wijzigen, match je op het kenmerk Debiteurnummer+IBAN-nummer. Bij de velden koppel je het debiteurnummer bij het veld Vergelijken op en je koppelt het IBAN-nummer.
Zie ook:
- UpdateConnector Incassomachtigingen FiSepaDirectDebit