Incassospecificatie e-mailen of afdrukken

Je gebruikt een incassospecificatie als de debiteur een specificatie wilt van de factuur of facturen die je incasseert. Je mailt de incassospecificatie (als bijlage bij de berichtsjabloon voor incassospecificaties) of drukt deze af.

Het rapport Incassospecificatie filtert op het veld Incassospecificatie en toont alleen regels waarin deze op Ja staat. Je vult dit veld in de eigenschappen van de debiteur op het tabblad Betaling. Je moet rekening houden met de volgende aandachtspunten:

• Als je het veld aanvinkt Incassospecificatie in de eigenschappen van de debiteur en je vervolgens een nieuwe incasso-opdracht genereert, dan komen de regels op het rapport.
• Als je het veld aanvinkt in de eigenschappen van de debiteur, verschijnen alleen de nieuwe regels op het rapport, niet al gegenereerde regels.
• Het rapport filtert niet op het veld Verdichten.

Je kunt het rapport kopiëren en in de kopie het filter wijzigen.

Let op:

Voordat je incassospecificaties kunt e-mailen moet je dit eerst inrichten. Je bepaalt per debiteur of deze een incassospecificatie ontvangt en de verstrekkingswijze.

Small Business voegt de incassospecificatie toe met het rapport dat je hebt gekoppeld in de eigenschappen van het bankrekeningnummer op het tabblad Incasso.

Incassospecificatie e-mailen of afdrukken

Je kunt de incassospecificatie e-mailen of afdrukken.

Incassospecificatie e-mailen of afdrukken:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Incasso-opdrachten.
2. Selecteer de verwerkte incasso-opdracht.
3. Klik op de actie: Incassospecificatie.
4. Selecteer een andere printer, als je vanaf een andere printer wilt printen.
5. Selecteer een andere printerlade, als je uit een andere printerlade wilt printen.
6. Vink Afwijkend verstrekken aan als je alle regels op dezelfde manier wilt e-mailen of afdrukken en dus geen rekening wilt houden met de Voorkeur verstrekkingswijze die bij de inkoop-/verkooprelaties is ingesteld.
   1. Selecteer de afwijkende verstrekkingswijze die voor alle geselecteerde regels hetzelfde zal zijn, namelijk: Afdrukken, Afdrukken + e-mail PDF of E-mail PDF. Bij facturen heb je ook nog de optie E-mail e-factuur + PDF.
   2. Selecteer een afwijkend rapport (anders dan in het verkoop-/inkooprelatieprofiel staat ingesteld).
7. Selecteer een berichtsjabloon als je als afwijkende verstrekkingswijze een van de e-mail-opties hebt geselecteerd.
8. Klik op: Volgende.
9. Je ziet nu een overzicht van de relaties die je een overzicht stuurt en de verstrekkingswijze..
10. Controleer eventueel het afdrukvoorbeeld of e-mailvoorbeeld.
11. Klik op: Voltooien.

Werking incassospecificatie afdrukken of verzenden per e-mail

Je bepaalt per debiteur de verstrekkingswijze:

• Als je de incassospecificatie afdrukt, dan bevat deze alle facturen die in de incasso-opdracht zitten. Je krijgt dus één incassospecificatie voor alle debiteuren.
• Als je de incassospecificatie per e-mail verzendt krijgt elke debiteur een incassospecificatie met de door jou geïncasseerde facturen. Dit e-mailbericht heeft een standaard afzender en berichttekst. De specificatie wordt als pdf-bijlage aan het e-mailbericht gekoppeld.
• Combinatie van de bovenstaande mogelijkheden.

Alleen de eerste keer dat je een incasso-opdracht verzendt wordt automatisch de incassospecificatie per e-mail verzonden. Als je daarna de actie Incassospecificatie nogmaals uitvoert, wordt geen e-mail verzonden. De incassospecificatie bevat dan alleen verdichte factuurregels.

Incassospecificaties raadplegen via rapport

Je kunt de incassospecificaties via een rapport raadplegen.

Incassospecificaties raadplegen via rapport:

1. Ga naar: Small Business / Uitvoer / Beheer / Rapport.
2. Selecteer het rapport: Specificatie incasso debiteuren (Profit).
3. Klik op de actie: Uitvoeren.
4. Vul de velden in.
5. Klik op: Voltooien.