Incasso-opdracht raadplegen en wijzigen

Small Business bewaart een historie van alle incasso-opdrachten. Bij nog uit te voeren opdrachten kun je algemene gegevens wijzigen en eventueel debiteuren of openstaande posten uitsluiten van incasso.

Als je de openstaande posten in het bestand nog niet betaalbaar hebt gesteld, dan doe je dit via de eigenschappen van het incassobestand.

Incasso-opdracht raadplegen en wijzigen:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Incasso-opdrachten.

   De velden in de standaardweergave Incasso-opdrachten hebben betrekking op betaalbaar gestelde openstaande posten. Als een openstaande post is uitgesloten van betaling, zal Small Business het bedrag van deze post niet meenemen in het totaalbedrag van de opdracht of het totaal aantal opdrachtregels.

   Je kunt de weergave aanpassen en velden toevoegen, bijvoorbeeld het veld Nog te verwerken via bankafschrift om inzicht te krijgen welk bedrag vanuit de opdracht via de bank nog binnen moet komen.

2. Met de actie Incassovoorstel kun je een rapport met alle te incasseren openstaande posten opvragen. Op het incassovoorstel staan alleen posten die betaalbaar zijn gesteld.

   Als je incasso-korting toepast, is de korting al verrekend in de bedragen op dit rapport. Het rapport toont dus de bedragen die feitelijk geïncasseerd zullen worden.

3. Open de eigenschappen van het nieuwste incasso-bestand.
4. Wijzig eventueel de verwerkingsdatum en de informatie die in de incassoregels terecht komt.
5. Ga naar het tabblad: Debiteuren.
   • Sluit eventueel nog debiteuren uit door de vink uit te zetten.
   • Je kunt per debiteur met de actieknoppen bepalen, of je de betalingen wilt verdichten of niet wilt verdichten. Als bij een debiteur het veld Creditfacturen in de weergave Te incasseren debiteuren aangevinkt is, moet je de posten van deze debiteur verdichten. Bovendien moet het totaal van de verdichte posten positief zijn, je kunt immers geen negatieve bedragen incasseren.
6. Ga naar het tabblad: Facturen.

   Alle betaalbaar gestelde facturen zijn aangevinkt. Vink de facturen uit die je niet betaalbaar wilt stellen.

   Ook hier toont Small Business bedragen na het verrekenen van incassokorting.

   Bij een niet-verwerkte incasso-, betaal- of terugbetaalopdracht kun je achteraf nog facturen toevoegen aan de opdracht. Hiervoor gebruik je de actie Toevoegen facturen op het tabblad Facturen. Deze actie is alleen zichtbaar als je de opdracht nog niet hebt verwerkt.

   Je kunt een factuur nog toevoegen na het aanmaken van de incasso-, betaal- of terugbetaalopdracht, zonder dat je de opdracht als zodanig helemaal opnieuw hoeft te genereren. Handig als de toe te voegen factuur met spoed afgehandeld moet worden, of als je deze vergeten bent in de oorspronkelijke opdracht.

7. Ga naar het tabblad: Verzending. Je ziet de verzendstatus van de opdracht. Dit tabblad is alleen zichtbaar als je de bankkoppeling hebt ingericht.
   • Als het bericht succesvol klaargezet is in de communicatieservice dan krijgt de incasso-opdracht in Financieel de status Klaar om te verzenden. Vervolgens verstuurt de communicatieservice het bericht gaat verzenden naar de Bank Integratie Service (BIS) via de verzenden/ontvangen functionaliteit.Tijdens het verzenden geeft de communicatieservice aan Financieel door of het bericht verzonden is. In dat geval wijzigt de verzendstatus van de opdracht in Verzonden en wordt het veld Datum verstuurd gevuld met de huidige datum. Als er een fout bij de verzending optreedt wijzigt de status Fout bij verzending. Je kunt, nadat de fout verholpen is, het bericht opnieuw verzenden via de communicatieservice.
   • Nadat het bericht (het incasso en betaalbestand) door de BIS ontvangen is, wordt dit aangeboden aan de bank. De bank beantwoordt dit bericht met een 'ontvangst' bericht. De BIS stuurt dit bericht door naar je en vult daarmee Datum ontvangst in. De bank zal het bericht met incasso- of betaalbestand gaan controleren (valideren) of het verwerkt kan worden. De bank zal de BIS een 'valide' of een 'niet valide' antwoordbericht versturen. De BIS stuurt dit bericht door aan je en vult daarmee Datum validatie in. Daarna is voor jou op de portal van de bank de incasso- of betaalopdracht beschikbaar om te accorderen.
   • Als de ontvangen verzendstatus gelijk is aan Afgekeurd door ontvanger of Geannuleerd door ontvanger en de status van de incasso- of betaalopdracht gelijk is aan Onderweg of Afgehandeld, dan wordt de opdracht gestorneerd.
   • Controleer de verzending van de incasso- of betaalopdracht door de communicatieberichten te controleren.
8. Klik op: OK.