Incassobestand genereren en journaliseren

Je genereert het incassobestand en je stuurt dit naar de bank of naar Equens. De bedragen worden bij de debiteur geïncasseerd en op je bankrekeningnummer overgemaakt. Per bank gelden maxima qua aantal aan te leveren openstaande posten (Rabo 1.500, ABN-Amro 3.000, ING 5.000, Equens 100.000). Dit betekent dat je maximaal 1.500 openstaande posten in één incasso-opdracht kan toevoegen voor de Rabobank. De aanlevering van het bestand aan de bank wordt niet toegelicht in Profit Help. Als je hier vragen over hebt, moet je contact opnemen met de bank.

Bij het genereren van het incassobestand wordt een batchnummer weggeschreven in de incasso-opdracht en opdrachtbrief. Dit batchnummer gebruik je bij het afhandelen van de incasso-opdracht door het batchnummer te koppelen aan de boeking op het bankafschrift.

Naast het genereren van het bestand voert Small Business de volgende acties uit. De incasso-opdracht krijgt de status Onderweg.

• De Datum laatste incasso van elke machtiging die voorkomt in de incasso-opdracht wordt bijgewerkt met de Voorkeur datum verwerking van de incassotransactie in het incasso-bestand. De Vervaldatum machtiging wordt bijgewerkt met de Datum laatste incasso + 36 maanden.
• De oorspronkelijke Datum laatste incasso van de machtiging wordt opgeslagen bij de factuur in de weergave 'Te incasseren facturen', in de eigenschappen van de incasso-opdracht. Profit kan dan de oorspronkelijke waarde eventueel terugzetten als de factuur gestorneerd wordt.
• De openstaande posten worden afgeboekt tegen de rekening Bedragen onderweg.

Als je een incassobestand genereert, boekt Profit de openstaande posten direct af. Als het incassoproces normaal verloopt, mag je ervan uit gaan dat de openstaande post snel betaald wordt.

Per openstaande post ontstaat de volgende journaalpost:

De rekening Incasso's onderweg en het dagboek zijn gekoppeld in de eigenschappen van het bankrekeningnummer waarop geïncasseerd wordt. De rekening Incassokorting en het kortingsbedrag of -percentage leg je vast in de administratie-instellingen.

Als je de betalingen ontvangt boekt Profit de tussenrekening Incasso's onderweg tegen, waardoor deze (bij ontvangst van alle betalingen in de opdracht) weer glad loopt.

Als de debiteur de incasso terugdraait, dan storneer je de incasso-opdracht. Profit maakt dan een tegenboeking, waardoor weer openstaande posten ontstaan:

Incasso-opdracht verwerken en bestand genereren

Je verwerkt een incasso-opdracht en genereert hiermee een incassobestand en eventueel een opdrachtbrief.

Incasso-opdracht verwerken en een bestand genereren:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Incasso-opdrachten.
2. Selecteer de niet verwerkte opdracht.
3. Klik op: Verwerken incasso opdracht.
4. Vul de bestandslocatie in.
5. Vink aan dat Profit een opdrachtbrief moet genereren voor de bank.
6. Klik op: Voltooien.
7. Als je de wachtrij gebruikt, klik op: OK bij de melding dat het bestand met facturen wordt aangemaakt via de wachtrij.
8. Je MOET als je de wachtrij gebruikt hierna het bestand zelf nog ophalen via de wachtrij :
   1. Klik op de actie: Wachtrij.
   2. Je ziet alle taken met een status.
   3. Selecteer de batch taak Verwerken bankopdracht.
   4. Klik op de actie: Afhandelen.

      Door regels uit de wachtrij af te handelen, zal Profit de bestanden overzetten naar het werkstation. De incasso- en betaalbestanden worden dan opgeslagen op de juiste locatie en eventueel de opdrachtbrief kan worden afgedrukt.

   5. Sluit het scherm af.

   Let op:

Je MOET hierna het bestand zelf nog ophalen via de wachtrij via de actie Afhandelen. Deze actie kan alleen uitgevoerd worden door dezelfde gebruiker die de opdracht verwerkt heeft. Door regels uit de wachtrij af te handelen, zal Profit de bestanden overzetten naar je werkstation. De incasso- en betaalbestanden en worden dan opgeslagen op de juiste locatie en eventueel de opdrachtbrief kan worden afgedrukt.

Small Business zal de opdrachtbrief direct tonen, maar je kunt deze ook achteraf opvragen met de actie Opdrachtbrief. Vergeet niet om de opdrachtbrief te ondertekenen voordat je deze naar de bank of Equens verzendt. De opdrachtbrief is niet nodig bij het insturen van het bestand via Telebanking.

Opdrachtbrief apart afdrukken

Je kunt een opdrachtbrief voor de bank apart afdrukken. Een opdrachtbrief wordt vaak door de bank geëist als je de betaalopdracht inzendt aan Equens.

Opdrachtbrief apart afdrukken:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Incasso-opdrachten.
2. Selecteer de incasso-opdracht.
3. Klik op de actie: Opdrachtbrief.

Hash-controle bij SEPA-bestanden

Profit ondersteunt de SHA-controle (Secure Hash Algorithm) voor de beveiliging van betaalbestanden en incassobestanden. Dit hashtotaal is een controlegetal dat Profit berekent aan de hand van de rekeningnummers en bedragen die in het bestand staan. Voor ieder aangemaakt SEPA-bestand berekent Profit dit controlegetal conform de hashfunctie SHA-1 of SHA-256.

Als er wijzigingen in de regels van het bestand worden gedaan, dan herkent de bank dat het hashtotaal niet meer klopt en zal het bestand niet geaccepteerd worden. Op deze manier wordt er gegarandeerd dat niemand zomaar wijzigingen kan doen in een betaalbestand of incassobestand, voordat het bestand naar de bank gaat om in te lezen.

Het nieuwe controlegetal en de controlemethode slaat Profit op bij de opdracht en je kunt deze velden toevoegen aan de weergaven van de incasso- of betaalopdracht. Hiervoor zijn de velden Integriteitskenmerk en Methode integriteitskenmerk beschikbaar in de gegevensverzameling. Deze velden zijn aan de meegeleverde standaardrapporten voor de opdrachtbrieven voor SEPA toegevoegd. Voeg het veld Integriteitskenmerk ook toe aan de eigen rapporten en weergaven zodat je het bij de controle bij de hand hebt.

Je selecteert de controlemethode in de eigenschappen van het bankrekeningnummer. De controle die je selecteert is afhankelijk van de bank. Je kunt bij de bank navragen welke controle je moet toepassen.

Let op:

Het is pas mogelijk om het veld Integriteitskenmerk op het rapport te laten zien, als je in de eigenschappen van het bankrekeningnummer hebt aangegeven dat je werkt met de hash-controle. Dit stel je in via Small Business / Inrichting / Financieel / Bankrekening, tabblad Bankrekening. Vervolgens toont het rapport voor de opdrachtbrief dit kenmerk bij de volgende betaalopdracht gemaakt in SEPA. De betaalopdracht moet wel verwerkt zijn (status Onderweg) anders wordt de waarde van het integriteitskenmerk niet gevuld.

Na het uploaden van het bestand naar de bank toont de bank hetzelfde controlegetal waarna visuele controle mogelijk is. Bijvoorbeeld door de laatst 5 cijfers te vergelijken. Helaas bieden banken verder geen mogelijkheid tot controle. Welke bank dit controlegetal bij het uploaden wel of niet toont is bij AFAS niet bekend. Je kunt dit navragen bij de bank.