Incasso-opdracht via SEPA toevoegen

Je voegt een nieuwe incasso-opdracht voor SEPA toe. In de wizard selecteer je het bankrekeningnummer dat is ingericht voor het verrichten van SEPA-incasso's. Vervolgens selecteer je Standaard of B2b als Incassowijze SEPA. Je selecteert alleen openstaande posten van debiteuren die zijn ingericht voor SEPA-incasso. De SEPA incasso-opdracht neemt alleen de facturen mee waarvoor een machtiging is verstrekt.

Als je bij een debiteur hebt aangegeven dat je automatisch wilt incasseren, zal Small Business de openstaande posten van de debiteur opnemen in incasso-opdrachten. Je kunt specifieke posten uitsluiten van incasso.

Je kunt nieuwe bankrekeningen laten beoordelen via de workflow. Een nieuwe bankrekening die nog niet is goedgekeurd, krijgt de status Ter beoordeling. Een openstaande post met een te beoordelen bankrekening zal niet meegaan bij het aanmaken van een incasso-opdracht. Beoordeel de nieuwe bankrekening eerst via InSite.

Incasso-opdracht via SEPA toevoegen

Profit voegt een incasso-opdracht toe met de gewenste debiteuren en de te incasseren openstaande posten.

Incasso-opdracht toevoegen:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Incasso-opdrachten.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer het bankrekeningnummer waarop je de betalingen wilt ontvangen.

   Profit stelt automatisch het bankrekeningnummer van de actieve administratie voor als deze administratie één bankrekening heeft. Bij meerdere bankrekeningen is de voorkeurinstelling bij de veldinstellingen te regelen.

   In de eigenschappen van deze bankrekening zijn de bestandslocatie en bestandsformaat voor het opslaan van het betaalbestand ingesteld (via Small Business / Inrichting / Financieel / Bankrekening, tabblad Betaling). Als dit tabblad niet is ingevuld, kun je geen incassobestand aanmaken. Je kunt in de eigenschappen van de bankrekening Bestandslocatie aanpasbaar bij verwerken opdracht uit of juist aanvinken zodat je tijdens het verwerken van de incasso-opdracht de bestandslocatie niet of juist nog wel kunt aanpassen.

4. Selecteer met de selectiecriteria de te incasseren openstaande posten:
   • Standaard zal Small Business alleen openstaande posten meenemen die vervallen zijn op de Peildatum en waarbij Automatische incasso is aangevinkt.
   • Als je bij debiteuren ook de niet-vervallen facturen meeneemt, zal Small Business alle niet-vervallen facturen meenemen van debiteuren in de selectie. Je moet deze niet-vervallen facturen nog wel handmatig aanvinken op het tabblad Facturen in de eigenschappen van de incasso-opdracht voordat je de opdracht verwerkt als je deze daadwerkelijk mee wilt hebben in het incasso-bestand.
5. Vul de datum waarop de bank de betaling moet verwerken in bij Voorkeur datum verwerking.

   De openstaande posten worden afgeboekt op deze datum. De boekstukdatum van de financiële boeking, die ontstaat vanuit de incasso-opdracht, is gelijk aan de datum bij Voorkeur datum verwerking. En dus niet de Systeemdatum (de aanmaakdatum van de opdracht).

6. Selecteer de omschrijving bij Opdrachtinformatie. Dit is de omschrijving die bij de debiteuren op het bankafschrift zal verschijnen:
   • Bij Alleen vaste omschrijving vermelding vul je de vaste omschrijving in die geldt voor alle posten in het incassobestand. De vaste omschrijving is alleen voor je eigen bankafschrift, deze omschrijving gaat niet mee naar de klant. Als je alleen een vaste omschrijving gebruikt, is de kans groot dat je debiteuren niet weten welke openstaande post(en) je hebt geïncasseerd.
   • Als je ervoor kiest om (ook) factuurnummers te vermelden, zal Small Business de factuurnummers opnemen of de boekingsomschrijving afhankelijk of je het veld Omschrijving boeking overnemen wel of niet hebt aangevinkt bij de administratie instellingen (Small Business / Inrichting / Instellingen administratie, tabblad Betaling/Incasso.) Als je Omschrijving boeking overnemen hebt ingesteld, dan wordt in plaats van het factuurnummer de boekingsomschrijving weggeschreven. Als je de optie Omschrijving boeking overnemen niet hebt aangevinkt, neemt Small Business de factuurnummers op in de omschrijving. Als je de optie Omschrijving boeking overnemen wel hebt ingesteld, dan neemt Small Business de boekingsomschrijving op in de omschrijving,  in plaats van het factuurnummer.
   • Vaste omschrijving en factuurnummer(s) vermelden selecteer je als je factuurnummers (of de boekingsomschrijving) én een vaste omschrijving wilt wegschrijven in het bestand.

   Let op:

   De vaste omschrijving is alleen voor je eigen bankafschrift, deze omschrijving gaat niet mee naar de klant. Factuurnummers (of de boekingsomschrijving) gaan daadwerkelijk mee naar de klant.

   De lengte van de totale omschrijving in het incassobestand is vier regels. Als je begint met een vaste omschrijving, blijft er minder ruimte over voor factuurnummers of boekingsomschrijvingen.

7. Selecteer de gewenste debiteuren (vanaf...t/m).
8. Selecteer Standaard of B2b bij Incassowijze SEPA.

   Profit selecteert hiermee alleen de openstaande posten van debiteuren die ingericht zijn voor incassowijze SEPA Standaard of B2b.

   

9. Klik op: Volgende.
10. Vink de openstaande posten uit die je niet wilt meenemen.

    Als je op deze manier debiteuren uitsluit voor incasso, blijft het veld Automatische incasso in de eigenschappen van de openstaande posten aangevinkt. Hierdoor kun je de openstaande post meenemen in een volgende opdracht.

11. Klik op: Voltooien.

    De facturen zijn geselecteerd voor incasso.

    Let op:

    Klik op de actie Verwerken incasso-opdracht om de opdracht te laten verwerken via de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie wachtrij gebruiken en beheren. Je ziet voor de betaalopdracht in de wachtrij twee batch taken. Aanmaken bankopdracht en Verwerken bankopdracht. De batch taak Verwerken bankopdracht handel je af (stel dit in) om het bestand op te halen naar de juiste bestandslocatie. De batch taak Aanmaken bankopdracht controleer je alleen op het succesvol voltooien.

Selectie van debiteuren met openstaande posten in de incasso-opdracht via SEPA

Profit houdt de historie van incasso-opdrachten inclusief de status per openstaande post (factuur) bij. Door de kenmerken van de huidige incassotransactie (Kenmerk machtiging en rekeningnummer) te vergelijken met de historie bepaalt Profit automatisch de Code aanlevering transactie (RCUR, OOFF, etc.). Deze waarde van de incassotransactie gaat mee in het XML-bestand van de SEPA-incasso-opdracht.

Je kunt met verschillende eigen bankrekeningnummers (van dezelfde bank, dus met dezelfde BIC) meerdere facturen bij een debiteur incasseren. De code aanlevering wordt automatisch bepaald:

• Bij incasso vanaf een Nederlands IBAN-bankrekeningnummer wordt altijd de code RCUR gebruikt.
• Bij incasso vanaf een ander (niet Nederlands) bankrekeningnummer wordt bij de eerste opdracht de code FRST gebruikt, bij vervolgopdrachten wordt de code RCUR gebruikt. Bij het aanleveren van de incassobestanden hoef je deze bestanden niet gescheiden aan te leveren op basis van de Code aanlevering transactie. Dit doet Profit automatisch.

Deelincasso instellen

Je kunt ervoor kiezen om een gedeelte van een factuur te incasseren. Het restbedrag blijft staan als openstaande post.

Deelincasso instellen:

1. Open de eigenschappen van de zojuist gemaakte incasso-opdracht.
2. Ga naar het tabblad: Facturen.
3. Open de eigenschappen van de regel waarvan je de deelincasso aan wilt geven.

   Gebruik niet de actie Eigenschappen factuur, maar dubbelklik op de regel.

4. Vink Deelincasso aan.
5. Vul bij Bedrag een deel van het te incasseren bedrag in. Het Restbedrag wordt automatisch ingevuld.
6. Klik op: OK.