Incasso-opdracht afhandelen

Je kunt de incasso-opdracht automatisch afhandelen bij het boeken of inlezen van het bankafschrift. Je kunt de incasso-opdracht echter ook handmatig afhandelen.

Als je een incassobestand genereert, boekt Small Business deze op de tussenrekening Bedragen onderweg en de incasso-opdracht krijgt de status Onderweg.

Zodra de daadwerkelijke afschrijving (via het bankafschrift) binnenkomt, maak je een journaalpost in het bankboek van `het betreffende bankrekeningnummer of je leest het bankafschrift in. Als tegenrekening gebruik je dezelfde rekening Bedragen onderweg, waardoor deze gladloopt.

Je kunt bij het boeken of inlezen van het bankafschrift het geïncasseerde bedrag op de rekening Bedragen onderweg boeken en direct het batchnummer van de incasso-opdracht eraan koppelen. Hiermee koppel je de incasso-opdracht aan de regel waarop deze in het bankafschrift wordt bijgeschreven en de incasso-opdracht krijgt in Small Business de status Afgehandeld. Koppelen is echter niet verplicht, je kunt de incasso-opdracht ook handmatig afhandelen.

Incasso-opdracht handmatig afhandelen

Je volgt deze procedure als je de incasso-opdracht handmatig afhandelt.

Incasso-opdracht handmatig afhandelen:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Incasso-opdrachten.
2. Selecteer de opdracht met de status Onderweg.
3. Klik op de actie: Afhandelen opdracht.

Incasso-opdracht afhandelen via boeken in het bankboek

Je volgt deze procedure als je bij het boeken van het bankafschrift direct het batchnummer van de incasso-opdracht koppelt. Hierdoor krijgt de incasso-opdracht automatisch de status Afgehandeld.

Incasso-opdracht afhandelen via boeken in het bankboek:

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
3. Selecteer het dagboek van de bank.
4. Klik op: Voltooien.
5. Neem de datum van de afschriftregel over als Datum boeking.
6. Selecteer de tussenrekening Bedragen onderweg.
7. Vul het bedrag in bij Ontvangsten.
8. Selecteer de incasso-opdracht in de kolom Batchnummer.

   Hiermee koppel je de incasso-opdracht aan de regel waarop deze in het bankafschrift wordt bijgeschreven. De incasso-opdracht krijgt hierdoor automatisch de status Afgehandeld.

9. Vul eventueel de overige regels van het bankafschrift in.
10. Klik op: Voltooien.

Fout-/ retourcodes SEPA-incasso

Je kunt nadat je een SEPA-incassobestand hebt gestuurd naar de bank of Equens te maken krijgen met weigeringen en terugboekingen, ook wel R-transacties genoemd. De 'R' staat hierbij voor het type uitzondering, zoals 'Reject' (afkeuring) en 'Refund' (storno). Deze code en omschrijving staan in dat geval op het bankafschrift(bestand) en kan door Profit worden ingelezen.

In de gegevensverzamelingen voor Financiële mutaties en in boekingslay-out Bankafschrift zijn de velden Code reden retour en Omschrijving reden retour van Incasso weigering opgenomen. Het is handig om deze informatievelden toe te voegen aan de betreffende weergaven en boekingslay-out zodat je deze gegevens kunt zien bij een R-transactie en kunt bepalen bij hoe je hiermee om moet gaan.

Het soort incasso (first, recurrent, one-off, last) en het type R-transactie bepalen hoe je na ontvangst een R-transactie behandelt.

Code reden retour is een standaard foutcode gebaseerd op de ISO-standaard met een bijbehorende standaard signaaltekst. Raadpleeg voor meer informatie over de foutcodes en R-transacties bij Europese incasso bijvoorbeeld de website van de Betaalvereniging Nederland.