Incassomachtigingen raadplegen

Je raadpleegt of controleert de incassomachtigingen. Profit biedt verschillende weergaven voor het raadplegen van machtigingsgegevens.

Voordat je daadwerkelijk de SEPA-incasso-opdracht ter verwerking aanbiedt bij de bank moet je de debiteuren een bericht (vooraankondiging of prenotificatie) geven over het bedrag dat je gaat incasseren en het moment waarop je dat gaat doen. Je kunt deze vooraankondiging op de factuur vermelden.

Let op:

Je kunt het menu-item Incassomachtiging autoriseren via de Autorisatie tool.

Incassomachtigingen raadplegen en controleren:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Incassomachtiging.
2. Open de weergave:
   • 1. Niet getekende doorlopende incassomachtigingen

     Je ziet in de weergave alle debiteuren voor wie een doorlopende incassomachtiging nog niet getekend is.

   • 2. Controle dubbele incassomachtigingen

     Deze weergave gebruik je om te controleren of er dubbele machtigingen zijn. Bij het maken van een incasso-opdracht krijg je een fout als een debiteur een dubbele incassomachtiging heeft. Je kunt machtigingen tonen van de Huidige administraties of Alle administraties.

   • 3. Alle getekende incassomachtigingen

     Deze weergave bevat alle incassomachtigingen die gemachtigd zijn.

   • Niet getekende eenmalige incassomachtigingen

     Je ziet in de weergave alle facturen waarvoor een incassomachtiging vereist is en nog niet getekend is.

   Profit bepaalt het Kenmerk machtiging via een functie op basis van debiteur eigenschappen. Er zijn drie mogelijkheden:

   • ‘SR’ + Debiteurnummer. Dit is een standaard doorlopende machtiging (Standard Recurrent), als Incassowijze SEPA = Standaard en ‘Incassomachtiging vereist per factuur’ = ‘N’
   • ‘SO’ + Debiteurnummer + factuurnummer. Dit is een standaard eenmalige machtiging (Standard One-off), als Incassowijze SEPA’ = ‘Standaard’ en Incassomachtiging vereist per factuur’ = ‘J’)
   • ‘BR’ + Debiteurnummer. Zakelijke doorlopende machtiging (B2B Recurrent), als Incassowijze SEPA = B2b

   In de eigenschappen van de incassomachtiging is het veld Kenmerk machtiging wijzigbaar, zodat je het in uitzonderlijke gevallen kunt aanpassen.

   De weergave toont het IBAN-nummer van de incassomachtiging en in de kolom Voorkeur IBAN nr. van de debiteur. Dit is het bankrekeningnummer dat staat ingesteld op het tabblad Betaling in de eigenschappen van de debiteur. Het IBAN-nummer van de incassomachtiging kan anders zijn dan de voorkeur IBAN-nummer als de debiteur meerdere bankrekeningnummers heeft waarvan je incasseert.

3. Open de eigenschappen van de incassomachtiging: dubbelklik op de regel of klik op de actie: Incassomachtiging.
4. Ga naar het tabblad: Incassomachtiging.

   Je ziet de instellingen van deze incassomachtiging.

   • Datum incassomachtiging is gelijk aan de datum 01-11-2009 bij doorlopende machtigingen na de conversie naar SEPA-incasso (voor Nederland). Dit is bij debiteuren waar Automatisch incasseren was ingesteld op het moment dat je bij het bankrekeningnummer van de administratie het SEPA-formaat instelt. Ook als deze in werkelijkheid op een andere datum ondertekend is; dat is de afspraak binnen de SEPA-landen, zodat banken herkennen dat de incassant een ‘lopende’ machtiging gebruikt voor de betreffende SEPA incassotransactie.

     Voor andere landen (bijvoorbeeld België) is de datum leeg bij Datum incassomachtiging van doorlopende machtigingen na de conversie en heeft de status Te ondertekenen bij Status machtiging.

     De Datum incassomachtiging heeft de datum die je hebt ingevuld bij de import als je na de conversie incassomachtigingen hebt geïmporteerd en deze zijn 'gematcht'. De machtiging heeft dan ook de status Actief bij Status machtiging.

     De Datum incassomachtiging is leeg bij een nieuwe incassomachtiging. In dat geval vul je de datum in zodra je de machtiging van de debiteur hebt ontvangen (via het machtigingsformulier) en vastlegt.

   • Datum laatste incasso Dit is de datum waarop voor het laatst geïncasseerd is bij de debiteur via een incasso-opdracht.
   • Vervaldatum machtiging Dit is de datum Datum laatste incasso + 36 maanden. Als Datum laatste incasso niet is gevuld, dan is deze datum gelijk aan '01-02-2014' + 36 maanden.

     Als je opnieuw incasseert bij de debiteur dan schuift de vervaldatum dus ook vooruit.

     Als je een debiteur 36 maanden (3 jaar) niet incasseert, dan wordt de incassomachting automatisch inactief. Dit betekent niet dat de machtiging echt vervallen is en niet meer te incasseren is voor de debiteur. Het betreft een 'fictief' veld waarmee je in de gaten kunt houden hoe lang er niet meer geïncasseerd is. De vervaldatum komt dan dus dichterbij de datum van vandaag. Anders schuift deze 36 maanden op.

   Voorbeeld: 

   Je incasseert op 09-10-2016:

   Datum laatste incasso: 09-10-2016

   Vervaldatum machtiging: 09-10-2019

   Als je opnieuw incasseert bij de debiteur dan schuift de vervaldatum weer vooruit.

   

5. Ga naar het tabblad: Status machtiging.

   Je kunt dit tabblad gebruiken om zaken die Profit automatisch bepaalt als dat nodig is handmatig te overschrijven. Wijzig deze gegevens alleen in overleg met de bank of met AFAS Support.

   

   Je ziet de statusgegevens van de machtiging.

6. Code aanlevering transactie en Status machtiging bepaalt Profit automatisch. De waarde van Code aanlevering transactie van de incassotransactie lever je aan bij het XML-bestand van de SEPA-incasso-opdracht.

   Profit houdt de historie van incasso-opdrachten inclusief de status per factuur bij. Door de kenmerken van de huidige incassotransactie (Kenmerk machtiging en rekeningnummer) te vergelijken met de historie kan Profit de Code aanlevering transactie bepalen.

   Let op:

   Bij incasso-opdrachten vanaf een Nederlands IBAN-bankrekeningnummer geldt altijd de code aanlevering RCUR (dit zijn IBAN-bankrekeningnummers waarvan de BIC-code de landcode NL bevat).

   Bij landen buiten Nederland geldt voor de eerste opdracht de code aanlevering FRST. Voor vervolgopdrachten geldt de code aanlevering RCUR.

7. Klik op: OK.

SEPA-incassomachtigingen alle administraties raadplegen

De standaard gegevensverzameling van incassomachtigingen filtert de gegevens op de Huidige administratie (de administratie die je hebt geopend). Met de gegevensverzameling SEPA-incassomachtiging debiteuren (analyse) kun je de gegevens van alle administraties raadplegen in analyses en rapporten. Als je meerdere administraties hebt en je wilt alle SEPA-incassomachtingsgegevens opvragen, dan kun je een rapport of analyse toevoegen die gebaseerd is op de gegevensverzameling SEPA-incassomachtiging debiteuren (analyse).