E-facturen verwerken

Je hebt de volgende mogelijkheden met betrekking tot het verwerken van e-facturen:

• Je kunt de btw-plicht wijzigen bij de e-factuur.

  Het kan voorkomen dat je van dezelfde leverancier facturen krijgt die verschillende btw-plichten hebben, bijvoorbeeld btw-verlegd of btw-standaard. Je kunt dit veld Btw-plicht toevoegen in de boekingslay-out.

  De btw-plicht op de e-factuur wordt overgenomen van de btw-plicht van de crediteur bij het verwerken van de e-factuur. Dit veld kun je wijzigen als de e-factuur de status Geen match gevonden, Onbekende crediteur of Onbekende administratie heeft. Profit bepaalt de Btw-code op de e-factuurregel op basis van het veld Btw-plicht. Uiteraard moet dit dan wel kloppen met het bedrag van de ubl, anders krijg de e-factuur de status Alle regels verwerkt (btw verschil).

• Je kunt nu het veld Referentie aanpassen.

  Het komt voor dat de leverancier codes toevoegt voor het ordernummer. Bijvoorbeeld 230329540 wordt PO\230329540 Hierdoor wordt er niet automatisch gematcht. Dit veld kun je bij het verwerken van de e-factuur handmatig wijzigen als de e-factuur de status Geen match gevonden, Onbekende crediteur of Onbekende administratie heeft.

• Je kunt een afwijkende boekingsdatum vastleggen bij Afwijkende datum boeking.

  De e-factuur wordt dan gejournaliseerd op deze boekingsdatum. Indien je bijvoorbeeld de factuur nog in de vorige periode wilt boeken.

  Standaard is het veld Afwijkende datum boeking leeg en worden de e-facturen gejournaliseerd in de periode van de factuurdatum of in een afwijkende periode die je opgeeft bij het journaliseren.

  

• Je kunt een eigen omschrijving vastleggen bij Omschrijving e-factuur.

  De omschrijving kun je zelf vullen tijdens het verwerken van de e-factuur. Dit kan ook op het moment dat een e-factuur handmatig geboekt wordt. Wordt een e-factuur automatisch verwerkt, dan wordt bij het journaliseren van de e-factuur de omschrijving e-factuur overgenomen naar de omschrijving van de journaalpost.

• Je kunt de Omschrijving e-factuur automatisch laten vullen met de omschrijving van de eerste e-factuurregel. Dit stel je in in het inkooprelatieprofiel:
• Matchen op projectvelden.

  In een vrije matchingsregel kun je nu ook projectvelden koppelen. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld e-factuurregels met de tekst ‘vervoer’ op een vast kostenitem van de projectboeking te matchen. Hiermee kunnen nog meer e-facturen automatisch verwerkt worden. Ook wordt gecontroleerd op een volledige projectboeking, om onvolledige projectboekingen te voorkomen.

• Maak je een contract aan in Insite en maak je hierbij automatisch verplichtingen aan, dan wordt de Btw-code ook gevuld in de verplichting en kan daardoor de e-factuur netjes gematcht worden.
• Negatieve verplichting mogelijk

  Als je een verplichting hebt en de factuur is uiteindelijk hoger, dan kun je de e-factuur als volgt verwerken:

  1. Je krijgt een vraag als het verschil binnen de tolerantiegrens valt of je het restsaldo van de verplichting wilt afboeken. Bevestig je deze met Ja, dan wordt in de e-factuurregel bij Matchverschil het bedrag van het matchingverschil ingevuld. Klik je op Nee en klapt het teken om, dan kun je na bevestiging de verplichting negatief/positief maken en wordt bij Matchverschil 0,00 ingevuld.
  2. Als het verschil buiten de grenzen valt en het teken klapt, dan kun je na bevestiging het saldo van de verplichting negatief/positief maken en wordt in de e-factuurregel bij Matchverschil 0,00 ingevuld.
• Matchen item (artikel) met lopende ontvangsten

  Voorheen werd eerst de itemcode bepaald en daarna dit gevonden item gematcht met de ontvangst. Dit kon mis gaan als bijvoorbeeld het item vaker is vastgelegd, dan werd niet automatisch geconfronteerd. Nu wordt bij het opzoeken van een item en matchen met de ontvangst eerst naar de ontvangst gekeken en dan naar de itemcode. Lees hier meer.

  Het opzoeken van een item (artikel) en het matchen met ontvangstregels gebeurt in de volgende stappen:

  Stap 1: Items zoeken in ontvangstregels op basis van de 'itemcode inkooprelatie’.

  Item overnemen van een ontvangstregel die voldoet aan de volgende criteria:

  • Ontvangstregel is te confronteren (status confrontatie = 'niet geconfronteerd')
  • Administratie, crediteur en valuta komen overeen met de e-factuur
  • De artikelgroep/integratiegroep van het item is te confronteren en heeft een rekening inkoop
  • De referentie komt overeen met de e-factuur:
    • Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel) = Referentie (e-factuur), of
    • Referentie inkooprelatie (ontvangst) = Referentie (e-factuur), of
    • Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel) = Referentie (e-factuurregel), of
    • Referentie inkooprelatie (ontvangst) = Referentie (e-factuurregel)
  • De itemcode inkooprelatie van het item komt overeen met de e-factuur:
    • Itemcode inkooprelatie = Item id inkooprelatie (e-factuurregel), of
    • Barcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel), of
    • Omschrijving itemcode inkooprelatie = Item naam inkooprelatie (e-factuurregel), of
    • Omschrijving itemcode inkooprelatie = Omschrijving (e-factuurregel)

  Stap 2: Items zoeken in ontvangstregels op basis van de ‘items’.

  • Itemcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)
  • Barcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)
  • Omschrijving item = Item naam inkooprelatie (e-factuurregel)
  • Omschrijving item = Omschrijving (e-factuurregel)
    

  Stap 3: Matchen met ontvangstregels

  E-factuurregels matchen met ontvangstregels die voldoen aan de volgende criteria:

  • Ontvangstregel is te confronteren (status confrontatie = 'niet geconfronteerd')
  • Administratie, crediteur en valuta komen overeen met de e-factuur
  • De artikelgroep/integratiegroep van het item is te confronteren en heeft een rekening inkoop
  • De ontvangstregel is niet gekoppeld aan een e-factuurregel van niet gejournaliseerde e-factuur
  • De referentie komt overeen met de e-factuur, in vier stappen:
    • Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel) = Referentie (e-factuur)
    • Referentie inkooprelatie (ontvangst) = Referentie (e-factuur)
    • Bijbehorende inkooporder (ontvangstregel) = Referentie (e-factuurregel)
    • Referentie inkooprelatie (ontvangst) = Referentie (e-factuurregel) · Het item van de ontvangstregel komt overeen met het item dat gevonden is bij de e-factuurregel · Het regelbedrag komt overeen (rekening houdend met de verschilgrenzen uit inkooprelatieprofiel)

  Stap 4: Items zoeken op basis van de 'itemcode inkooprelatie’

  Stap 5: Items zoeken op basis van de ‘items’

  • Itemcode= Item id inkooprelatie (e-factuurregel)
  • Barcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)
  • Omschrijving item = Item naam inkooprelatie (e-factuurregel)
  • Omschrijving item = Omschrijving (e-factuurregel)

  Stap 6: Matchen met verplichtingen

  Stap 7: Matching op vrije matchingsregels

  Opzoeken items bij e-factuurregels waarvoor geen item gevonden kon worden in de ontvangstregels in stap 1

  Opzoeken item in itemcode inkooprelatie:

  • Zoek naar een uniek item waarbij: Itemcode inkooprelatie = Item id inkooprelatie (e-factuurregel), of Barcode = Item id inkooprelatie (e-factuurregel)
  • Zoek naar een uniek item waarbij: Omschrijving itemcode inkooprelatie = Item naam inkooprelatie (e-factuurregel), of Omschrijving itemcode inkooprelatie = Omschrijving (e-factuurregel)

• Hierbij wordt ook gezocht in de items op de itemcode inkooprelatie. In deze stap is een optimalisatie doorgevoerd door te zoeken in de items zelf. Met als doel om te komen tot een hoger percentage automatisch verwerkte e-factuurregels.