Fusion d'organisations et de personnes
Il peut arriver que votre base de données soit polluée par des organisations ou personnes qui s'y trouvent plusieurs fois. Ces doublons peuvent résulter de l'import d'une grande quantité de relations, d'une conversion ou d'une mauvaise manipulation d'un utilisateur. Le risque de doublons augmente avec le nombre d'utilisateurs autorisés à saisir des personnes ou organisations dans votre base de données.
Il s'agit souvent de petites différences d'orthographe, par ex. d'abréviations opposées au nom complet. Autre exemple, 'TSM' et 'Total Management Systems'.
Pour nettoyer votre base de données tout en conservant les données elles-mêmes, ajoutez des organisations (et des personnes) simultanément.
Cette fonctionnalité n'est pas conçue pour des rachats ou des fusions de sociétés ou pour des personnes de contact qui cessent leur fonction. Il s'agit de fusionner des organisations et des personnes qui ont toujours en fait formé une seule entité et qui, par erreur de l'utilisateur ou lors de la conversion, sont reprises plusieurs fois dans Profit.
Attention:
Après la fusion, l'historique de la source sera perdu !
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Contenu |
Description
La fusion permet d'ajouter à une cible toutes les données d'une source qui n'y figurent pas encore. Ensuite, la source disparaît. Vous pouvez fusionner deux organisations, deux personnes ainsi qu'une personne et une organisation.
L'illustration ci-dessous montre deux organisations qui partagent pratiquement le même nom. Vous les fusionnez pour obtenir une seule organisation cible qui reçoit toutes les données (coordonnées, contacts, pièces de dossier) de la source. Après cette fusion, la source est supprimée. Cet exemple décrit un cas de fusion assez simple pour lequel nous ne nous préoccupons pas des types associés, comme le type Client, par exemple.
Hiérarchie pour la fusion des organisations/personnes
Il existe une hiérarchie liée au type reposant sur le postulat que les données sont probablement plus à jour lorsqu'il s'agit d'une personne ou une d'organisation pour laquelle un type précis est défini :
- Personne: Employé > Client 'IB' > Relation vente / Relation d'achat > Reste
- Organisation: Employeur > Cliënt 'Vpb' > Relation vente / Relation d'achat > Reste
Un message d'erreur apparaît si la source contient un type plus élevé dans la hiérarchie que la cible. Dans ce cas, inversez source et cible et relancez la fusion.
Dans Profit, vous pouvez seulement fusionner deux sous-types identiques (relation de vente/client, relation d'achat/fournisseur, etc.).
Exemple : Voici les données que vous pouvez fusionner :
- les champs (fusion du champ de la source et de celui la cible ; par exemple, la date de naissance) ;
- les personnes de contact d'une organisation ;
- les données de contact ;
- les pièces de dossier ;
- les types ;
- la télécommunication (les différentes possibilités d'entrer en contact avec une personne/organisation) ;
- les liens.
Attention:
Vous ne pouvez fusionner une organisation/personne contenant un type (employeur, relation de vente, utilisateur, par exemple) que si ce type n'existe pas encore dans la cible. Si le type apparaît à la fois dans la source et la cible, vous devez d'abord le fusionner.
Méthode
- Contrôle des doublons pour les organisations
Pour détecter les doublons dans votre base de données, vous pouvez notamment utiliser le Totalisateur. Ensuite, vous pouvez fusionner les organisations ou personnes apparaissant en double. Nous vous conseillons de contrôler et d'améliorer votre base de données de façon systématique.
- Fusion d'organisations
Si des données (le nom ou le numéro de téléphone, par exemple) sont présentes à la fois dans la source et dans la cible, Profit donne la priorité aux valeurs de la cible lors de la fusion. Toutes les données et associations de la source qui n’existent pas encore dans la cible y sont transférées.
- Fusion de personnes
Il peut arriver qu'une personne soit présente plusieurs fois dans Profit à la suite d'une erreur de conversion ou d'une mauvaise manipulation d'un utilisateur. La fusion permet d'ajouter à une cible toutes les données d'une source qui n'y figurent pas encore. La source est alors supprimée et la personne n'apparaît plus qu'une seule fois.
- Fusion d'une personne et d'une organisation
Sous certaines conditions, il est possible de fusionner une personne et une organisation.
- Fusion d'une organisation et d'une personne
Sous certaines conditions, il est possible de fusionner une organisation et une personne.