Suppression d'employés

Vous pouvez supprimer/anonymiser les employés avec saisie et autres. La condition est que l’employé ne soit pas en service et ce, depuis sept ans ou plus. Vous pouvez également supprimer les employés proforma avec cette fonction. La file d'attente est utilisée pour la suppression d’employés.

Contenu

Vérifiez les données spécifiques

Profit supprime les employés comme suit :

S’il n’existe pas de données d'utilisateur ou d’autres données spécifiques pour l’employé, l’employé est supprimé avec la personne correspondante.
S’il y a bien des données d'utilisateur pour l'employé, seules les données d'employé spécifiques seront supprimées. Vous devez alors supprimer manuellement les données d'utilisateur, toutes les autres données spécifiques éventuelles et la personne.

C'est pourquoi vous devez d'abord consulter les données spécifiques des employés à supprimer. Il peut s'agir de données provenant de l'employé en tant qu'utilisateur. Dans des cas exceptionnels, l'employé peut également être client ou client IB, etc. Même dans ce cas, Profit ne supprime pas les autres données spécifiques lorsque l'employé est supprimé.

Vérifiez les données spécifiques des employés à supprimer :

Dans cet exemple, vous voyez quelles personnes sont des employés et peuvent être supprimées parce qu'elles sont sorties de service depuis plus de 7 ans.

Allez à : CRM / Organisation/personne / Organisation/personne.
Ouvrez l’affichage modifié des Personnes dans lequel la date de sortie de service est également visible.

Vous y voyez les personnes et les données spécifiques qui ont été ajoutées par personne. Pour la plupart, vous voyez qu’en plus de personne, ils sont également à la fois Employé et Utilisateur. Seul Kees ter Haren est seulement employé.
Cliquez sur CTRL + Shift + B pour afficher les personnes bloquées. Si vous ne pouvez voir alors aucune personne bloquée, c’est que vous n'êtes pas autorisé.
Filtrez sur Fin de service à la date de 7 ans avant aujourd’hui. Vous voyez alors les employés que vous pouvez supprimer.

Contrôlez les employés à supprimer :

Dans cet exemple, vous voyez un employé qui est non seulement un employé mais aussi un utilisateur (Harko Nieuwland) et une personne qui est seulement un employé (Kees ter Haaren). Vérifiez dans les données des employés s'il n'y a effectivement aucune raison particulière de conserver les employés. La suppression est cependant irréversible.

Ouvrez les propriétés de la personne à supprimer (employé).
Allez à l'onglet : Liens.
Ouvrez les données d’employé.
Vérifiez le dossier. Y a-t-il encore des choses qui interviennent ?
Vérifiez les autres données.
Cochez éventuellement le champ libre Ne pas supprimer sur l'onglet libre s'il s'avère qu'il y a dans le dossier des données d’employé qui doivent être conservées.
Complétez éventuellement dans le champ libre Ne pas supprimer objectif pour lequel vous ne supprimez quand même pas les données d'employé. Ceci peut être réclamé en cas de contrôle dans le cadre du RGPD.
En alternative, vous pouvez également décocher le champ Bloqué dans les propriétés d’employé mais ceci peut avoir des conséquences non désirées.
Cliquez sur : OK.
- Si vous êtes sûr de vouloir supprimer l'employé, vous pouvez également bloquer la personne liée à ces données spécifiques. Le blocage d'un employé / relation d'achat ou relation de vente du type personne ne bloque en effet pas automatiquement la personne.
Cliquez sur l'action : Personne.
- Cochez Bloqué.
- Cliquez sur OK pour le message.
Sauvegardez les données.
Vérifiez/modifiez ainsi tous les employés concernés.

Suppression d’employés et d'employés proforma

Attention :

La suppression des données d’employé est irréversible. Réfléchissez bien avant de supprimer des données d’employé notamment.

Dans cet exemple, vous supprimez uniquement Harko Nieuwland et Kees ter Haaren.

Allez à : Général / Gestion / Données à caractère personnel / Supprimer Employés.
Pour Remplacer par, sélectionnez l’employé anonyme (employé d'archive) que vous avez ajouté et auquel vous voulez lier éventuellement des données à ne pas supprimer.
Cliquez sur : Suivant.

Vous voyez maintenant les employés que vous pouvez supprimer. Ces employés sont sortis de service depuis au moins 7 ans. Vous voyez également le nombre d'années depuis lesquelles ils sont sortis de service.

Dans l’aperçu, vous voyez également le champ Ne pas supprimer si vous avez ajouté ce champ. Sur cette base, vous pouvez encore sortir de la sélection les employés qui ne peuvent pas être supprimés.
Filtrez sur les employés qui doivent vraiment être supprimés.
Sélectionnez le(s) employé(s) que vous voulez supprimer. Dans cet exemple, uniquement Harko Nieuwland et Kees ter Haaren.
Cliquez sur : Suivant.
Sélectionnez éventuellement les employés proforma que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur : Terminer.
Cliquez sur OK pour le message.
La tâche est traitée via la file d'attente.
Ensuite, vous pouvez consulter l’employé anonyme et y supprimer encore éventuellement des données.

Supprimer des données à caractère personnel d’employés

Vérifiez quelles données à caractère personnel spécifique du ou des employés que vous venez de supprimer doivent encore être supprimées.

Après avoir supprimé les données d’employé, il faut encore supprimer la date de sortie de service. Filtrez sur le nom ou sur 'Date de modification'.

Kees ter Haaren, qui était seulement employé, est totalement supprimé. Également comme personne. Il n’apparaît plus dans Profit.

Harko Nieuwland, par exemple, encore seulement utilisateur et personne.

Un employé qui en plus d’employé était aussi seulement candidat est totalement supprimé (tant comme employé, candidat que personne). Ceci n’apparaît alors plus dans l’affichage après la suppression.
Si une personne est enregistrée non seulement comme employé mais aussi avec d'autres données spécifiques (par exemple, un utilisateur ou une relation de vente), vous devez encore les supprimer. Supprimez maintenant l’utilisateur et d’autres données spécifiques (candidat, relation d’achat/vente, etc.).
Supprimez la personne en dernier lieu.

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