Créer Supprimer des personnes, employés et relations avec saisies

Si vous voulez supprimer/anonymiser des données à caractère personnel, vous devez d’abord les créer.

Autorisation

La suppression de personnes, employés, etc. est irréversible. Il n'y a pas non plus d’enregistrement. Tenez-en compte lorsque vous autorisez des options de menu.

1. Allez à : Général / Gestion / Outil d’autorisation.
2. Allez à l'onglet : Menu.
3. Allez à : Général / Gestion / Données à caractère personnel.
4. Autoriser les options de menu :
   • Champs personnels
   • Suppression d'employés
   • Supprimer des relations d'achat
   • Supprimer des relations de vente
   • Supprimer des personnes
5. Sauvegardez les modifications.

Configurer un filtre de données

Réglez les filtres de données de manière à ce que les personnes bloquées (et leurs fichiers) ne soient plus visibles.

1. Ajoutez des filtres de données dans l'outil d'autorisation avec et sans employés bloqués.

   

2. Autorisez ceci pour tous et le filtre avec les employés bloqués pour l'utilisateur qui va supprimer les données personnelles.

   

   (Via l’onglet Autorisation / DRH / Employé / Employé (MSS) / Filtres).

Vous pouvez filtrer les relations d'achat et de vente bloquées par Gescom ou Comptabilité.

Voir également :

• Autorisation avec filtre de données

Ajouter les champs libres « Ne pas supprimer » et « Objectif »

Ajoutez éventuellement les champs libres Ne pas supprimer et Ne pas supprimer objectif.

Vous pouvez utiliser ces champs lorsque vous parcourez les employés (ou d’autres données personnelles) à supprimer avant de les effacer. Si le dossier montre par exemple qu'il y a toujours un procès en cours qui dépasse les 7 ans de fin de service ou qu'il y a un prêt qui n'a pas été remboursé, définissez ces champs.

Vous ajoutez les champs dans le Management tool à Employé / Employé.

Vous pouvez également ajouter ces champs pour les autres données à caractère personnel spécifiques. Par exemple pour les personnes de contact qui deviennent également visibles à la suppression de personnes. Ou pour les candidats.

Placez les champs sur un onglet à autoriser séparément.

Voir également :

• Ajouter des champs libres

Adapter l'affichage

Vous étendez ensuite vos affichages avec les champs qui vous aident à bien filtrer sur les personnes/employés, etc. à supprimer.

A. Ajoutez un affichage personnel dans CRM

Allez à CRM / Organisation/personnes / Organisation/personnes, et ajoutez un affichage propre basé sur l’affichage des Personnes.

Ajoutez-y les champs :

• Fin de service (via 'Liens / Employé / Données actuelles de l’employé / Lien / Relation de travail').
• Modifié - afin de pouvoir retrouver rapidement l'employé qui vient d'être changé ou supprimé, s'il n'a pas été supprimé dans sa totalité.
• Avec éventuellement les champs libres Ne pas supprimer et Ne pas supprimer objectif des données d’employé et/ou d’autres données. Vous devez d'abord ajouter ces champs.

  (Le champ Nombre d'années fin de service n’est pas disponible par défaut. Ce champ n'est disponible que dans l'assistant de suppression d’Employé puisque les autres champs y sont également disponibles pour effectuer le calcul correct.)

  

B. Modifier les affichages dans les assistants

• Supprimer un employé

  Dans l’affichage fourni, Profit montre tous les employés qui ne sont plus en service depuis 7 ans ou plus.

  Il peut arriver que vous souhaitiez également voir quels employés ne doivent pas être supprimés parce qu’il existe une exception (que vous avez rencontrée lors du contrôle des employés). Ou vous voulez voir s'il y a encore d’autres données spécifiques pour les employés.

  S'il y a des exceptions, vous pouvez le voir dans le champ Bloqué (désactivé) et avec les champs libres Ne pas supprimer et Ne pas supprimer objectif. Par conséquent, ajoutez dans l'assistant « Supprimer un employé » ajoutez un nouvel affichage avec les champs suivants : Date de fin de service, Bloqué et/ou les champs libres Ne pas supprimer et Ne pas supprimer objectif éventuellement ajoutés. Vous pouvez également indiquer ici si l'employé est également un utilisateur, un candidat, un client, etc.

  

  Mettez le champ Activer l'option lignes bloquées qui se trouve au-dessus des champs sélectionnés décoché de façon à bien voir les employés bloqués.

• Supprimer des personnes

  Vous voulez voir quelles personnes vous voulez vraiment supprimer. Profit propose beaucoup de personnes, mais certaines d'entre elles sont par exemple personne de contact.

  Ajoutez les champs appropriés à l'affichage, ce qui vous permet de sélectionner les personnes à supprimer.

C. Éventuellement : ajouter un affichage avec les employés à supprimer dans DRH

Si vous souhaitez consulter les données des employés, notamment le fichier, pour les employés qui sont à supprimer, vous pouvez ajouter un nouvel affichage avec les employés qui sont soit hors service ou bloqués ou qui n'ont jamais été déclarés en service. (L'affichage par défaut Employé (fin de service) ne montre pas les employés qui n’ont jamais été déclarés en service).

Le filtre est alors :

Vous pouvez également ajouter dans cet affichage les champs mentionnés sous B.

Créer un workflow

Ajoutez éventuellement un workflow par lequel (via InSite et/ou OutSite) la commande ou la demande de suppression des données à caractère personnel doit être exécutée. Vous assurez ainsi un contrôle sur la suppression ou non et évitez que la suppression ne devienne l'œuvre d'une seule personne.

Voir également :

• Construire un workflow

Activer la file d'attente (DRH)

La file d'attente est utilisée pour la suppression de données.

Ajouter un employé anonyme

Si vous souhaitez supprimer/anonymiser les données d’employés, ajoutez d'abord éventuellement un employé « anonyme » auquel Profit ajoutera les données d’employés qui ne doivent pas être supprimées. Par exemple certaines pièces de dossier. Vous pouvez également utiliser un employé bloqué existant à cette fin.

En cas de suppression d’employés avec la nouvelle fonction, les pièces de dossier sont généralement supprimées. Cela se produit automatiquement si une seule destination est concernée par la pièce de dossier. Les fiches de paie, les avis d'absence, les notes dans le dossier, etc. sont supprimés automatiquement par Profit.

Dans certains cas, les pièces de dossier sont transférées à l'employé anonyme ou à la personne sous-jacente. Cela peut être le cas pour des types de pièces de dossier créés soi-même impliquant par exemple plusieurs destinations. Profit ne peut alors pas évaluer correctement si la pièce de dossier doit être retirée. Par exemple, si vous ajoutez certaines pièces de dossier à la fois aux destinations employé et personne.

Après la suppression, vérifiez les données enregistrées pour l'employé/personne anonyme et supprimez encore les pièces de dossier qui contiennent trop de données. Vous pouvez également supprimer collectivement ces pièces de dossier à l'avance via l'affichage central des dossiers.

1. Allez à : DRH / Employé / Employé.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Décochez Enregistrement de l'entrée en fonction d'un employé.
4. Cliquez sur : Suivant.
5. À Nom, ajoutez le nom de l’employé anonyme. Par exemple Employé anonyme ou Employé d'archive.
6. Décochez Numérotation automatique nouvelle personne.
7. Saisissez un code spécifique qui vous permet de voir immédiatement qu'il ne s'agit pas d'une personne ordinaire, d'un employé, etc. Par exemple **** ou 0000.
8. Ajoutez éventuellement une adresse e-mail générale existante. Si vous devez envoyer quelque chose par e-mail à cette personne, vous pouvez le vérifier.
9. Complétez les champs obligatoires.
10. Cliquez sur : Terminer.
11. Ouvrez les propriétés de l'employé.
12. Bloquez l’employé. Il n’est pas obligatoire de supprimer l’employé, mais bien si vous utilisez des filtres de données sur les employés bloqués. Vous évitez alors ainsi que des utilisateurs non autorisés puissent éventuellement consulter des données anonymisées pour cet employé.
    1. Allez à l'onglet : Général.
    2. Cochez Bloqué.
13. Sauvegardez les modifications.

Ajouter une personne/relation d’achat ou de vente anonyme bloquée

Si vous souhaitez supprimer/anonymiser les données personnelles, ajoutez d'abord une personne « anonyme » à laquelle Profit ajoutera les données qui ne doivent pas être supprimées. La personne doit être bloquée.

Faites-le également pour les relations d’achat et de vente (du type personne).

1. Allez à :
   • CRM / Organisation/personne / Organisation/personne pour une nouvelle personne anonyme
   • Gestion de commande / Processus de vente / Relation de vente pour une nouvelle relation de vente de type personne
   • Gestion de commande / Processus d'achat / Relation d'achat pour une nouvelle relation d'achat de type personne.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Sélectionnez Personne.
4. Cliquez sur : Suivant.
5. À Nom, ajoutez le nom de la personne anonyme (relation de vente/relation d'achat). Donnez un nom reconnaissable à la personne. Par exemple Anonyme Personne, Client anonyme, Fournisseur anonyme.
6. Décochez Numérotation automatique nouvelle personne.
7. Remplissez un code spécifique où vous pouvez immédiatement voir qu'il ne s'agit pas d'une personne ordinaire, etc. Par exemple **** ou 0000.
8. Ajoutez éventuellement une adresse e-mail générale existante. Si vous devez envoyer quelque chose par e-mail à cette personne, vous pouvez le vérifier.
9. Complétez une adresse, par exemple votre adresse personnelle.
10. Complétez les champs obligatoires s'il y en a.
11. Cliquez sur : Suivant.
12. Sélectionnez Nouvelle personne si vous recevez le message qu’il y a déjà des données correspondantes.
13. Cliquez sur Suivant jusqu’à ce que vous puissiez terminer.
14. Complétez les champs obligatoires.
15. Cliquez sur : Terminer.
16. Ouvrez les propriétés de la personne/ relation d'achat / relation de vente.
17. Pour la personne :
    • Allez à l'onglet : Général.
    • Cochez Bloqué.
    • Cliquez sur OK pour le message.
18. Pour relation d’achat / relation de vente :
    • Allez à l'onglet : Organisation/personne.
    • Cochez Bloquer totalement, plus visible.
    • Allez à l'onglet : Client / Fournisseur.
    • Cochez Est client / Est fournisseur si vous ne l'avez pas encore fait lors de l’ajout.
19. Complétez les champs obligatoires.
20. Sauvegardez les modifications.

Vous avez finalement les données spécifiques pour tous les trois et une version anonyme pour les personnes sans donnés spécifiques.

Propriétés de champs libres comme Données à caractère personnel

Si vous avez des champs libres, il est judicieux d'indiquer s'il s'agit ou non de données à caractère personnel. Dès que vous l'avez complété, vous retrouvez encore le champ libre dans l’aperçu des champs personnels. Vous complétez ainsi votre aperçu, par exemple lorsque vous avez le contrôle pour le RGPD Les rapports, affichages, etc. dans lesquels vous avez utilisé le champ sont également affichés et peuvent être modifiés si nécessaire.

1. Allez à : Généralités / Gestion / Management tool.
2. Ouvrez le tableau avec les données. Par exemple par Employé / Employé.
3. Ouvrez les propriétés du champ libre.
4. Allez à l'onglet : Propriétés du champ.
5. Cochez Le champ contient des données personnelles pouvant porter atteinte à la vie privée.
6. Dans Libellé, complétez entre autres l'objectif pour lequel vous enregistrez cette donnée.

   

   Cliquez sur : OK.

Voir également

• Supprimer/anonymiser des relations et des personnes avec saisies