Plan par étapes Prêt pour le RGPD

Utilisez le plan par étapes ci-dessous pour préparer votre environnement Profit pour le RGPD. Il s’agit d'une action unique.

Si vous vous conformez au RGPD, vous pouvez alors nettoyer périodiquement vos données en fonction de l’affichage que vous créez vous-même.

Étape 1 : Contrôler et nettoyer les données à caractère personnel existantes

1. Complétez dans champs libres s'il s’agit ou non de données à caractère personnel.
2. Vérifiez les champs personnels. Retirez les champs confidentiels/rendez-les invisibles par profils.
3. Contrôlez les rapports et analyses réalisés vous-même dans le champ Motif d'absence et supprimez ce champ. (DRH)
4. Contrôlez les types de pièces de dossier que vous avez créés :
   • Le type de pièce de dossier enregistre des données à caractère personnel ? Rendez ces données invisibles via profils.
   • Trop d'utilisateurs peuvent consulter la pièce de dossier ? Rendez le type de pièces de dossier confidentiel.
   • Des pièces de dossier confidentielles ont été ajoutées ? Supprimez-les vite via l'affichage central de dossier.
5. Mettez autorisation de filtre sur personnes bloquées. Pour les personnes qui ne peuvent pas être consultés par des personnes non autorisées, il y a encore des dossiers et d’autres données qu'on ne peut pas voir.
6. Contrôlez votre Qui-est-qui dans Pocket app/InSite et modifiez éventuellement.

Étape 2 : Créer un aperçu

En tant qu'organisation, vous décidez vous-même de la durée pendant laquelle vous voulez conserver vos données à caractère personnel. La loi RGPD ne le précise pas. Il y a cependant d’autres lois qui le mentionnent. Pour l'administration fiscale, vous devez conserver les factures, etc. pendant sept ans.

1. Réalisez vous-même un aperçu de la durée pendant laquelle vous voulez conserver les données aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Utilisez toujours à cette fin l’aperçu des champs personnels. Ne les conservez pas plus longtemps que nécessaire.
2. Faites un aperçu des données à caractère personnel (candidat, employé, relation d'achat/relation de vente de type personne, client IB, etc.) et l'objectif pour lequel elles ont été enregistrées.
3. Décidez de la durée pendant laquelle vous voulez conserver quelles données et enregistrez-la.

Étape 3 : Supprimer des données à caractère personnel

1. Configurez la suppression des données à caractère personnel.
2. Respectez l'ordre correct lorsque vous supprimez des données à caractère personnel. D'abord les données à caractère personnel spécifiques (employé, relation d'achat, relation de vente, etc.) et enfin la personne pour laquelle plus aucune donnée spécifique ne peut apparaître.