Organisations et personnes

Définissez les organisations et personnes. Chaque relation est soit une organisation, soit une personne.

Description

Vous définissez les entreprises comme des Organisations. Toutes les personnes sont quant à elle configurées comme des Personnes.

Il existe en outre un type appelé Personne de contact. Une personne de contact fait la liaison entre une organisation et une personne. La personne de contact d'une entreprise est donc aussi, systématiquement, une personne.

Types d'organisations et de personnes

Il existe différents types d'organisations et de personnes. Dans le cas d'une organisation, les types sont Relation de vente ou Relation d'achat, par exemple. Employé ou Client IB sont quant à eux des types de personne.

Exemple :

Si M. Jansen, employé, s'occupe de la gestion des salaires, M. Janssen est alors une personne à laquelle des données de type Employé sont liées.

Lorsque, pour le département Vente, vous ajoutez le nouveau client Karton BV, les informations générales de cette relation sont enregistrées dans l'organisation et les données spécifiques de la vente le sont dans la relation. En effet, ces dernières données concernent le type Relation vente.

Par ailleurs, une organisation ou une personne peuvent avoir plusieurs types.

L'onglet Lien d'une personne ou d'une organisation affiche les différents types qui sont associés à cette dernière. Ces associations se font automatiquement lors de la saisie des données spécifiques. Dans l'onglet Lien de la personne Jansen, vous pouvez donc constater que celle-ci est liée au type Employé. Les liens vous indiquent donc seulement que la personne sélectionnée a d’autres rôles dans la base de données.

Cela correspond schématiquement à ce qui suit :

Les données générales sont associées à des organisations et personnes. Il peut s'agir, par exemple, du nom et des coordonnées, mais également de champs tels que Branche et Numéro CC pour les organisations.

Dans les données générales des personnes, vous devez également compléter des champs comme Titre, Sexe ou Numéro 'BSN'.

Les organisations et personnes d'un type bien précis nécessitent des données supplémentaires. Par exemple, les champs concernant l'assujettissement à la TVA et la limite de crédit sont caractéristiques d'une organisation de type relation de vente. Le salaire, par exemple, est un champ spécifique de l'employé, qui est un type de personne. Selon vos autorisations, vous pouvez ou non voir s'afficher ces champs particuliers.

Préparation

Méthode

  • Organisations, personnes et contacts dans InSite

    Vous pouvez également consulter les organisations, personnes et personnes de contact dans InSite via la page Relations. Sur la page associée à ce menu (appelée la page de portail), vous disposez de différentes fonctions de menu. La configuration et dénomination des pages dans InSite est libre. Les dénominations peuvent donc différer dans votre logiciel !

  • Organisation

    Avant d'ajouter une organisation, définissez d'abord le type d'organisation dont il s'agit. S'il s'agit d'une relation de vente, ajoutez-la via l'élément de menu Relation vente. Si vous ne connaissez que les données générales de l'organisation, ajoutez une Organisation.

  • Personne

    Si vous ajoutez une personne, définissez d'abord le type de personne dont il s'agit. S'il s'agit d'un employé, ajoutez-le via l'élément de menu Employé. Si vous ne souhaitez définir que les données générales, ajoutez une Personne.

  • Personne de contact

  • Ajout d'un service comme contact

    Vous pouvez ajouter un service spécifique comme contact pour une organisation.

  • Consultation des liens

    Pour les personnes et organisations, vous enregistrez des données générales, par exemple, le nom et l'adresse. Pour les organisations d'un certain type (les relations de vente, par exemple), vous pouvez ajouter des données supplémentaires. C'est également le cas pour les personnes créées à partir d'un type précis.

Voir aussi :