Configuration d'AFAS Pocket par environnement

Vous configurez AFAS Pocket par environnement et vous déterminez quels utilisateurs sont autorisés à utiliser AFAS Pocket. Vous déterminez aussi quels éléments d'AFAS Pocket vous allez utiliser.

Attention:

Les modifications dans la configuration ne sont pas directement visibles dans les sessions actives d'AFAS Pocket. Cela peut prendre 30 minutes avant par exemple que des fonctions ne soient activées ou désactivées dans des sessions actives d'AFAS Pocket.

Si un utilisateur démarre une session AFAS Pocket active après l'application d'une modification dans Profit Windows, celle-ci est bien visible immédiatement AFAS Pocket.

Contenu
Autoriser le gestionnaire

Vous autorisez le gestionnaire pour la maintenance de l'app connector.

Autoriser le gestionnaire :

  1. Allez vers : Généralités / Gestion / Outil d'autorisation.
  2. Accédez à l'onglet : Gestion groupes.
  3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs avec les gestionnaires d'application ou de processus de l'application Pocket.
  4. Accédez à l'onglet : Menu.
  5. Sélectionnez la case à cocher des options du menu à autoriser :
    • Généralités / Pocket App / Paramètres
    • Généralités / Pocket App / Utilisateurs
  6. Accédez à l'onglet : Autorisation.
  7. Autorisez les onglets :

  8. Fermez l' Outil d'autorisation. Vous n'avez pas besoin de rouvrir l'environnement.
Autoriser les utilisateurs

Vous ajoutez un groupe d'utilisateurs séparé pour les utilisateurs qui sont autorisés à utiliser AFAS Pocket. Placez les utilisateurs concernés dans le groupe.

L'app n'affiche aucun niveau d'autorisation. Les utilisateurs qui sont membres de ce groupe disposent dans AFAS Pocket de la fonction que vous avez activée dans l'app. L'autorisation avec filtre (sur des personnes ou des organisations, par exemple) est toujours appliquée.

Attention :

Si vous souhaitez utiliser l’ensemble des fonctions (workflows, signaux, documents, etc.) d'AFAS Pocket, chaque utilisateur doit être lié à un employé avec un contrat de travail en cours dans Profit HRM.

Autoriser les utilisateurs :

  1. Allez vers : Généralités / Gestion / Outil d'autorisation.
  2. Allez vers : Groupe / Nouveau (ou cliquez sur ).
  3. Saisissez le nom.
  4. Cliquez sur : Terminer.
  5. Accédez à l'onglet : Gestion groupes.
  6. Sélectionnez le nouveau groupe.
  7. Accédez à l'onglet : Utilisateurs dans le groupe.
  8. Désélectionnez la case à cocher Afficher tous les éléments sélectionnés.
  9. Sélectionnez les utilisateurs que vous voulez ajouter au groupe.

    App_AFAS Pocket autorisatie (groep)

  10. Vérifiez pour chaque utilisateur si les propriétés sont définies correctement :
    1. Accédez à l'onglet : Entret. util..
    2. Ouvrez les propriétés de l'utilisateur.
    3. L'adresse e-mail de l'utilisateur doit être remplie.

    4. Accédez à l'onglet : Applications.
    5. Au moins une des applications doit être sélectionnée, sinon l'utilisateur n'a pas accès à l'app de connexion.
  11. Fermez l' Outil d'autorisation. Vous n'avez pas besoin de rouvrir l'environnement.

Voir aussi:

Autorisation avec filtre :

  • L'autorisation avec filtre sur des organisations/personnes et des pièces de dossier fonctionne dans AFAS Pocket.
  • AFAS Pocket tient compte des combinaisons valides lors de la saisie des heures.
  • Dans les paramètres de Qui est qui, vous déterminez les employés qui sont visibles dans AFAS Pocket et les champs qui sont affichés.

Voir aussi:

Déblocage et configuration de l'application Pocket

Vous devez activer l'app dans chaque environnement accessible via AFAS Pocket.

Cela permet d'éviter que des paramètres qui sont modifiés dans Profit Windows ne se répercutent pas directement dans AFAS Pocket. Cela peut par exemple se produire si vous modifiez les paramètres d'un type de congé. Pour disposer directement des nouveaux paramètres dans AFAS Pocket, sélectionnez Paramètres / Rafraîchir la configuration. Cela peut être utile pour tester AFAS Pocket.

Configuration de l'application Pocket :

  1. Allez vers : Généralités / Pocket App / Paramètres.
  2. Sélectionnez le groupe dont les utilisateurs peuvent utiliser AFAS Pocket.

    Autres paramètres importants :

    • Si les employés saisissent des congés via AFAS Pocket, sélectionnez le type de congé où les employés effectuent leur saisie. Sélectionnez toujours un type de congé composé.
    • Si les employés déclarent des frais de déplacement, sélectionnez le type de coûts où ces frais sont saisis.
    • Si vous souhaitez utiliser les données d'emplacement Google dans AFAS Pocket, créez une Google Maps API Key.

    Attention :

    À partir du 11 juin 2018, ce qui suit est en vigueur :

  • Si vous n’avez de Google Maps Api key définie dans Profit (pour InSite, OutSite ou Pocket), les plug-ins Google Maps ne fonctionnent plus.
  • Si une api key est définie : Les 1000 premières demandes par 24 heures sont gratuites et ne requièrent aucune modification du compte Google.
  • Pour plus de 1000 demandes par 24 heures, vous pouvez augmenter le nombre de demandes gratuites en activant ‘facturation’ (billing) dans le compte Google sous lequel l'api key est demandée. En outre, l'imputation d'une carte de crédit est nécessaire. Vous avez alors 150 000 demandes gratuites par jour. Vous pouvez contrôler immédiatement avec le Transition Tool de Google si la 'facturation' est activée et si nécessaire lier une carte de crédit.

    Vous travaillez avec AFAS Online ? Si la clé définie pour vous se termine par 5GpE32k, vous utilisez une clé d'AFAS qui est liée à un compte de facturation. Dans ce cas, vous ne devez prendre aucune mesure. Si vous avez une autre clé ou pas de clé, les points ci-dessus sont valables.

    • La distance à parcourir est déterminée sur la base de l'itinéraire le plus rapide ou le plus court. Déterminez vous-même la méthode de calcul désirée dans l'app de connexion. Cette méthode vaut pour tous les utilisateurs. L'itinéraire le plus rapide ne doit pas nécessairement être le plus court ! Il peut ainsi être évité que plus de kilomètres ne soient déclarés que ceux effectivement parcourus. Si le champ Itinéraire le plus rapide a été coché, l'itinéraire le plus rapide sans embouteillage est calculé sur la base de Google Maps. Si le champ Itinéraire le plus rapide a été décoché, l'itinéraire le plus court sans embouteillage est calculé sur la base de Google Maps.
  1. Accédez à l'onglet : Activation.
  2. Sélectionnez les éléments que vous souhaitez utiliser dans AFAS Pocket.

    Si vous activez Gestion de documents, la partie Nouvelles s'affichera également dans AFAS Pocket.

    Si vous activez la recherche, vous devez également configurer la fonction Recherche dans InSite.

Activation de l'application Pocket :

Exécutez ces étapes uniquement si vous voulez débloquer AFAS Pocket pour les utilisateurs.

  1. Accédez à l'onglet : Généralités.
  2. Désélectionnez la case à cocher Bloqué.
  3. Accédez à l'onglet Environnement clé.
  4. Cliquez sur : Générez (derrière Clé externe). Distribuez cette clé aux utilisateurs qui vont se servir d'AFAS Pocket.

    En combinaison avec AFAS Pocket version 1.02.74 ou supérieure, vous pouvez proposer un code QR. Téléchargez le code QR et proposez-le aux utilisateurs, par exemple par e-mail. L'utilisateur peut lire le code QR par AFAS Pocket et ne doit pas introduire la clé externe manuellement.

    Attention:

    Si vous avez déjà une clé externe et que vous en générez une nouvelle, l'ancienne clé externe n’est plus valable. Vos utilisateurs ne peuvent ensuite plus utiliser AFAS Pocket. Il vous faut d'abord distribuer la nouvelle clé externe aux utilisateurs et chaque utilisateur doit s'enregistrer à nouveau.

    Attention :

    À partir de Profit 6, dans un environnement « copie », vous pouvez désormais effacer la clé d'environnement de l'app de connexion sans que cette dernière ne soit effacée de l'environnement « live ». De cette manière, les utilisateurs peuvent continuer de travailler normalement avec AFAS Pocket, car il reste connecté à l'environnement « live ». Dans l'environnement « copie », vous pouvez générer une autre clé d'environnement pour AFAS Pocket.

Configuration du site principal InSite :

Les utilisateurs de l'application peuvent consulter des documents à lire, éventuellement ajouter des réactions et approuver des documents. Pour cette partie, vous devez définir le site principal d'InSite. Faites-le dans les plus brefs délais, sinon les utilisateurs de l'application Pocket recevront le message Aucun InSite déjà publié lié à la Pocket App.

  1. Allez vers : Généralités / Environnement / Gestion / Propriétés.
  2. Accédez à l'onglet : Généralités.
  3. Sélectionnez le site dans Site principal InSite.
  4. Cliquez sur : OK.
  5. Cliquez sur : OK.

Configuration de profils de déclaration

Vous pouvez utiliser les profils de déclaration à la fois dans InSite et dans AFAS Pocket. Après avoir créé les profils de déclaration, vous déterminez quels profils de déclaration peuvent être utilisés dans AFAS Pocket. Vos employés utilisent ces profils pour envoyer des déclarations par AFAS Pocket.

Un profil de déclaration vous permet de déterminer les champs à remplir par l'utilisateur lors d'une nouvelle déclaration, les champs obligatoires, etc. Ceci permet d'éviter les erreurs pour que le processus de déclaration se déroule sans heurts.

Configuration de profils de déclaration :

  1. Configurez les profils de déclaration souhaités.
  2. Les utilisateurs doivent avoir accès à la page Déclaration choix de profil ESS. Si ce n'est pas le cas, le message Profil d'envoi non autorisé s'affiche dans Pocket.

    Contrôlez l'autorisation par Généralités / In & OutSite / Page.

  3. Allez vers : Généralités / Pocket App / Paramètres.
  4. Accédez à l'onglet Activation.
  5. Cochez Déclarations.
  6. Accédez à l'onglet Profils de déclaration.
  7. Cliquez sur Nouveau et cochez les profils souhaités. Vous pouvez choisir ici uniquement des profils de création.

    Attention :

    Les utilisateurs Pocket doivent être autorisés pour les pages de création correspondantes dans InSite. Pour ce faire, ajoutez ces pages à la bonne fonction.

Après la configuration, les utilisateurs peuvent envoyer des déclarations sur la base des profils :

Utiliser des déclarations, mais sans profils de déclaration :

  1. Allez à : Généralités / Pocket App / Paramètres.
  2. Accédez à l'onglet Activation.
  3. Cochez Déclarations.
  4. Si vous ne reliez pas de profils de déclaration, un utilisateur peut faire un choix entre Frais généraux et Frais de déplacement lors de déclaration dans AFAS Pocket.

Qui est qui

Dans AFAS Pocket, vous pouvez afficher la section Qui est qui, afin que les utilisateurs puissent facilement entrer en contact avec des collègues. Trois paramètres sont importants ici :

  • La section Qui est qui est disponible ou non dans AFAS Pocket.
  • Si la section est disponible, vous déterminez les champs qui peuvent être affichés.
  • Si la section est disponible, vous pouvez déterminer à l’aide d’un filtre les employés qui sont à consulter.

    Conversion vers Profit 7 :

    Dans l'outil de gestion Management Tool, vous pouvez désactiver certains champs de Qui est qui. Cette méthode était utilisable jusqu'à Profit 6 à la fois pour InSite et AFAS Pocket.

    Dans Profit 7, les paramètres ci-dessous sont valables pour AFAS Pocket, les paramètres de l'outil de gestion Management Tool ne sont plus valables. Lors de la conversion vers Profit 7, il est regardé l'onglet Coordonnées privées était caché dans l'outil de gestion Management Tool. Si c'est le cas, les champs suivants de l'écran ci-dessous sont décochés : les champs de l'adresse privée, Téléphone privé, Date de naissance, Facebook, LinkedIn, Twitter, Image, téléphone privé, Nationalité.

Configurer Qui est qui :

  1. Allez à : Généralités / Pocket App / Paramètres.
  2. Accédez à l'onglet Activation.
  3. Cochez Qui est qui si vous voulez mettre cette section à disposition dans AFAS Pocket. Si vous ne mettez pas cette section à disposition (le champ est décoché), vous ne devez plus réaliser les étapes ci-dessous.
  4. Accédez à l'onglet Qui est qui.
  5. Cochez les champs que vous voulez afficher dans AFAS Pocket. Tenez-en compte dans la politique de confidentialité de votre organisation. Tenez également compte du fait que toutes les combinaisons de champs ne sont pas logiques. En effet, les champs sont montrés dans un ordre consécutif fixe dans AFAS Pocket. Effectuez un test plus rapidement possible dans Pocket après avoir modifié les paramètres.

    Pour l'affichage du nom, vous pouvez cocher par exemple le champ Nom complet et décocher les autres champs de nom (surnom, prénom, particule, nom de famille). Si vous voulez plus de contrôle sur l'affichage du nom, décochez Nom complet et cochez les autres champs souhaités.

  6. Définissez le filtre si un utilisateur peut uniquement voir des employés spécifiques dans AFAS Pocket.

    Pour la récupération d'employés, un filtre fixe est toujours appliqué, il est intégré et vous ne pouvez pas le modifier. Les employés sont uniquement affichés s'ils répondent aux conditions suivantes : l'employé est en service, l'employé n'est pas bloqué et l'employé a le statut Enregistrer entrée. Si vous ne définissez pas de filtre, l'utilisateur verra dans AFAS Pocket tous les employés qui répondent aux conditions.

    Dans l'exemple, la balise de filtre [employeur] est utilisée, et l'employé voit uniquement dans AFAS Pocket les employés de son propre employeur. Il ne voit pas les employés des autres employeurs.

  7. Cliquez sur Exemple pour contrôler les paramètres. Vous voyez un affichage avec les champs cochés et l'application du filtre.

Rafraîchissement de l'application Pocket :

Il se peut que les utilisateurs de l'application Pocket doivent rafraîchir leur configuration pour réaliser la modification Qui est qui.

  1. Ouvrez l'application Pocket sur votre smartphone.
  2. Allez à Paramètres / Rafraîchir la configuration.
Langue de l'utilisateur

L'utilisateur détermine dans quelle langue il utilise l'application dans les paramètres d'AFAS Pocket. Ceci vaut uniquement pour les langues prises en charge par AFAS.

Lors de la création d'une saisie de congés, l'utilisateur peut sélectionner le Motif de congé dans sa langue et lors de la création d'une saisie d'absence, l'utilisateur peut sélectionner le Motif d'absence dans sa langue.

Attention :

Le champ Motif d'absence n'est plus disponible. L'utilisateur peut sélectionner le type d'absence, vous ne devez pas traduire vous-même ce tableau.

Actions du gestionnaire :

Le gestionnaire doit ajouter les traductions correctes aux tableaux libres Motif de congé et Motif d'absence dans Profit.

Le tableau Type de congé ne peut pas être traduit, il est toujours dans la langue de base. AFAS ne peut pas convertir ce tableau en un tableau libre. Si vous utilisez plusieurs langues, vous devez déterminer vous-même quel est le meilleur choix en ce qui concerne ce tableau.

Aller directement à

  1. Configuration d'AFAS Pocket
  2. Configuration de déclarations
  3. Ajouter un type de coûts pour l'enregistrement des kilomètres (frais de déplacement)
  4. Configuration de Workflows
  5. Configuration du coût réel des projets
  6. Configuration par environnement
  7. Gestion des comptes utilisateurs (jetons)
  8. Préparations dans une installation locale
  9. Activation e-mail AFAS Pocket non reçue