Ajout de provisions et d'obligations

Vous pouvez intégrer des provisions et des obligations au sein d'un budget. Une provision est déduite du budget disponible lors du calcul du budget encore disponible tandis qu'une obligation est retenue sur la provision.

L'ordre présenté ci-dessous n'est pas obligatoire, vous pouvez également définir directement une obligation (sans créer d'abord de provision).

Il est possible d'importer les provisions et les obligations avec Comptabilité / Gestion / Import actifs et contrat / Provision et Comptabilité / Gestion / Import actifs et contrat / Obligation.

Exemple :

4300 Entretien matériel : budget annuel 120 000 €. Ce budget est répartit équitablement entre les périodes, ce qui correspond à 10 000 € par période. En période 10, un montant de 80 000 € est réservé pour l'entretien des serveurs. Il y a donc 40 000 € (= à dépenser) pour l'entretien du matériel pendant le reste de l'année.

Ajout d'une provision :

1. Allez vers : Comptabilité / Grand livre / Budget.
2. Sélectionnez la ligne de budget du compte de grand livre.
3. Cliquez sur l'action : Provision.

   Vous pouvez également ajouter une période de correction via Comptabilité / Gestion de contrat / Provision, action Cliquez sur : Nouveau..

4. Définissez le compte de grand livre, l'exercice et la période sur lesquels porte la provision.
5. Saisissez une référence lors de la définition d'une obligation afin de pouvoir imputer cette dernière à la provision.
6. Définissez le fournisseur, le montant et/ou la quantité sur lesquels porte la provision.
7. Définissez l'axe analytique auquel s'applique la provision. Le champ porte le nom de l'axe.
8. Cliquez sur : Terminer.

Ajout d'une obligation :

1. Allez vers :
   • Comptabilité / Grand livre / Budget
   • Comptabilité / Gestion de contrat / Obligation
2. Sélectionnez la ligne de budget du compte de grand livre.
3. Cliquez sur l'action : Obligation.

   Vous pouvez également ajouter une obligation via les propriétés d'un budget, dans l'onglet Obligation. Cliquez sur : Nouveau.

4. Définissez le compte de grand livre, l'exercice et la période sur lesquels porte l'obligation.
5. Sélectionnez la provision sur laquelle vous souhaitez imputer l'obligation. Les champs Libellé, Référence, Année, Numéro de période, Fournisseur et le ou les axe(s) analytique(s) sont automatiquement définis par Profit.
6. Saisissez une référence afin de pouvoir imputer l'obligation lors de la saisie de la facture.
7. Définissez le fournisseur, le montant et/ou la quantité sur lesquels porte l'obligation.
8. Définissez l'axe analytique auquel s'applique l'obligation lorsque vous effectuez le suivi analytique. Le champ porte le nom de l'axe.
9. Cliquez sur : Terminer.

   Quand le montant de l'obligation est inférieur à celui de la provision, Profit demande si vous voulez imputer toute la provision.

Imputation d'une facture d'achat sur une provision ou une obligation

Pendant la saisie d'une facture d'achat via le programme de saisie financière, vous pouvez imputer le montant saisi dans le compte de grand livre (hors tva) sur une obligation ou une provision. Pendant la saisie de la facture, demandez la provision ou l'obligation concernée et enregistrez-la en utilisant la référence. Dans les saisies financières, cette référence sert de numéro d'obligation. Quand le montant de la saisie d'achat est inférieur à celui de l'obligation ou de la provision, Profit demande si vous voulez imputer toute l'obligation ou toute la provision.

Attention:

Pour définir le numéro d'obligation, vous devez ajouter le champ Numéro obligation au lay-out du livre des achats.

Imputation d'une facture d'achat sur une obligation

1. Allez vers : Comptabilité / Saisir / Journal.
2. Vérifiez Exercice et Période. Il s'agit de l'exercice et de la période dans lesquels vous effectuez la saisie.
3. Sélectionnez le livre d'achats approprié.
4. Cliquez sur : Terminer.
5. Spécifiez tout ou partie du nom de recherche du fournisseur dans le champ Aide pour la recherche ou sélectionnez le fournisseur dans Compte.
6. Saisissez le numéro de facture d'achat original dans le champ Factnr. Crediteur (et N° pièce comptable).

   Dans la colonne N° facture, Profit génère automatiquement votre numéro de facture interne.

7. Saisissez le montant de facture total dans Montant crédit.
8. Appuyez sur : Enter ou Tab.
9. Profit demande si vous voulez imputer l'obligation si une obligation est présente chez le fournisseur.
10. Cliquez sur : Oui.

    L'écran de saisie Obligations de clôture de compte à partir d'un poste du journal d'achat s'ouvre. Cet écran montre l'(les)obligation(s) présente(s) chez le fournisseur.

11. Sélectionnez l'(les)obligation(s) que vous souhaitez imputer en cliquez sur Terminer.
12. Pendant la saisie, un message peut apparaître (si Montant facture est supérieur au montant de l'obligation) pour demander si vous souhaitez imputer entièrement l'obligation. Si tel est le cas, le message disparaît. Dans le cas contraire, le montant restant demeure sur l'obligation.
13. Profit ajoute la ligne de coûts.
14. Si le fournisseur dispose d'un compte de contrepartie fixe, Profit le reprend dans la ligne de saisie. Si tel n'est pas le cas, choisissez le compte de contrepartie.
15. Le montant de facture net apparaît automatiquement dans la ligne de saisie. Le code TVA du compte de contrepartie est défini.
16. Appuyez sur : Enter. Vous saisissez le montant total sur le compte de contrepartie.
17. Profit ajoute une ligne de saisie supplémentaire pour le montant de la TVA.
18. Contrôler les données.
19. Cliquez sur : Terminer.

Contrôle de l'imputation d'une obligation :

1. Allez vers : Comptabilité / Grand livre / Budget
2. Si vous ouvrez les budgets, l'obligation a disparu. Elle affiche 0,00.
3. Ouvrez les caractéristiques de la ligne de budget du compte de grand livre.
4. Accédez à l'onglet : Obligation.
5. Le champ Traité est sélectionné.

Traiter manuellement une obligation :

Vous avez la possibilité d'imputer 'manuellement' une obligation via le lay-out de saisie entretien d'obligation. Vous saisissez alors manuellement le montant comptabilisé. L'imputation manuelle d'une réserve ou obligation a pour seul but de solder des restes éventuels sur une obligation ou quand celle-ci n'est pas réalisée.

1. Allez vers : Comptabilité / Grand livre / Budget.
2. Ouvrez les caractéristiques de la ligne de budget du compte de grand livre.
3. Accédez à l'onglet : Obligation.
4. Saisissez le Montant régularisé.

   Attention: 

   Vous pouvez ajouter le champ Montant régularisé au lay-out de saisie Obligation (Profit). Cliquez ici pour modifier l'explication d'un lay-out de saisie.

5. Cliquez sur : Terminer.