Rappels

Vous envoyez des rappels (de paiement) aux clients qui ne règlent pas leurs factures à temps. Vous pouvez aussi envoyer des rappels par e-mail.

Vidéo

Description

Chaque poste impayé a une date d’échéance déterminée, qui est la date à laquelle la facture doit être payée. Pour les postes impayés qui ne sont pas encore réglés à la date d'échéance ou après cette date, vous pouvez envoyer des rappels aux clients. Par client, vous imprimez une seule lettre de rappel contenant tous les postes impayés échus (vous n'envoyez donc pas une lettre pour chaque poste impayé). Il est possible d’imprimer également les postes non encore échus.

Ensembles de rappels

Dans Profit, vous disposez de plusieurs ensembles de rappels avec des lay-outs de rappel. Ces lay-outs vous permettent d'envoyer des rappels en fonction de l'ancienneté des postes impayés. Vous pouvez utiliser, par exemple, la répartition suivante :

• Rappel cordial (10 jours après la date d’échéance)
• Rappel normal (30 jours après la date d’échéance)
• Rappel sévère, mentionnant qu’à défaut de paiement, le recouvrement de la créance sera confié à un huissier (60 jours après la date d’échéance).

  Attention:

  Cette explication est basée sur l'hypothèse de "x jours après la date d’échéance". Toutefois, vous pouvez également choisir comme point de départ la dernière date de rappel ; spécifiez cela dans l'ensemble des rappels.

Lorsqu'un client présente plusieurs postes impayés pour lesquels il faut lui envoyer un rappel, Profit les rassemble sous un seul rappel. Dans ce cas, Profit se réfère au poste impayé le plus ancien. Les situations suivantes peuvent se produire :

Rappel de postes impayés à échéances de paiement

Lorsque vous générez des rappels pour des postes impayés à échéances de paiement, Profit vérifie aussi la date d'échéance de la facture dans ce processus. Cela ne fonctionne que pour la première lettre de rappel. Profit utilise toujours pour chaque rappel à échéances de paiement uniquement le rapport de la première ligne de l'ensemble des rappels. L'envoi d'une deuxième, troisième ou quatrième lettre de rappel (pour répercuter les frais de prélèvement) n'est pour l'instant possible dans Profit que pour les factures sans échéance de paiement. Dans ce cas de figure, vous pouvez remplacer la facture avec échéances de paiement par une facture sans échéance de paiement si l'envoi d'une deuxième, troisième, etc. lettre de rappel est nécessaire. Dans les propriétés du poste impayé, vous désélectionnez la case à cocher Echéances paiement. Le montant ouvert total de la facture est alors intégré dans le prochain rappel.

Intérêts sur les rappels

Profit calcule les intérêts sur les rappels de paiement si ceci a été défini dans les paramètres de l'administration. Les paramètres contiennent également les taux d'intérêt. Un taux d'intérêt s'applique toujours à une période déterminée (plage de dates). Lorsque le taux d'intérêt est modifié, vous définissez une nouvelle ligne avec le nouveau taux dans les paramètres. Profit imprime le taux d'intérêt sur les rappels de paiement, si vous avez lié la mise en page de rapport appropriée dans les paramètres.

Profit calcule uniquement les intérêts des postes impayés pour lesquels vous créez un rappel définitif. Les intérêts ne sont pas ajoutés au poste impayé (celui-ci conserve donc sa valeur d’origine). Lors du lettrage de réceptions avec postes impayés, vous pouvez cependant saisir les intérêts perçus. Cette possibilité dépend également des paramètres d’administration.

Le calcul des intérêts de rappel sur une facture s’effectue pendant un an au maximum, à compter de la date de facturation. Ensuite, vous pouvez saisir les intérêts éventuellement ouverts sur une telle facture comme une créance séparée. Lors du calcul des intérêts de rappel sur une facture, le logiciel se réfère aux taux définis et aux délais de validité correspondants dans lesquels la facture est impayée. La formule appliquée est la suivante :

((taux de la période 1/100)/365) * (nombre de jours d’échéance - période sans intérêts en jours) + ((taux de la période 2/100)/365) * nombre de jours d’échéance +  …… +
((taux de la période n/100)/365) * nombre de jours d’échéance) * montant ouvert de la facture.

Exemple :

• Taux annuel de la période 1  = 10 %, période 2  = 8 %
• Période sans intérêts = 15 jours
• Facture ouverte = 1000 euros

  Nombre de jours échus = période 1 20 jours et période 2 30 jours

  Le calcul des intérêts est le suivant :

  ( ((10/100)/365)*(20-15)+((8/100)/365)*30 )*1000 = 7,945205

  Le solde ouvert plus le montant des intérêts est le montant total à régler pour la facture indiquée dans le rappel : 1000 + 7,95 = 1007,95 euros.

Le logiciel part du postulat que l’année compte 365 jours.

Attention:

Profit calcule les intérêts de rappel sur un poste impayé à partir de la date d’échéance si l’intégralité de ce poste n’est pas encore payée. Toutefois, en cas de règlement partiel d’un poste impayé, Profit calcule les intérêts à partir de la date du paiement partiel et non pas à partir de la date d’échéance.

Préparation

• Configuration des rappels

Méthode

• Définition des paramètres de rappel par client
• Modification des postes impayés pour les rappels
• Ajouter un run de rappels
• Liste de contrôle de l'ordre de rappel
• Vérification et modification d'un run de rappels
• Etablissement définitif et impression de rappels
• Consultation des rappels au moyen des postes impayés
• Intérêts sur les notes de crédit

Voir aussi :

• Lettrer les intérêts calculés sur les rappels