Consultation des rappels au moyen des postes impayés
Vous pouvez consulter les données des rappels au travers des postes impayés. Vous pouvez consulter notamment le numéro de rappel, le nombre de rappels et tous les rappels effectués. Lorsqu'un client vous contacte au sujet d'un rappel, vous pouvez ainsi vous informer rapidement de la situation.
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Consultation des rappels au moyen des postes impayés
Vous consultez les rappels à l'aide des propriétés des postes impayés correspondants.
Consulter des rappels au moyen des postes impayés :
- Allez vers : Comptabilité / Client / Client.
- Ouvrez les propriétés du client.
- Accédez à l'onglet : Postes impayés.
Au lieu de la méthode ci-dessus, vous pouvez aussi ouvrir un poste impayé avec Comptabilité / Client / Aperçu / Postes impayés.
- Ouvrez les propriétés de la facture.
- Accédez à l'onglet : Généralités.
L'onglet Généralités affiche entre autres les principaux totaux et divers champs concernant les rappels, prélèvements et paiements automatiques. Une modification de ces paramètres a naturellement des effets sur les processus concernés.
- Dans le champ Nombre de rappels figure le nombre de rappels imprimés. Sur la base de ces informations, Profit sélectionne le lay-out de rappel suivant (plus 'sévère').
- La case à cocher Envoyer des rappels est sélectionnée si vous voulez envoyer des rappels pour ce poste impayé.
- Accédez à l'onglet : Mouvements/Modifications/Transactions (en fonction du contexte).
Cet onglet comporte toutes les saisies, aussi bien la saisie originale de la facture que les paiements éventuels. Pour voir seulement les paiements, accédez à l'onglet Paiements.
- Vous pouvez ajouter vos notes personnelles dans l'onglet Remarque.
- Accédez à l'onglet : Dossier.
Cet onglet comporte l’historique numérique du poste impayé. L'efficacité du dossier augmente si vous numérisez toutes les pièces se rapportant à la facture et les enregistrez dans Profit. Vous pouvez, par exemple, numériser les pièces reçues, les insérer et les ajouter comme pièce de dossier. Vous pouvez ajouter vos propres pièces directement avec Profit, par exemple à l'aide du générateur de documents.
- Accédez à l'onglet : Rappels.
Cet onglet comporte tous les rappels envoyés. Lorsqu'un client vous contacte au sujet d'un rappel, vous pouvez ainsi vous informer rapidement de la situation.
Avec l'action Imprimer lettre de rappel, vous pouvez imprimer rapidement un rappel, mais celui-ci repose toujours sur les données actuelles définies dans Profit. Si vous avez, par exemple, encore reçu après le dernier rappel un paiement partiel, ce dernier est pris en compte dans le nouveau rappel. Celui-ci ne correspondra pas au rappel que le client a reçu.
Augmentation du nombre de rappels
Si vous voulez augmenter le champ Nombre de rappels, Profit peut annoncer : "Le nombre de rappels ne peut pas être augmenté." L’augmentation de la valeur contenue dans ce champ n’est pas toujours possible pour les factures (par exemple pour celles qui ont été importées). Cela n'est pas possible car vous ne pouvez pas ignorer de rappels. Une lettre de rappel fait souvent référence aux rappels précédents et ils n’y figurent alors pas.
Si vous venez de commencer avec Profit, l'augmentation ne fonctionne correctement que si le système de rappel précédent (celui du logiciel précédent) appliquait la même méthode que Profit. Si le progiciel précédent appliquait une méthode différente et que vous voulez néanmoins augmenter le Nombre de rappels, vous pouvez procéder comme suit :
- Ajoutez un run de rappels contenant toutes les factures ayant fait une fois l'objet d'un rappel dans le logiciel précédent et pour lesquelles le nombre de rappels doit maintenant être augmenté d'une unité.
- Rendez ce run de rappels définitif pour l’impression/l’envoi par e-mail des rappels :
- Pour l'envoi par e-mail, vous devez faire en sorte que les messages électroniques soient créés physiquement, mais soient, par exemple, bloqués sur l'Exchange Server ou la messagerie. Veillez donc à ce que les e-mails sortants soient provisoirement bloqués et supprimés. L'administrateur système peut régler cela pour vous.
- Pour l'impression, vous pouvez choisir de l'envoyer vers une imprimante physique. Faites éventuellement en sorte que l'impression elle-même n'ait pas lieu.
Si, par exemple, une facture a eu deux rappels, vous devez créer un second run de rappels, etc.
Nombre de rappels
Il peut arriver que le champ Nombre de rappels des postes impayés ne corresponde pas au nombre de rappels dans l'onglet Rappels. Cette situation peut se produire si vous sélectionnez la case à cocher Repredre également factures non échues lors de la génération d'un run de rappels : toutes les factures du client concerné sont alors reprises. Dans ce cas, si un client a une facture échue, Profit reprend également dans les rappels les autres factures, non échues, si le client a plusieurs factures ouvertes.
- L’envoi des rappels s’effectue au niveau du client. Les rappels ainsi que le dossier peuvent être retrouvés via Comptabilité / Client / Client, Propriétés du client, onglet Dossier .
- Vous pouvez aussi retrouver ces dossiers via Comptabilité / Client / Client, Propriétés du client, onglet Postes impayés, Propriétés de la facture, onglet Rappels .
Dans l’onglet Rappels se trouvent les lignes du dossier créé au niveau du client. Aucun dossier n’est créé par facture.
Exemple :
Pour une facture, l’onglet Rappels comporte quatre lignes, ce qui semble indiquer que quatre rappels ont été adressés. Ce n’est cependant pas le cas :
- Lorsque la facture est réellement échue et fait l’objet d’un rappel, elle reçoit une nouvelle ligne (au niveau du client) avec un nombre de rappels fixé à 1.
- Le nombre de rappels indiqué dans cet onglet peut provenir d’autres factures ; en effet, il y a bien eu quatre rappels pour cette facture, mais dans le cadre d’un rappel avec des factures non échues.
Dernier rappel
Les postes impayés qui ont reçu un dernier rappel ne sont plus intégrés dans le rappel suivant d'un poste impayé pour lequel un rappel doit encore être envoyé.
Au moment où un poste impayé a reçu son dernier rappel, Profit part du principe que vous le saisissez en pertes ou le transférez à un bureau de recouvrement. Vous pouvez indiquer les coordonnées de ce dernier dans la dernière lettre de rappel. C'est pour cette raison que les postes impayés ne subsistent pas sur un autre rappel.
Si vous souhaitez que les postes impayés fassent l'objet d'un rappel ou soient intégrés dans le run de rappel, vous devez ajouter, via Comptabilité / Gestion / Paramètres, Onglet Envoyer des rappels / Propriétés ensemble des rappels / Onglet Ligne, une nouvelle (4e ligne) ligne de rappel à l'ensemble de rappels. Vous pouvez indiquer par exemple 999 jours sur cette ligne. Si vous indiquez dans le run de rappel que les factures échues (le poste impayé avec 5 rappels n'est pas encore échu pour le 6e rappel) doivent être intégrées, le rappel est inclus dans le rappel du poste impayé qui est échu.
Voir aussi :
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