Ajout de rappels
A l'aide d'un assistant, vous sélectionnez les clients et postes impayés souhaités. Profit rassemble les données concernées dans un run (run de rappels). Les rappels ne sont pas encore imprimés directement.
Si un run qui n’a pas encore été imprimé définitivement est présent, Profit le remplace par le nouveau run.
Ajouter un nouveau run de rappels :
- Allez vers : Comptabilité / Client / Rappel.
- Cliquez sur : Nouveau.
- Définissez la Date référence. Seules les factures échues à la date de référence apparaissent. La date de référence détermine aussi l'ancienneté des postes impayés.
- Saisissez le chiffre 3 dans le champ Jours de correction.
Les postes impayés échus depuis seulement un, deux ou trois jours n'apparaissent pas sur le rappel.
- Sélectionnez la case à cocher Repredre également factures non échues. Sélectionnez toutes les factures. Cela ne s’applique cependant qu’aux clients pour lesquels au moins une facture échue est présente. En d'autres mots : si un client a une facture échue, Profit reprend aussi les autres factures (non échues) dans les rappels.
- Sélectionnez un ensemble de rappels dans Ensemble des rappels.voor debiteuren zonder afwijkende aanmaningsset.
Cet ensemble s'applique à tous les clients, sauf à ceux auxquels vous avez lié un ensemble de rappels différent. Si un client a un ensemble des rappels différent, vous pouvez y définir aussi des paramètres différents concernant l'ancienneté des postes impayés.
Ce champ n'est pas un filtre, mais une valeur par défaut si vous n'avez pas spécifié de valeur pour l'ensemble de rappels pour la relation de vente. Ce n'est que lorsque la mission de rappel est définitive que Profit utilise la valeur pour déterminer le rapport (ou modèle de message) qui doit être utilisé.
- Sélectionnez tous les clients en ne définissant aucun domaine dans la sélection supplémentaire.
- Sélectionnez éventuellement un domaine de (numéros de) lettres de rappel.
Exemple :
Vous utilisez un ensemble de rappels avec les lettres de rappel suivantes :
- 1er rappel (30 jours)
- 2ème rappel (60 jours)
- 3ème rappel (90 jours)
Si vous sélectionnez uniquement la lettre de rappel numéro 2, Profit imprime les rappels ayant une ancienneté de 60 à 89 jours.
Attention : cet exemple s’applique lorsqu’un client a un seul poste impayé. Lorsqu'un seul client a plusieurs postes impayés, l’envoi des rappels s’effectue au niveau du client et non au niveau de la facture. Profit examine pour chaque client si des factures doivent faire l’objet d’un rappel. Dans l'ensemble de factures devant faire l’objet d’un rappel, la plus ancienne permet de déterminer quelle lettre de rappel utiliser. Ce ne sont donc pas systématiquement la lettre 1, puis la lettre 2, etc. qui sont utilisées pour chaque facture.
- Cliquez sur : Suivant.
Profit affiche un écran Sélection de clients pour rappel présentant tous les clients sélectionnés. Désélectionnez la case à cocher des clients pour lesquels vous ne voulez pas générer et imprimer de rappel.
Vous pouvez modifier cet écran. Vous pouvez par exemple mettre le champ de fonction Date dernier paiement dans cet écran. Ce champ montre la date à laquelle le client sélectionné a par exemple payé une partie de la facture, afin que vous puissiez éventuellement décocher ce client.
Vous pouvez désélectionner rapidement toutes les cases à cocher en choisissant Annuler la sélection (Ctrl+D) ou les sélectionner à l'aide du raccourci Ctrl+A.
- Cliquez sur : Terminer.
Attention:
Si vous utilisez la file d'attente, Profit place cette tâche dans la file d'attente. Tandis que la tâche est exécutée dans la file d'attente, vous pouvez simplement continuer à travailler. Voir : Utilisation et gestion de la file d'attente
Dans AFAS Online, la file d'attente est toujours activée. La tâche est donc toujours effectuée via la file d'attente.
Voir aussi