Ajout d'un formulaire d'enregistrement

Vous ajoutez un formulaire d'enregistrement si vous souhaitez que les visiteurs remplissent un formulaire avant de pouvoir accéder à une certaine page ou un certain fichier (avant de télécharger une brochure, par exemple).

Ajouter un formulaire d'enregistrement :

1. Allez vers : Généralités / In & OutSite / Formulaire / Formulaire.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Saisissez le Libellé du nouveau formulaire. Il s'agit du titre du formulaire.
4. Sélectionnez le type Enregistrer.
5. Sélectionnez Application d'un captcha si vous souhaitez que l'utilisateur saisisse d'abord quelques mots illustrés. Vous vérifiez ainsi qu'une personne se trouve réellement derrière l'écran.

   L'outil apparaît uniquement si Captcha est configuré dans le domaine du site sur lequel le formulaire est appliqué.

6. Sélectionnez la case à cocher Envoyer la pièce de dossier lors de l’envoi du formulaire si vous souhaitez sauvegarder le formulaire dans le dossier d'une personne ou d'une organisation. Le type de pièce de dossier doit être présent ! Vous devez activer Disponible pour formulaires au niveau du type de pièce de dossier. Si vous souhaitez que le visiteur puisse envoyer une pièce jointe avec le formulaire, vous devez également sélectionner Lier fichier !

   Plus d'informations :  type de pièce de dossier

   Vous pouvez sauvegarder le formulaire complété dans le dossier d'une organisation / personne. Cela est uniquement possible si un type de pièce de dossier est associé au formulaire.

   La seule exception ici concerne le formulaire du type Inscription au cours. Pour ce formulaire, un type de pièce de dossier standard Inscription au cours (Profit) est disponible. Le workflow Inscription au cours est lié à ce type de pièce de dossier.

   Adapter un type de pièce de dossier pour le formulaire de saisie :

   1. Ouvrez Profit.

   1. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
   2. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier..

   1. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier. : New York.

   1. Accédez à l'onglet : Généralités.

   1. Vérifiez si la case à cocher Disponible pour formulaires est sélectionnée.

   1. Sélectionnez la case à cocher Disponible pour formulaires.
   2. Sélectionnez la case à cocher Lier fichier si vous voulez autoriser qu'une pièce jointe soit ajoutée au formulaire.
   3. Accédez à l'onglet : Destination.
   4. Vérifiez qu'au moins une destination de la pièce de dossier soit sur Optionnel.

      La destination d'une pièce de dossier détermine dans quel dossier vous pouvez ajouter et consulter l'élément. Vous pouvez sélectionner plusieurs destinations. Si, par exemple, vous choisissez une organisation / personne comme destination, vous pouvez ouvrir la pièce de dossier envoyée à partir du dossier de l'organisation et/ou personne. Déterminez la destination par type de pièce de dossier.

      Si, par exemple, vous avez lié un formulaire pour une Organisation/Personne, définissez cette destination sur Optionnel. Lors de l'envoi du formulaire, vous pouvez sélectionner l'Organisation / Personne appropriée.

      Si vous sélectionnez Disponible pour formulaires, aucune destination ne peut être liée avec Obligatoire ou Un de ceux-ci obligatoire.

   5. Cliquez sur : OK.
   1. Sélectionnez le type de pièce de dossier devant être envoyé.
   2. Sélectionnez éventuellement une combinaison de caractéristiques, si elle est disponible, avec laquelle un workflow est démarré.
   3. Saisissez un libellé pour la pièce de dossier. Ce libellé peut être visualisé dans tous les formulaires envoyés par le client. Vous pouvez également appliquer un filtre.
   4. Sélectionnez sous Pièce jointe  si une pièce jointe est autorisée ou obligatoire. Par défaut, aucune pièce jointe n'est autorisée.
   5. Plus d'informations : autorisation d'une pièce jointe

      Il est possible d'ajouter une pièce jointe à un formulaire rempli. Vous pouvez autoriser ou même obliger cet ajout.

      Une pièce jointe permet au visiteur d'ajouter rapidement et aisément des informations qui ne rentrent pas dans les champs existants. Songez, par exemple, à des illustrations, des documents Word ou des fichiers PDF.

      Vous définissez dans le type de pièce de dossier et le formulaire s'il est possible d'ajouter une pièce jointe avec le formulaire.

      Qu'il s'agisse d'une pièce jointe de formulaire ou de pièce de dossier, la taille de fichier maximale et les types de fichier possibles sont identiques.

      Consultez/définissez le type de pièce de dossier :

      Les champs Disponible pour formulaires et Lier fichier du type de pièce de dossier doivent être sélectionnés.

      1. Contrôlez le type de pièce de dossier lié.

         Vous pouvez sauvegarder le formulaire complété dans le dossier d'une organisation / personne. Cela est uniquement possible si un type de pièce de dossier est associé au formulaire.

         La seule exception ici concerne le formulaire du type Inscription au cours. Pour ce formulaire, un type de pièce de dossier standard Inscription au cours (Profit) est disponible. Le workflow Inscription au cours est lié à ce type de pièce de dossier.

         Adapter un type de pièce de dossier pour le formulaire de saisie :

         1. Ouvrez Profit.

         1. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
         2. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier..

         1. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier. : New York.

         1. Accédez à l'onglet : Généralités.

         1. Vérifiez si la case à cocher Disponible pour formulaires est sélectionnée.

         1. Sélectionnez la case à cocher Disponible pour formulaires.
         2. Sélectionnez la case à cocher Lier fichier si vous voulez autoriser qu'une pièce jointe soit ajoutée au formulaire.
         3. Accédez à l'onglet : Destination.
         4. Vérifiez qu'au moins une destination de la pièce de dossier soit sur Optionnel.

            La destination d'une pièce de dossier détermine dans quel dossier vous pouvez ajouter et consulter l'élément. Vous pouvez sélectionner plusieurs destinations. Si, par exemple, vous choisissez une organisation / personne comme destination, vous pouvez ouvrir la pièce de dossier envoyée à partir du dossier de l'organisation et/ou personne. Déterminez la destination par type de pièce de dossier.

            Si, par exemple, vous avez lié un formulaire pour une Organisation/Personne, définissez cette destination sur Optionnel. Lors de l'envoi du formulaire, vous pouvez sélectionner l'Organisation / Personne appropriée.

            Si vous sélectionnez Disponible pour formulaires, aucune destination ne peut être liée avec Obligatoire ou Un de ceux-ci obligatoire.

         5. Cliquez sur : OK.

      Autoriser/rendre obligatoire l'ajout d'une pièce jointe à un formulaire :

      1. Allez vers : Généralités / In & OutSite / Formulaire / Formulaire.
      2. Ouvrez les propriétés du formulaire.
      3. Sélectionnez la case à cocher Envoyer la pièce de dossier lors de l’envoi du formulaire.
      4. Sélectionnez le type de pièce de dossier auquel il est possible de lier un fichier dans Type de pièce de dossier.

         Si la liaison d'un fichier est possible, vous pouvez modifier le champ Pièce jointe.

      5. Sélectionnez Possible pour le formulaire ou Obligatoire pour le formulaire dans Pièce jointe. Une pièce jointe n'est initialement pas autorisée.
      6. Cliquez sur : OK.

7. Cliquez sur : Suivant.
8. Sélectionnez la manière dont les données personnelles sont saisies : Vous avez le choix entre :
   1. Ne pas reprendre, toujours remplir manuellement : vous pouvez utiliser cette option pour compléter les données d'un tiers (afin de l'inscrire à un cours, par exemple).
   2. Rendre visiteur connecté (compléter pour autre autorisé) : vous pouvez utiliser cette option s'il est probable qu'une personne souhaite enregistrer ses données et saisir les données d'un tiers, par exemple : Geef het bedrijf op voor de AFAS Awards
   3. Reprendre du visiteur connecté comme valeur fixe : sélectionnez cette option si l'utilisateur connecté peut uniquement saisir ses données, à savoir : Geef je mening over de website
9. Dans Montrer comme, précisez le moment et la fréquence à laquelle le visiteur doit compléter un formulaire :
   1. Ce formulaire n'a pas encore été complété au cours de la session. Lorsqu'un visiteur reste connecté, il n'a besoin de s'enregistrer qu'une seule fois.
   2. Au cours de la session, aucun formulaire du groupe n'a encore été complété. Si un visiteur peut télécharger plusieurs brochures sur le site, vous ne voulez pas qu'il soit obligé de s'enregistrer à chaque fois. Vous pouvez ajouter ces brochures à un groupe de formulaires. Dès qu'un formulaire est complété dans ce groupe, le visiteur n'a plus besoin de remplir un formulaire d'enregistrement tant qu'il reste connecté sur le site !
      Lorsqu'un visiteur se déconnecte, la session expire. Il doit alors à nouveau s'inscrire pour demander une brochure.

      Plus d'informations :  fréquence de remplissage du formulaire

      Dans un formulaire d'enregistrement, vous pouvez définir qu'un visiteur ne doit s'enregistrer qu'une seule fois au cours d'une session. Si le visiteur souhaite demander plusieurs brochures, il ne doit saisir ses données qu'une seule fois. Dans le cadre d'une inscription, vous souhaitez offrir la possibilité au visiteur de remplir plusieurs fois le formulaire. Ainsi, le visiteur peut, par exemple, s'inscrire à plusieurs cours ou inscrire directement un collègue.

      Le terme session désigne un intervalle de temps au cours duquel un visiteur est connecté sur le site. Une nouvelle session démarre quand le visiteur se déconnecte et se connecte à nouveau.

      Configurer l'enregistrement unique par session et par groupe de formulaire :

      1. Allez vers : Généralités / In & OutSite / Formulaire / Formulaire.
      2. Cliquez sur : Nouveau.

         Vous pouvez également ouvrir les propriétés d'un formulaire existant.

      3. Saisissez le libellé .
      4. Sélectionnez le type Enregistrer.
      5. Remplissez les autres champs.
      6. Dans le champ Montrer comme, sélectionnez la valeur Lors de la session, encore aucun formulaire du groupe n'a été rempli.
      7. Sélectionnez le groupe de formulaires.

         Vous pouvez également ajouter un nouveau groupe.

      8. Cliquez sur : Terminer.

         Si un visiteur connecté a complété un formulaire d'un groupe et s'il souhaite ensuite encore compléter un formulaire de ce même groupe, il ne doit alors plus s'enregistrer.

      Configurer l'enregistrement unique par formulaire :

      1. Allez vers : Généralités / In & OutSite / Formulaire / Formulaire.
      2. Cliquez sur : Nouveau.

         Vous pouvez également ouvrir les propriétés d'un formulaire existant.

      3. Saisissez le libellé .
      4. Sélectionnez le type Enregistrer.
      5. Remplissez les autres champs.
      6. Dans le champ Montrer comme, sélectionnez la valeur Ce formulaire de la session n'a pas encore été rempli.
      7. Cliquez sur : Terminer.

         Si un visiteur connecté a complété un formulaire, il ne doit plus s'enregistrer s'il souhaite encore compléter le même formulaire au cours de la même session.

10. Si vous avez sélectionné l'option 'In sessie nog geen formulier uit groep is ingevuld' dans Montrer comme, sélectionnez maintenant un Groupe formulaires.

    Cliquez sur : Nouveau et ajoutez un groupe.

11. Saisissez éventuellement un autre texte qui sera affiché avec le bouton d'envoi dans le formulaire.
12. Cliquez sur : Terminer.

    Profit ouvre automatiquement le Management Tooll et Profit y ajoute un onglet pour chaque formulaire. Le nom de cet onglet est le même que celui du formulaire. Vous pouvez donc ajouter des onglets et attribuer des champs libres par formulaire. Vous pouvez définir les champs libres dans la table Formulaire. Ces champs sont disponibles pour tous les formulaires de saisie, de telle sorte que vous pouvez réutiliser un champ.

    Plus d'informations : ajout d'onglets et attribution de champs libres.

    Grâce à ses propriétés, vous avez la possibilité de placer différents champs fixes sur le formulaire. Vous pouvez recourir à ces données pour créer automatiquement une personne, une organisation ou un contact ou établir des correspondances entre eux. Vous pouvez ensuite ajouter des champs libres au formulaire à l'aide de l'outil Management Tool. Ces champs libres ne sont pas automatiquement traités dans le processus.

    Profit ajoute automatiquement un onglet pour chaque formulaire dans le Management Tool. Le nom de cet onglet est le même que celui du formulaire. Vous pouvez donc ajouter des onglets et attribuer des champs libres par formulaire.

    Vous pouvez définir les champs libres dans la table [Formulaire]. Ces champs sont disponibles pour tous les formulaires de saisie, ce qui vous permet de réutiliser un champ (le champ Nombre d'employés pour AFAS, par exemple). Comme les champs libres de tous les formulaires sont définis en un seul endroit, le nombre de ces champs peut être élevé (au fil du temps) et difficile à gérer.

    C'est pourquoi vous devez d'abord déterminer correctement les champs que vous souhaitez utiliser dans les formulaires ainsi que leur réutilisation. La standardisation dans les champs demandés est importante ! Par exemple, évitez de demander un Nom complet dans un formulaire et le nom ainsi que le prénom détachés dans un autre champ.

    Ajout de champs fixes au formulaire :

    1. Allez vers : Généralités / In & OutSite / Formulaire / Formulaire.
    2. Ouvrez les propriétés du formulaire.
    3. Cliquez sur l'action : Management tool.
    4. Accédez à l'onglet : Tabbladen van 'Naam invulformulier'.
    5. Cliquez sur : Nouveau.
    6. Saisissez le nom de l'onglet.
    7. Sélectionnez un champ fixe et faites-le glissez avec le > vers la case Champs dans l'onglet.
    8. Répétez cette procédure pour tous les champs que vous souhaitez insérer sous l'onglet.
    9. Cliquez sur : OK.

       Ajoutez éventuellement un onglet supplémentaire.

    Ajout de champs libres au formulaire :

    1. Allez vers : Généralités / In & OutSite / Formulaire / Formulaire.
    2. Ouvrez les propriétés du formulaire.
    3. Cliquez sur l'action : Management tool.
    4. Accédez à l'onglet : Champs dans l'écran de droit du Management Tool.
    5. Cliquez sur : Nouveau.
    6. Sélectionnez le Type champ. Le choix du type de champ approprié est d'importance cruciale, étant donné que cela détermine ce que vous pouvez définir dans votre base de données.  Par exemple, pour un champ O/N, les utilisateurs voient s'afficher un champ à cocher dont oui peut avoir été sélectionné (non restant blanc).
    7. Saisissez le Etiquette et le Texte colonne. L'étiquette est destinée à la fenêtre des propriétés, le texte de colonne à l'écran d'affichage. Le texte de colonne doit être aussi succinct que possible, ceci contribue à améliorer l'aperçu de l'affichage.

       Attention: 

       Le nom d'un champ libre ne doit pas se terminer par un tiret.

    8. Il faut systématiquement compléter un tootip. Il s'agit d'une explication que les utilisateurs peuvent consulter en appuyant sur la touche F12.
    9. Spécifiez la période d’utilisation. Les autres champs dépendent du Type champ préalablement sélectionné..
    10. Cliquez sur : Terminer.

        Profit relance directement l'assistant de manière à ce que vous puissiez ajouter le champ suivant.

        Passez au champ suivant ou cliquez sur Annuler lorsque vous êtes prêt.

        Vous pouvez maintenant inclure les champs dans l'onglet ajouté pour le formulaire. Outre des champs libres, vous pouvez également ajouter des champs fixes à l'onglet libre.

    Rendre des champs libres obligatoires :

    Afin que les données du formulaire correspondent, les visiteurs doivent indiquer leur nom de famille ou le nom de leur entreprise. Vous pouvez rendre ces champs obligatoires.

    1. Allez vers : Généralités / In & OutSite / Formulaire / Formulaire.
    2. Ouvrez les propriétés du formulaire.
    3. Cliquez sur l'action : Management tool.
    4. Accédez à l'onglet : Contexte (dans l'écran de droit du Management Tool).
    5. Ouvrez les propriétés du champ De organisatie.
    6. Accédez à l'onglet : : Configurations administrateur.
    7. Sélectionnez la case à cocher Obligatoire.
    8. Cliquez sur : OK.
    9. Ouvrez les propriétés du champ De naam.
    10. Sélectionnez la case à cocher Obligatoire.
    11. Cliquez sur : OK.
13. Connectez-vous et démarrez Gestion du site.
    1. Ouvrez le site.
    2. Connecte-toi avec le nom d'utilisateur et le mot de passe.
    3. Cliquez sur : OK.
    4. Cliquez en haut à droite sur le nom d'utilisateur.

       

    5. Cliquez sur : Gestion du site.

14. Allez vers : la page à laquelle vous souhaitez ajouter le formulaire. 
15. Cliquez sur : Propriétés.
16. Cliquez sur : Modifier (dans le cadre Page).
17. Sélectionnez le Formulaire ajouté.
18. Cliquez sur : Sauvegarder.
19. Cliquez sur : Publier.

    Si vous souhaitez ajouter un renvoi, vous renvoyez alors à la page 'beschermde' et non au formulaire.