Werken met inkoop
Die werkgebied omvat alle inkoopprocessen, van inkoopfactuur tot betaling. In onderstaande afbeelding staan alle processen en relaties daartussen.
Let op
Om deze processen optimaal te gebruiken raden wij aan om eerst jouw meestgebruikte werkwijze in te stellen.
- Crediteur.
In SB is iedere crediteur een organisatie of persoon. Wanneer je een nieuwe crediteur toevoegt, voeg je direct de algemene gegevens van de organisatie of persoon toe. Wanneer deze crediteur op een bepaald moment ook klant wordt, dan hoef je deze algemene gegevens niet opnieuw in te vullen.
- AFAS Link.
Met AFAS Link is het mogelijk om met een smartphone foto's te maken van bonnetjes of facturen en deze te versturen naar jouw administratie. Hier kunnen deze worden geboekt als Inkoopfactuur of Verkoopjournaalpost. Ook is het mogelijk om Vragen te beantwoorden, die een administratiekantoor heeft gesteld. Tenslotte kan je zogenaamde Verkoopregels toevoegen voor bedragen die je op een later moment wilt factureren.
- Mailbox.
Als ondernemer ontvang je inkoopfacturen in jouw (zakelijke) mailbox. Daarnaast download je inkoopfacturen vanuit verschillende websites. Deze inkoopfacturen kan je (geautomatiseerd) verzenden naar een zogenaamde Mailbox in jouw administratie in SB. In de Mailbox bereid je deze facturen voor om verder te verwerken in de Scanbox. De Scanbox scant en herkent de facturen, waardoor je ze eenvoudig kunt verwerken als inkoopfacturen of verkoopjournaalposten.
- Scanbox.
Het is mogelijk om inkoopfacturen of verkoopjournaalposten handmatig toe te voegen in SB. Dit is echter saai, foutgevoelig en niet hip. Wij adviseren om in plaats daarvan gebruik te maken van de Scanbox, die facturen automatisch scant, herkent en gereed maakt om te boeken.
- Inkoopfactuur.
Een inkoopfactuur zal je over het algemeen toevoegen via AFAS Link, de Mailbox en/of de Scanbox. Handmatig toevoegen is in de praktijk daarom zelden nodig. Mocht je dit toch willen doen dan is dit uiteraard mogelijk. Je kunt de gegevens handmatig invullen of een e-factuur (UBL) importeren.
- Crediteurenbewaking.
Wanneer je inkoopfacturen hebt geboekt van je leveranciers is het natuurlijk belangrijk om de betaling hiervan goed in de gaten te houden, zeker na de vervaldatum. SB biedt een aantal verschillende overzichten voor deze Crediteurenbewaking. Strikt genomen houd je niet de betaling van inkoopfacturen in de gaten, maar van de zogenaamde openstaande posten (crediteur). Deze openstaande posten kan je koppelen aan bankmutaties of op andere manieren verwerken, bijvoorbeeld als je een (deels) niet betaalde factuur wilt wegboeken.
- Betalen.
Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw openstaande posten (crediteur), dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Betalen. Met deze functie is het mogelijk om met behulp van betaalopdrachten jouw bank opdracht te geven om het openstaande bedrag van jouw bankrekening over te schrijven naar de bankrekening van een leverancier. Om betaalopdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.
- Bankmutaties en kasmutaties verwerken.
Wanneer je een verkoopfactuur hebt verzonden ontstaat een openstaande post (debiteur). Wanneer je een inkoopfactuur hebt geboekt ontstaat een openstaande post (crediteur). Een klant en jijzelf betalen op een gegeven moment deze openstaande posten. Het bewijs hiervoor bevindt zich op je bankrekening, namelijk in de bankmutaties. Deze bankmutaties lees je automatisch in of importeer je handmatig. SB koppelt zo veel mogelijk bankmutaties automatisch aan openstaande posten en markeert deze als betaald. Daarnaast bestaat altijd een aantal overige uitgaven, zoals bankkosten, of ontvangsten, zoals rente. Deze bankmutaties worden ook zo veel mogelijk automatisch verwerkt, bijvoorbeeld op basis van een transactiecode. Hierdoor hoef je uiteindelijk waarschijnlijk maar een klein percentage van de bankmutaties handmatig te verwerken. En ook deze verwerkingen kan je vaak wegautomatiseren.