Afwijkende e-mail afzender instellen (berichtsjabloon)
Je kunt per berichtsjabloon een afwijkend E-mailadres afzender instellen. Bijvoorbeeld het afzenderadres 'verkoopbinnendienst@bedrijf.nl' bij de berichtsjabloon van de 'Verkoopofferte'. Ook kun je per berichtsjabloon instellen dat Profit het e-mailadres (werk) van de versturende gebruiker als afzender meezendt.
E-mailberichten die je verstuurt via Profit, worden verzonden via de e-mailserver die je in de omgevingsinstellingen hebt ingericht, in plaats van het lokale e-mailprogramma. Het bericht krijgt automatisch als afzender het e-mailadres dat is ingevuld in de E-mailinstellingen in de omgevingseigenschappen. De instellingen voor de afzender in de berichtsjabloon hebben voorrang boven het algemene e-mailadres van de afzender in de omgevingseigenschappen en boven het (afwijkende) algemene e-mailadres afzender in de administratie-eigenschappen.
Zoals je in de onderstaande stappen ziet, zijn er twee mogelijkheden om het e-mailadres in het berichtsjabloon in te stellen:
- Je vult een e-mailadres en naam in.
- Je vinkt E-mailadres en naam ingelogde gebruikers als afzender gebruiken aan. Deze instelling heeft voorrang op e-mailadres en naam.
Let op:
Deze instelling wordt genegeerd als je e-mail verstuurt via een Gmail-server (het gaat hier om de e-mailserver die je hebt vastgelegd in de omgevingsinstellingen).
Voor het e-mailen van de loonstroken en jaaropgaven kun je een afwijkend e-mailadres vastleggen in de eigenschappen van de werkgever.
Afwijkend e-mailadres afzender instellen per berichtsjabloon:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
- Open de eigenschappen van het berichtsjabloon.
- Ga naar het tabblad E-mail en dubbelklik op de gewenste taal.
- Vul het veld E-mailadres als Profit dit moet gebruiken in e-mailberichten volgens deze berichtsjabloon. Bijvoorbeeld 'verkoopbinnendienst@bedrijf.nl'.
- Vink E-mailadres en naam ingelogde gebruiker als afzender gebruiken aan als Profit het werk e-mailadres van de verzendende gebruiker moet vermelden in het e-mailbericht.
Als je dit veld hebt aangevinkt, geldt het volgende:
- De gebruiker die het bericht verzendt, mag geen systeemgebruiker zijn.
- Bij de gebruiker moet de werk e-mail gevuld zijn! Controleer dit via CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon. Open de eigenschappen van de persoon/gebruiker. Ga naar het tabblad Communicatie en controleer of het werk e-mail gevuld is. Als dit niet het geval is, vul het adres dan alsnog.
- Profit zal het veld E-mailadres in dit scherm niet gebruiken.
- Profit zal de roepnaam van de afzender gebruiken (in plaats van de voornaam). Als de roepnaam niet bekend is, wordt de voornaam gebruikt.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Als het om een nieuwe berichtsjabloon gaat dat je standaard wilt gebruiken, koppel je deze nu op de juiste plek.
- Controleer eventueel via de Output-actie welke afzender gebruikt wordt. Dit kan bijvoorbeeld via massaal afwijkend verstrekken via e-mail waarbij je vervolgens het e-mailvoorbeeld raadpleegt.