Velden (tags) in berichtsjabloon gebruiken

Je kunt in de berichtsjablonen voor het e-mailen van berichten vanuit Profit verschillende velden gebruiken om gegevens samen te voegen. Zo'n veld is bijvoorbeeld {Offertenummer} waarmee je het specifieke offertenummer ophaalt uit de offerte die automatisch als pdf aan het e-mailbericht is toegevoegd.

Aan ieder meegeleverd berichtsjabloon zijn specifieke gegevensverzamelingen met velden gekoppeld. Je kunt extra en eigen velden beschikbaar maken voor een berichtsjabloon met behulp van de gekoppelde gegevensverzamelingen.

URL opnemen

Als je de tag Link toevoegt, dan ziet de ontvanger de volledige URL in het bericht. Als je de URL achter een stuk tekst wil zetten waarop de ontvanger moet klikken, dan dubbelklik je op de link. Vervolgens pas je de link als volgt aan:

Link: URL("hier")

De tekst tussen de aanhalingstekens kun je uiteraard aanpassen.

Extra velden voor berichtsjabloon toevoegen

Via de gegevensverzameling kun je zien welke velden al beschikbaar zijn. Je kunt ook nieuwe gegevensverzamelingen koppelen en velden toevoegen. Je kunt de velden als volgt gebruiken:

• Velden in de onderwerp-regel van het e-mailbericht.
• Velden in het bericht zelf.
• Velden in een subsjabloon

Gegevensverzameling bewerken:

1. Open de eigenschappen van het berichtsjabloon.
2. Ga naar het tabblad: Gegevensverzamelingen.

   Je ziet nu de gekoppelde gegevensverzamelingen.

3. Dubbelklik op een gegevensverzameling.

   Je ziet nu de Wizard gegevensverzameling. Dit is dezelfde wizard als bijvoorbeeld bij het wijzigen van een weergave.

   Rechts zie je alle velden die al voor het berichtsjabloon beschikbaar zijn via deze gegevensverzameling.

4. Zoek links het veld dat je ook in het berichtsjabloon wilt gebruiken.
5. Verplaats het veld naar rechts met de pijltjes.
6. Als je het juiste veld niet vindt kun je in bepaalde gevallen via vrije inrichting nog velden toevoegen aan de gegevensverzameling.
7. Wijzig eventueel de naam van het veld onder Kolomtitel en/of Veld.

   Dit doe je bijvoorbeeld als er een trema of accent in de naam voorkomt. Dit kan problemen opleveren in het berichtsjabloon. Van 'Cliënt' maak je dan 'Client'.

8. Klik op: Voltooien.
9. Raadpleeg en wijzig eventueel een (van de) andere gegevensverzamelingen bij het berichtsjabloon.

Gekoppelde gegevensverzameling

Aan vrijwel alle berichtsjablonen zijn standaard twee gegevensverzamelingen gekoppeld, namelijk: Bericht en Contactpersoon ontvanger. Daarnaast zijn er meestal nog één of meerdere gegevensverzamelingen gekoppeld.

In een aantal gevallen, als nog niet alle gegevensverzamelingen bij een soort berichtsjabloon gekoppeld zijn, kun je een extra gegevensverzameling toevoegen. Dit is bijvoorbeeld het geval als je een activering aan hebt gezet.

Het is niet mogelijk een gegevensverzameling te verwijderen.

Toevoegen gegevensverzameling:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
2. Open de eigenschappen van het berichtsjabloon.
3. Ga naar het tabblad: Gegevensverzamelingen.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer een gegevensverzameling als er een of meerdere beschikbaar zijn.

   Als je hier geen gegevensverzameling(en) ziet, dan zijn alle beschikbare gegevensverzamelingen al gekoppeld.

6. Klik op: Voltooien.

   Profit toont direct de wizard Gegevensverzameling zodat je velden uit de toegevoegde gegevensverzameling beschikbaar kunt maken voor het berichtsjabloon.

7. Voeg velden toe via de pijltjes.
8. Klik op: Voltooien.

Veld Opmerking/Memo uit boekingslay-out voor persoonlijk bericht

Hoewel een berichtsjabloon, rapport, analyse en document op zich altijd hetzelfde is, kun je toch een persoonlijk bericht toevoegen! Hiervoor neem je het memoveld/opmerkingsveld uit een boekingslay-out op in het berichtsjabloon, op een rapport, analyse en document.

Via het Opmerking-veld in de boekingslay-out kun je direct bij het toevoegen van de order een bericht voor de contactpersoon invullen dat dan meegenomen wordt op het rapport, in het bericht of het document.

Inrichting:

• Het gaat om het veld Opmerking (elders getoond als Opm.) uit de Algemene velden van het ordertrajectonderdeel. Bij de verkoopfactuur vindt je dit veld bij de verkoopfactuur-velden, niet bij de verkoopfactuurregels.Voeg dit veld toe uit de gegevensverzameling als dit nog niet in de lijst met te selecteren velden voorkomt.
• Voeg het veld Opmerking (op een nieuw tabblad) toe aan je boekingslay-outs als dit nog niet het geval is.
• Berichtsjabloon: Voeg het veld toe aan het berichtsjabloon. (Voeg dit veld toe uit de gegevensverzameling als dit nog niet in de lijst met te selecteren velden voorkomt). Stel het juiste berichtsjabloon in in je verkooprelatieprofiel.

  

• Rapport: Voeg het veld toe aan het rapport. Stel het juiste rapport in in je verkooprelatieprofiel.

  Let op:

  Bij balie-/directfacturen vindt je het veld in de pakbon-velden want dat is de factuur bij de balie/directfactuur.

  In het onderstaande voorbeeld is het memoveld Opmerking toegevoegd aan de boekingslay-out voor balie-/directfacturen.