Starten met de Knab bankkoppeling (voor eigen bankrekening)

Je gebruikt dit stappenplan als je de Knab bankrekening(en) van jouw organisatie wilt koppelen met de Knab Boekhoudkoppeling.

Volg onderstaande voorbereiding en stap 1 t/m 4 om de bankkoppeling te activeren en controleren.

Let op:

De uitrol van deze bankkoppeling zal gefaseerd plaatsvinden van Profit 3 waardoor sommige klanten de optie nog niet zien in Profit. Wij houden je op de hoogte wanneer deze voor jou ter beschikking komt.

Voorbereiding

• Controleer alle Knab bankrekeningen die moeten worden gekoppeld aan de Knab bankkoppeling. Deze moeten volledig in Profit zijn ingericht, hierbij moet de bankrekening zijn vastgelegd en gekoppeld aan het dagboek bank.

  Uitzondering: als je Profit HRM gebruikt zonder de module Financieel, dan hoeft de bankrekening niet gekoppeld te zijn aan het dagboek bank.

• Controleer bij elk dagboek of de bankrekening niet aan twee dagboeken is gekoppeld. Bij gebruik van de API-koppeling mag een bankrekening namelijk maar aan één dagboek gekoppeld zijn.
• Werk je met hoofd/subomgevingen, zorg dan dat de bankrekening(en) in de subomgeving zijn vastgelegd en gekoppeld aan het dagboek bank.

Meerdere omgevingen (hoofd-/subomgevingen)

• Werk je met meerdere omgevingen dan staat in de eigenschappen van het communicatieprofiel Knab boekhoudkoppeling (KNA) in het veld Communicatieomgeving [Instelling van omgevingseigenschappen gebruiken]. Wil je hier van afwijken en een losse omgeving (hoofdomgeving), dan zet je de Communicatieomgeving op [Huidige omgeving].
• Werk je al met hoofd-/subomgevingen dan kun je ook met hoofd-/subomgevingen gaan werken voor de bankkoppeling en moet je het volgende instellen:
  1. Open de hoofdomgeving.
  2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
  3. Open het profiel Knab boekhoudkoppeling.
  4. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  5. Zet Communicatieomgeving op [Huidige omgeving].
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.
  7. Open vervolgens de subomgeving. Voer onderstaande stappen uit voor elke subomgeving.
  8. Ga naar:Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
  9. Open het profiel Knab boekhoudkoppeling.
  10. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  11. Zet Communicatieomgeving op de betreffende hoofdomgeving.
  12. Klik op: Opslaan en sluiten.
• Zorg dat de bankrekening(en) in de juiste omgeving zijn vastgelegd en gekoppeld aan het dagboek bank.

  Lees hier meer over de stappen voor het werken met hoofd/subomgevingen.

  Aandachtspunten bij het stappenplan voor hoofd/subomgevingen

  • Doorloop het activatieproces. Na het doorlopen kies je voor Verzenden en ontvangen bij Algemeen / Communicatieservice. Dat mag in de hoofdomgeving maar mag ook in de subomgeving. Zie stap 3.
  • In de hoofdomgeving is een bericht gekomen met bericht subtype Bankrekeningen. In de kolom Omgevingnaam staat de subomgeving, dit betekent dat het bericht in de subomgeving is verwerkt. Bij de bankrekeningen in de subomgeving kan je zien dat de bankintegratie is geactiveerd.
  • In de hoofdomgeving staan bij communicatieprofiel RBII (voor de Rabobank) en KNA (voor de Knab) op tabblad Bankrekeningen de bankrekeningnummers. Daar kan je zien dat de bankrekeningen zijn gekoppeld aan de subomgeving.

  Voorbeeld scenario voor hoofd/subomgevingen

  Als je hoofdomgeving C is en de transacties voor rekening 1 moeten in omgeving A komen en de transacties voor rekening 2 moeten in omgeving B komen:

  • Zorg ervoor dat in omgeving A in de weergave Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening bankrekening 1 bestaat (en gekoppeld aan een dagboek), maar zorg er ook voor dat bankrekening 2 NIET bestaat in omgeving A.
  • Zorg ervoor dat in omgeving B in de weergave Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening bankrekening 2 bestaat (en gekoppeld aan een dagboek) maar zorg er ook voor dat bankrekening 1 NIET bestaat in omgeving B.
  • Ga naar omgeving A.
  • Doorloop het activatieproces. Kies bij de Rabobank zowel rekening 1 als rekening 2.
  • Kies Verzenden en ontvangen (maakt niet uit in welke omgeving).
  • Ga naar tabblad Bankrekeningen in de hoofdomgeving van het communicatieprofiel.
  • Zowel bankrekening 1 als bankrekening 2 staan nu gekoppeld aan omgeving A. Koppel bij bankrekening 2 omgeving B.
  • Ga naar omgeving B.
  • Doorloop het activatieproces opnieuw. Kies bij de Rabobank zowel rekening 1 als rekening 2.
  • Kies Verzenden en ontvangen (maakt niet uit in welke omgeving).

Stap 1: Knab bankkoppeling in AFAS Profit activeren

Je activeert de bankkoppeling in Profit zodat je een link naar een webadres (URL) krijgt. Dit webadres kun je hierna in je webbrowser ingeven.

Als je werkt met hoofd-/subomgevingen dan activeer je de koppeling vanuit de omgeving waar de bankrekening(en) toebehoren. Je genereert per omgeving, per bankpas (overeenkomst) 1 URL voor alle bankrekeningen. LET OP! De URL link kan je maar 1 keer gebruiken.

Nadat je de Knab bankkoppeling hebt vastgelegd kun je bankrekeningen hieraan toevoegen of ontkoppelen. Voor toevoegen volg je dezelfde stappen als bij het activeren van de bankkoppeling, waarbij je de gewenste rekeningen aanvinkt. Ontkoppelen ofwel stopzetten kan alleen via de website van de bank.

Stap 1: Knab bankkoppeling in Profit activeren:

1. Start Profit.
2. Open de juiste omgeving waar de bankrekeningen die je wilt koppelen toebehoren.

   Heb je een klantomgeving in SB raadpleeg dan de SB Help.voor de juiste menupaden.

3. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening.
4. Klik op: Acties / Bankintegratie activeren.
5. Selecteer Knab boekhoudkoppeling bij Type. 
6. Klik op: Volgende.

   

   Bij Webadres pagina zie je het webadres (URL-link) om de koppeling met de bank te maken. Dit webadres leidt je naar een pagina van AFAS Online Bankintegratie.

7. Klik op het wereldbolletje bij Webadres pagina om direct naar het webadres in je webbrowser te gaan.

   Je kunt dit webadres ook zelf in je webbrowser ingeven. Selecteer in dat geval dit webadres en kopieer deze met Ctrl C om plak deze met Ctrl V in je webbrowser.

8. Klik op: Voltooien.
9. Het webadres voor de activering is 168 uur (7 dagen) geldig. Activeer de bankkoppeling binnen deze tijd. Mocht je te lang hebben gewacht om het webadres te bezoeken, dan is dat geen probleem: start eenvoudig de activering opnieuw vanuit Profit en doorloop bovenstaande stappen nog een keer.

Stap 2: Knab bankkoppeling aanmelden bij de bank

Je meldt de bankkoppeling aan bij de Knab met het webadres (URL) van AFAS Online die je in stap 1 hebt gekregen.

Stap 2: Bankkoppeling aanmelden bij de bank via het webadres van AFAS Online:

1. Je komt direct op het webadres in je webbrowser als je vanuit Profit op het wereldbolletje hebt geklikt.

   Je kunt eventueel handmatig het webadres in je webbrowser invullen of plak deze met Ctrl V als je deze had gekopieerd.

   Via het webadres kom je op de pagina AFAS Online Bankintegratie voor de koppeling met je Knab-account.

   

2. Klik op: Koppelen.

   De inlogpagina van de bank opent.

   Vanaf deze pagina log je in bij je bank om de AFAS Online omgeving te koppelen. Bij een succesvolle koppeling kan de AFAS Online omgeving de rekeninginformatie ophalen bij één of meerdere rekeningnummers. Hier kun je altijd weer de koppeling ongedaan maken, AFAS Online haalt dan geen informatie meer op van jouw bankrekeningen.

3. Log in bij de bank op de gebruikelijke wijze.

   

4. Klik op Ja, Toestaan, om AFAS Software toestemming te geven voor de koppeling.
5. Je komt terug op AFAS Online portal.

   Bij het succesvol koppelen toont de pagina dat het gelukt is.

   

6. Sluit dit scherm.

Na het succesvol voltooien moet je vervolgens in Profit naar het Communicatieprofiel gaan om een zogenaamde token op te halen. Dit token bevat de bevestiging van de koppeling. Dit token haal je op in het communicatieprofiel door verzenden en ontvangen uit te voeren.

Stap 3: Knab bankkoppeling in communicatieprofiel bijwerken en controleren

Voor het ontvangen van de banktransacties (bankafschriften) via de bankkoppeling met de bank wordt een communicatieprofiel gebruikt. Met Verzenden en ontvangen haal je in dit profiel het token met de bevestiging op van de bankportal in Profit en je controleert de gegevens.

Standaard worden alle transacties van alle bankrekeningen van de bankkoppeling naar de omgeving gestuurd waar je de koppeling hebt geactiveerd. Via het communicatieprofiel in de hoofdomgeving kun je bij de betreffende bankrekeningen de omgeving wijzigen, zodat de transacties in de goede omgeving terecht komen. Heb je bankrekeningen in meerdere omgevingen voor deze Knab-account (per deelnemersnummer), richt dit dan meteen juist in in het communicatieprofiel.

Meer informatie over de communicatie via de communicatieservice voor de bankkoppeling, lees je hier.

Stap 3: Bankkoppeling in communicatieprofiel bijwerken en gegevens controleren:

1. Open de communicatie-omgeving. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatie-omgeving in, niet per subomgeving.

   Voor deze stap open je de hoofdomgeving als je met hoofd- en subomgevingen werkt. Werk je met één omgeving dan is dit je hoofdomgeving.

2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
3. Selecteer het profiel Knab boekhoudkoppeling.
4. Klik op de actie: Verzenden en ontvangen.
5. Klik op Ja om te bevestigen en het bericht voor dit profiel te ontvangen.

   De bankrekeningen zijn bijgewerkt.

6. Klik op OK bij de melding.
7. Open het profiel.
8. Ga naar het tabblad: Algemeen.

   Bij Communicatieomgeving staat standaard op huidige omgeving, [Instelling van omgevingseigenschappen gebruiken].

   Dit kun je wijzigen als je met hoofd-/subomgeving werkt. De hoofdomgeving zet je op 'Huidige omgeving' en in de sub omgevingen verwijs je naar de hoofdomgeving.

9. Ga naar het tabblad: Bankrekeningen.

   Deze weergave toont de bankrekening(en) en de omgeving waarin de transacties worden opgehaald. De rekeningafschriften worden standaard ingelezen in de huidige omgeving (communicatie-omgeving).

10. Controleer of bij de bankrekening de juiste omgeving staat ingesteld voor het inlezen van de transacties.
11. Dubbelklik op de bankrekening als je de omgeving wilt wijzigen of het bankrekeningnummer wilt blokkeren.

    Van een geblokkeerde rekening worden geen transacties opgehaald.

12. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Na het succesvol ophalen van de gegevens bij het communicatieprofiel is de koppeling actief en zal vanaf dat moment de transacties ophalen. Controleer met de volgende stap eerst nog in de eigenschappen van de bankrekening of de bankkoppeling goed is toegevoegd.

Stap 4: Knab bankkoppeling in bankrekening controleren

Je controleert of de bankkoppeling is geactiveerd in de eigenschappen van de bankrekening.

Let op:

Als je de bankintegratie hebt geactiveerd, zullen alleen nieuwe bankafschriften worden ingelezen. Bestaande bankafschriften worden niet ingelezen en zul je handmatig moeten toevoegen.

Stap 4: Bankkoppeling in bankrekening controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening.
2. Open de eigenschappen van het bankrekeningnummer.
3. Ga naar het tabblad: Bankintegratie.
4. Open de weergave: Bankintegratie

   Deze weergave toont de bankrekening(en) met een API-koppeling.

   Als je een nieuwe bankkoppeling hebt geactiveerd én de eerste banktransacties hebt ingelezen moet hier het vinkje bij Bankafschrift inlezen AAN staan.

   Bij de Knabbankkoppeling kun je nog geen betalingen en/of incasso verzenden, daarom staan hier geen vinkjes aan.

   Let op:

   Na het succesvol koppelen worden de vinkjes in de weergaven pas geüpdatet, nadat je de actie Verzenden en ontvangen hebt uitgevoerd en de eerste banktransacties hebt ingelezen, of de actieknop Ophalen transacties in Financieel / Boeken / Bankafschrift hebt uitgevoerd.

5. Controleer de gegevens van de rekening in de betreffende weergave. Als je geen gegevens ziet is er geen bankkoppeling geactiveerd.

Hierna kun je de transacties ontvangen en verwerken via de bankkoppeling.