Facturering vanuit de Facturatiecockpit inrichten

Vanuit de Facturatiecockpit in Financieel kun je de facturen van de modules Profit Ordermanagement, Profit Projecten, Profit Abonnementen, Profit Uren/declaraties en de cursusadministratie genereren en journaliseren. Dit komt overeen met het factureren en journaliseren in de modules zelf. Het gaat dan om de facturen die apart gefactureerd worden; verzamelfacturen over de modules heen, factureer je via de Verzamelfactuur-functie.

Het factureren via de Facturatiecockpit moet je eerst inrichten. De inrichting geldt bovenop de inrichting per module.

Video

Autoriseren Facturatiecockpit

De autorisatie vanuit de modules werkt door in de Facturatiecockpit. Dus als een gebruiker abonnementsfacturen mag genereren mag deze dat in de facturatiecockpit ook. En andersom.

• Autoriseer de menukeuze: Financieel / Facturering / Facturatiecockpit.
• Autoriseer de acties:

  Onderdeel	Actie	Autorisatie in de Autorisatie tool via
  Facturatiecockpit	Factureren abonnementen	Abonnementen \ Abonnement \ Abonnementen \ Acties \ Automatisch factureren
  	Factureren nacalculatie	Menu: Projecten / Facturering / Automatisch factureren
  	Factureren cursussen	Menu: CRM / Cursusmanagement / Facturering / Automatisch factureren
  	Factureren termijnen	Project \ Project \ Project \ Factuurtermijn \ Acties \ Facturen
  	Factureren ordermanagement	Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Genereren factuur
  	Factureren te factureren regels	Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Factureren te factureren regels
  	Journaalpost	Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Journaalpost verkoopfactuur
  	Afdrukken	Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Afdrukken factuur
  	E-mailen	Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ E-mailen
  	Output	Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Output
  	Crediteren	Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Crediteren factuur
  	Collectief verwijderen (geldt alleen voor verkoopfacturen uit Ordermanagement)	Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Collectief verwijderen verkoopfactuur

Verkooprelatieprofiel(en) inrichten

In het verkooprelatieprofiel richt je in hoe je facturen wilt genereren en verzamelen. Hieronder vind je de instellingen voor het factureren per module.

Het verzamelen van facturen over modules heen, richt je op het andere tabblad in het verkooprelatieprofiel in. Concepten heeft nog een aparte inrichting en valt niet onder de facturatiecockpit of de verzamelfacturen.

Verkooprelatieprofiel inrichten voor factureren per module:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Open het standaard verkooprelatieprofiel of voeg een nieuwe toe.
3. Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel.

   

   Hier kun je alleen de onderdelen instellen als je voor dat onderdeel geen gebruikt maakt van Verzamelfactuur.

   De verzamelinstellingen voor Ordermanagement moet je altijd instellen, in ieder geval in het standaard verkooprelatieprofiel. Dit is omdat de verkoopfacturen uit Ordermanagement alleen apart, dus vooralsnog niet gecombineerd met facturen uit andere modules, aangemaakt kunnen worden.

   1. Selecteer bij Verzamelmethode orderman. een van de manieren waarop Profit de facturen moet verzamelen (binnen ordermanagement).
   2. Selecteer bij Verzamelperiode orderman. over welke periode Profit de facturen moet verzamelen tot één factuur.

      Je kunt er bij het automatisch factureren voor zorgen dat pakbonnen gecombineerd worden op een factuur. Je krijgt dan een verzamelfactuur (binnen de module ordermanagement).

      Let op:

      Bij handmatig factureren worden facturen nooit verzameld.

      Je richt dit in in het verkooprelatieprofiel via Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.

      Op het tabblad Verzamelen per onderdeel kun je voor het verzamelen bij Verzamelmethode orderman. kiezen uit een aantal manieren voor het verzamelen van de pakbonnen, namelijk:

      • Per verkooprelatie

        Profit verzamelt alle pakbonnen van een verkooprelatie die voldoen aan de voorwaarden op één factuur zonder rekening te houden met de pakbondatum of periode.

      • Factuur op basis van verkooporder

        Profit verzamelt de pakbonnen per verkooporder. Bij deelleveringen heb je meerdere pakbonnen, die Profit bij deze optie samen factureert. De factuur komt dan ook pas als alle pakbonnen klaar zijn.

        

      • Factuur per opdrachtnummer/referentie verkooprelatie
      • Niet verzamelen

      Wat de verzamelperiode betreft kun je bij Verzamelperiode orderman. kiezen uit:

      • Standaard

        Als je Verzamelen op factuur aan hebt staan, verzamelt Profit alles wat nog niet gefactureerd is.

      • Dagfactuur 

        Profit verzamelt de pakbonnen van een verkooprelatie per dag op één factuur op basis van de pakbondatum. Een verkooprelatie stuurt bijvoorbeeld 3 verkooporders in op één dag en wil dat alle orders van die dag op één factuur komen.

      • Weekfactuur

        Profit verzamelt de pakbonnen t/m de afgeronde, afgelopen week op basis van de pakbondatum.

        Let op: 

        Profit verzamelt de pakbonnen voor de lopende week dus niet, deze worden pas in de volgende week meegenomen. De week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Factureer je op woensdag dan worden de pakbonnen van maandag, dinsdag en woensdag van de lopende week, niet meegenomen.

        Voorbeeld: 'Verzamelen per week'

        

        Je hebt voor een verkooprelatie pakbonnen aangemaakt. Deze factureert Profit de week erop.

      • Dagfactuur hele week

        Profit verzamelt de pakbonnen per dag op één factuur tot en met de afgeronde, afgelopen week op basis van de pakbondatum.

        Let op: 

        Pakbonnen voor de lopende week factureert Profit niet, deze worden pas in de volgende week meegenomen. De week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Factureer je op woensdag dan factureert Profit de pakbonnen van maandag, dinsdag en woensdag van de lopende week niet.

        Voorbeeld: 'Verzamelen dagfactuur hele week'

        

        Je hebt voor een verkooprelatie op verschillende dagen pakbonnen aangemaakt. Op woensdag 28 juli ga je factureren. Profit maakt facturen per dag. De pakbonnen van maandag 27 juli factureert Profit nog niet.

      Let op:

      De opties bij Verzamelperiode en de opties bij Verzamelmethode staan los van elkaar.

      Vink Verzamelen op factuur aan als Profit de ordermanagement-onderdelen verkooporder, pakbon en factuur moet verzamelen op een factuur - vooralsnog alleen binnen Ordermanagement.

      Verzamelen per project kun je aanvinken als Verzamelen op factuur aan staat. Dit is alleen relevant als je werkt met de integratie van Projecten met Ordermanagement.

      Voorwaarden voor verzamelen op één factuur

      Profit verzamelt niet alle pakbonnen/facturen automatisch op ordermanagement of projectfacturen. Ze worden alleen verzameld als ze identiek zijn op alle belangrijke punten.

      De te verzamelen pakbonnen/facturen moeten identiek zijn voor wat betreft:

      • Verzamelfactuur (bij allemaal aan- of uitgevinkt),
      • Administratie
      • Factureren aan
      • verkooprelatie
      • Creditorder (bij allemaal aan- of uitgevinkt)
      • valuta
      • valutakoers
      • btw-plicht
      • dezelfde instelling bij het veld Inclusief btw;
      • betaalvoorwaarde
      • code centraal factureren (is altijd hetzelfde als je dat niet gebruikt)
      • kortingsschaal
      • % factuurkorting
      • % betalingskorting
      • % kredietbeperking
      • dagboek factuur
      • incasseren (bij allemaal aan- of uitgevinkt)
      • bij gebruik van een G-rekening moet het percentage G-rekening overal gelijk zijn;
      • % loonsom
      • of het bij alle wel, of alle niet om retouren gaat
      • dezelfde instelling bij Factureren aan

      Als het veld Verzamelfactuur in de kop van de (verkooporder- en) pakbon staat, moet dit aan staan.

      Niet verzameld worden (alleen bij bakkerijen):

      • centrale facturen
      • facturen met combinatiekorting
      • EDI-orders.

        Let op: 

        Als je gebruik maakt van EDI-facturering is het niet mogelijk om meerdere pakbonnen op één factuur te verzamelen. De pakbonnen leiden dan altijd één op één tot een factuur. Er wordt in dat geval geen rekening gehouden met de instelling voor het verzamelen van facturen in het verkooprelatieprofiel. Als je hebt aangegeven dat de pakbonnen verzameld moeten worden op één factuur en de oorspronkelijke order is binnengekomen via EDI, worden alleen de pakbonnen die van dezelfde EDI-order afkomstig zijn verzameld op dezelfde factuur.

   3. Vink Verzamelen op factuur aan als Profit de ordermanagement-onderdelen verkooporder, pakbon en factuur moet verzamelen op een factuur - vooralsnog alleen binnen Ordermanagement.
   4. Verzamelen per project kun je aanvinken als Verzamelen op factuur aan staat. Dit is alleen relevant als je werkt met de integratie van Projecten met Ordermanagement.

Selecteer bij Verstrekking bijlage of en hoe je wilt dat Profit de bijlage van de verkooporder en pakbon bij de factuur verstrekt.

Facturering per module

Zie verder voor wat er per module nog ingericht moet/kan worden:

• Abonnementsfacturen inrichten
• Cursusfacturering inrichten
• Projectfacturering inrichten
• Conceptfacturering inrichten
• Verkoopfacturen Ordermanagement inrichten