Inkoopaanvragen voor interne inkoop (InSite)

Met een inkoopaanvraag bestel je producten of diensten voor eigen gebruik. Dit verloopt altijd via InSite.

Het gaat om secundaire inkoop, om verbruiksartikelen, dus niet om inkoop voor verkoop. Bijvoorbeeld om: kantoorartikelen, relatiegeschenken, bloemen, etc.

Een inkoopaanvraag kun je via een workflow omzetten in een inkoopofferte of inkooporder. Deze functionaliteit hoort bij het proces 'Van budget tot betaling'.

Je kunt een goedgekeurde inkoopaanvraag ook omzetten naar een inkooporder, zonder dat je de order verstuurt aan de inkooprelatie. Deze actie gebruik je wanneer je al een opdracht hebt gegeven aan een leverancier en de bijbehorende inkooporder alleen nog administratief wilt vastleggen. Zo voorkom je dat de leverancier de order dubbel ontvangt.

Inhoud

Beschrijving

Er zijn verschillende typen inkoopaanvraag:

  • Product inkoopaanvragen - Deze inkoopaanvragen tonen een lijst met artikelen. Hier gaat het om artikelen die je vaak of regelmatig nodig hebt, zoals kantoorbenodigdheden. Van deze artikelen zijn de prijzen en leveringscondities bekend. Bestelt wordt ofwel
    • op de interne website (via productgroepen) of
    • op een externe website (via OCI-koppelingen met een leverancier).
  • Vrije inkoopaanvragen - Vrije aanvragen gaan over artikelen of kosten waarbij prijzen en leveringscondities nog niet bekend zijn. Bijvoorbeeld een speciaal cadeau voor een jubileum.

Reserveringen en verplichtingen

Reserveringen en verplichtingen kunnen afkomstig zijn uit:

Budget

Bij een inkoopaanvraag kunnen budgetregels getoond worden. Deze zijn afkomstig uit Profit Financieel. In Profit Financieel kun je budgetten maken op grond van grootboekrekeningen (eventueel ook gespecificeerd naar verbijzonderingsas/kostenplaats).

  • Als je een inkoopaanvraag hebt ingestuurd voor een artikel, dan zie je budgetregels van de grootboekrekening inkoop van de artikelgroep van het artikel.
  • Als je een inkoopaanvraag hebt ingestuurd voor een kostensoort, dan zie je budgetregels van de rekening inkoop van de integratiesoort van het artikel. Een inkoopaanvraag voor een kostensoort is alleen mogelijk bij vrije inkoopgroepen.

Ook verplichtingen t.a.v. de rekening Inkoop kunnen getoond worden.

Video

Voorbereiding

Werkwijze

Zie ook