Ontvangst confronteren in Financieel

Je confronteert de ontvangsten direct tijdens het boeken van een inkoopfactuur in het dagboek inkoop in Profit Financieel. Je confronteert geheel of gedeeltelijk. Je doet dit nadat de ontvangst geboekt is.

Als je geen gebruik maakt van de activering Voorraad in meerdere administraties worden altijd alle ontvangsten voorgesteld, ongeacht de administratie. Er is immers maar één voorraadadministratie. Maak je wel gebruik van de activering, dan worden alsnog alle ontvangsten getoond, omdat pas op ontvangstregelniveau de administratie wordt bepaald (aan de hand van het magazijn).

Je moet dit eerst inrichten.

Let op:

Profit houdt nu geen rekening met het maximaal ingestelde confrontatieverschil. Dat gebeurt alleen als je confronteert via ordermanagement.

Confronteren is niet mogelijk in combinatie met de functionaliteit Genereren inkoopfactuur.

Inkoopfactuur boeken en geheel confronteren in Financieel

Je boekt de inkoopfactuur en confronteert de gehele ontvangst.

Inkoopfactuur boeken en direct de ontvangst confronteren in Financieel:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
3. Selecteer het juiste inkoopboek.
4. Klik op: Voltooien.Selecteer de crediteur bij Rekening.
5. Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factuurnummer crediteur.

   Profit stelt bij Factuurnummer automatisch het interne factuurnummer voor.

6. Vul het volledige factuurbedrag in bij Bedrag credit.
7. Druk op: Enter of Tab.

   Profit stelt de vraag of je met de ontvangst wilt confronteren als:

   • de crediteur een ontvangst heeft
   • de status van de ontvangst van de crediteur niet op Geheel geconfronteerd of Niet confronteren staat
   • deze ontvangst niet geblokkeerd is
   • Confronteren in de artikelgroep is aangevinkt. Deze instelling zorgt ervoor dat de artikelen alleen binnen deze artikelgroep geconfronteerd mogen worden!
8. Klik op: Ja.

   Het boekingsvenster voor confrontatie verschijnt. Het scherm toont automatisch de ontvangsten van de crediteur.

   Let op:

   Als je bij de vraag of er geconfronteerd moet worden met een ontvangst op Nee klikt, geeft Profit de inkoopfactuur de status Te confronteren mee. Deze factuur kan dan achteraf vanuit Ordermanagement geconfronteerd worden.

   1. Vink Selecteren aan bij de ontvangst waarmee je de inkoopfactuur wilt confronteren.

      Als je één factuur ontvangt voor meerdere ontvangsten van deze crediteur, dan vink je het veld Selecteren aan bij de desbetreffende regels van de ontvangsten.

   2. Klik op de actie: Ontvangst als je de onderliggende (kosten)regels die op de ontvangst staan wilt controleren.

      De te confronteren regels zijn alleen voorraadhoudende artikelen (mits je artikelgroepen zonder voorraad hebt ingericht voor confrontatie). Eventuele kosten, die wel verwerkt zijn in het factuurtotaal, controleer je via deze actie. Je kunt hier de ontvangst alleen bekijken, niet wijzigen.

   3. Klik op: Opslaan en sluiten.
9. Druk op: Enter of Tab.
10. Profit voegt een boekingsregel toe op de tegenrekening.

    Profit genereert deze regel aan de hand van de artikelgroep(en). De artikelgroep bevat de grootboekrekening voor de journalisering van de inkooprekening, zie integratie van de rekening inkoop bij de artikelgroep.

    Profit kan meerdere regels genereren, als sprake is van meerdere artikelen met verschillende artikelgroepen.

11. Druk op: Enter of Tab.
12. Maak de boeking af.

    Als het totaalbedrag van de inkoopregels en de confrontatieregels niet overeenkomt met het factuurbedrag, dan verschijnt het restantbedrag (bijvoorbeeld kosten) op de volgende boekingsregel. Je vult voor deze regel de grootboekrekening handmatig in.

    Voor meer informatie, zie de beschrijving bij Inkoopfactuur boeken met meerdere kostensoorten en btw-tarieven.

13. Profit voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag.
14. Controleer de gegevens.

    Let op: 

    Je kunt in de crediteurregel het bedrag, grootboekrekening en crediteurennummer niet aanpassen, omdat tijdens het journaliseren een journaalpost gemaakt wordt op basis van de bedragen uit de confrontatie. Bij het wijzigen van een van deze gegevens sluit anders de confrontatie niet meer aan op de journaalpost. Wel kun je deze boeking eindigen met Annuleren en de boekingen laten vervallen, dan worden de bijbehorende confrontaties teruggedraaid.

15. Klik op: Opslaan en sluiten.

Als de inkoopfactuur volledig geconfronteerd is geeft Profit de openstaande post direct vrij voor betaling. Dit ondanks dat je dat misschien hebt ingericht (instelling Automatisch blokkeren voor betaling/incasso aan én in projecten/ordermanagement Inkoopfactuur bij volledige confrontatie vrijgeven aan). De inkoopfactuur komt in dit geval dus ook niet in de workflow.

Inkoopfactuur met meerdere inkoopregels

Profit genereert meerdere boekingsregels tijdens het boeken van de inkoopfactuur, als sprake is van meerdere artikelen met verschillende artikelgroepen. De artikelgroep bevat de grootboekrekening voor de journalisering van de inkooprekening, zie integratie van de rekening inkoop bij de artikelgroep.

Bij meerdere artikelgroepen die verschillende integratie inkooprekeningen hebben, splitst de journaalpost van de inkoopfactuur uit over meerdere inkooprekeningen.

Voorbeeld:

Als de artikelgroep Thee een andere integratie inkooprekening heeft dan de artikelgroep Koffie, dan resulteert dat bij het toevoegen van de factuur in twee journaalpostregels:

Profit genereert de twee inkoopregels en de btw-regel. De btw-regel berekent Profit door de inkoopprijzen te verrekenen met de btw-percentages uit de ontvangst. Dit resulteert in een btw-regel per soort btw (hoog, laag).

Inkoopfactuur boeken en verdelen over meerdere inkooprekeningen:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
3. Selecteer het juiste inkoopboek.
4. Klik op: Voltooien.Selecteer de crediteur bij Rekening.
5. Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factuurnummer crediteur.

   Profit stelt bij Factuurnummer automatisch het interne factuurnummer voor.

6. Vul het volledige factuurbedrag in bij Bedrag credit.
7. Druk op: Enter of Tab.

   Profit stelt de vraag of je met de ontvangst wilt confronteren als:

   • de crediteur een ontvangst heeft
   • de status van de ontvangst van de crediteur niet op Geheel geconfronteerd of Niet confronteren staat
   • deze ontvangst niet geblokkeerd is
   • Confronteren in de artikelgroep is aangevinkt. Deze instelling zorgt ervoor dat de artikelen alleen binnen deze artikelgroep geconfronteerd mogen worden!
8. Klik op: Ja.

   Het boekingsvenster voor confrontatie verschijnt. Het scherm toont automatisch de ontvangsten van de crediteur.

   Let op:

   Als je bij de vraag of er geconfronteerd moet worden met een ontvangst op Nee klikt, geeft Profit de inkoopfactuur de status Te confronteren mee. Deze factuur kan dan achteraf vanuit Ordermanagement geconfronteerd worden.

   1. Vink Selecteren aan bij de ontvangsten waarmee je de inkoopfactuur wilt confronteren.
   2. Klik op: Voltooien.
9. Druk op: Enter of Tab.

   Profit genereert de eerste boekingsregel op de inkooprekening die is vastgelegd bij de artikelgroep, bijvoorbeeld Inkopen (Thee).

10. Druk op: Enter of Tab.

    Profit genereert de tweede boekingsregel op de inkooprekening die is vastgelegd bij de andere artikelgroep, bijvoorbeeld Inkopen (Koffie).

11. Druk op: Enter of Tab.

    Profit genereert de boekingsregel voor het btw-bedrag.

12. Klik op: Opslaan en sluiten.

Inkoopfactuur boeken en gedeeltelijk confronteren in Financieel

Je kunt bij de boeking de ontvangst ook gedeeltelijk confronteren.

Inkoopfactuur boeken en gedeeltelijk confronteren in Financieel:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
3. Selecteer het juiste inkoopboek.

   Klik op: Voltooien.

4. Selecteer de crediteur bij Rekening.
5. Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factuurnummer crediteur.

   Profit stelt bij Factuurnummer automatisch het interne factuurnummer voor.

6. Vul het volledige factuurbedrag in bij Bedrag credit.
7. Druk op: Enter of Tab.

   Profit stelt de vraag of je met de ontvangst wilt confronteren als:

   • de crediteur een ontvangst heeft
   • de status van de ontvangst van de crediteur niet op Geheel geconfronteerd of Niet confronteren staat
   • deze ontvangst niet geblokkeerd is
   • Confronteren in de artikelgroep is aangevinkt. Deze instelling zorgt ervoor dat de artikelen alleen binnen deze artikelgroep geconfronteerd mogen worden!
8. Klik op: Ja.

   Het boekingsvenster voor confrontatie verschijnt. Het scherm toont automatisch de ontvangsten van de crediteur.

   Let op:

   Als je bij de vraag of er geconfronteerd moet worden met een ontvangst op Nee klikt, geeft Profit de inkoopfactuur de status Te confronteren mee. Deze factuur kan dan achteraf vanuit Ordermanagement geconfronteerd worden.

9. Selecteer de bijbehorende confrontatieregel.
10. Klik op de actie: Regels.

    Je opent het venster met de onderliggende (kosten)detailregels die op de ontvangst staan.

    1. Vink de detailregel(s) aan die je wilt confronteren. Het veld Geconfronteerd (Totaal), in de kop van het venster, toont het totaal van de aangevinkte detailregels. Als je het totale goederenbedrag hebt bereikt, voltooi je de invoer.
    2. Wijzig het aantal artikelen in de kolom Aantal geconfronteerd, als het aantal afwijkt.
    3. Klik op: Voltooien.
11. Maak de boeking verder af.
12. Controleer de gegevens.
13. Klik op: Opslaan en sluiten.